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ARTÍCULO TÉCNICO
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les o individuales. Será muy útil nom-
brar encargados de información en
los diferentes equipos o departamen-
tos para contribuir a crear una cultu-
ra de conciencia de la política de la in-
formación. Programe reuniones infor-
males, en formato de desayunos o al-
muerzos, para responder preguntas y
aceptar sugerencias sobre la gestión
de documentos.
7. Medir el progreso
Las políticas no servirán para nada a
menos que la gente se comprome-
ta y haga cambios reales. El plan de-
berá incluir hitos y un programa de-
tallado de evaluación para averiguar
hasta qué punto se están adoptando
las nuevas medidas, incluyendo datos
concretos como, por ejemplo, el nú-
mero de documentos eliminados de
forma segura o el número de archivos
enviados a instalaciones seguras ex-
ternas. También se puede contabilizar
la cifra de formaciones y asistentes a
las mismas, contemplando encuestas
para obtener una idea más clara de si
las personas se están adaptando a las
nuevas políticas.
Una gestión efectiva de la informa-
ción no consiste en burocratizar la
empresa. Consiste en proteger uno
de los activos más importantes y vi-
tales de su organización, aprovechan-
do todo su valor para que ésta sea
más productiva y eficiente, reducien-
do los riesgos, los costes y la duplica-
ción de esfuerzos, además de prote-
ger la reputación empresarial de po-
sibles daños accidentales o intenciona-
dos y de todos los problemas legales
asociados.
rreos electrónicos, dispositivos mó-
viles, ordenadores y otros aparatos,
redes sociales, nube, copias de segu-
ridad, etc. Las políticas tendrán vo-
luntad de continuidad en el tiempo,
deberán ser estables y realistas, esta-
bleciendo procesos, procedimientos
y flujos de trabajo claros.
Tendrán que tener en cuenta, asi-
mismo, el necesario equilibrio entre la
accesibilidad, la colaboración y la efi-
ciencia con la seguridad. Finalmente,
incluirán una política de uso acepta-
ble, un plan de respuesta a incidencias
y perseguirán la continuidad empre-
sarial. Una vez establecidas y aproba-
das, estableceremos plazos para re-
visarlas y corregirlas regularmente en
función de la evolución de los nuevos
desarrollos en materia legislativa y de
las novedades tecnológicas (nuevos
dispositivos, por ejemplo).
5. Planificar la implementación
Llegado el momento de poner en
marcha los procesos aprobados, hay
que conseguir la implicación de todo
el personal de la empresa, desde el
más alto escalafón hasta el más bajo.
Aquí es esencial que la cúpula directiva
dé ejemplo, así como que los procesos
sean claros, directos y fáciles de aplicar.
6. Comunicar y educar
No es suficiente con decir lo que hay
que hacer. Los procesos se aplicarán
con más entusiasmo y rigor si explica-
mos los ‘porqués’ y los ‘cómos’. Dise-
ñemos un plan de formación que in-
forme sobre pautas y procesos a tra-
vés de diferentes canales: seminarios
web, guías escritas, reuniones grupa-
ner a los clientes, así como equilibrar
los costes e ingresos. El comité debe-
ría incluir a representantes de la alta
dirección, del departamento jurídi-
co, de TI y a los responsables, si exis-
ten ya, de la gestión de datos y docu-
mentos. Además, es muy útil incluir a
miembros de los departamentos que
atienden directamente a los clientes o
que habitualmente necesitan compar-
tir información. El comité deberá fijar
un calendario de reuniones de control
periódicas para progresar.
2. Conocer los objetivos y priorida-
des de la empresa
Suena sencillo pero es fácil perder
de vista hacia dónde va la empresa.
La estrategia para acelerar procesos
y mejorar el cumplimiento de la nor-
mativa será más eficaz si el personal
de la compañía sabe cómo las nue-
vas prácticas influyen en los objetivos
empresariales. Hay que concienciar al
personal de que la información es un
activo y un recurso además de una
responsabilidad.
3. Evaluar políticas
La evaluación debería examinar las tec-
nologías (incluyendo dispositivos móvi-
les y redes sociales), los procesos y flu-
jos de trabajo, los procedimientos, los
recursos y la formación. Esta evalua-
ción contribuirá a identificar los fallos
y lagunas que impiden la adopción de
las políticas de gestión documental. Un
buen comienzo será identificar qué in-
formación se tiene, dónde se guarda y
quién tiene acceso a la misma.
4. Desarrollar políticas
Ahora llega el momento de diseñar
soluciones en función de lo que ha-
yamos averiguado durante el perio-
do de evaluación, atendiendo a las
prioridades empresariales y a los va-
cíos identificados para saber por dón-
de es mejor empezar. Hay que tener
en cuenta toda la información, esté
en el formato que esté: papel, co-
Es necesario poder controlar los documentos
físicos y digitales desde su nacimiento y esto se
consigue poniendo en marcha procesos de gestión
documental