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ARTÍCULO TÉCNICO
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ace miles de años, cuando
aún no existía la escritura,
la comunicación entre seres
humanos que no vivían más o menos
cerca era imposible. La necesidad de
un sistema de comunicación ‘a distan-
cia’, capaz de transportar información
de carácter administrativo y esencial-
mente práctica -no hablamos aquí de
poesía o relatos; eso llegaría más tar-
de- impulsó el nacimiento de la escri-
tura cuneiforme sobre tablillas de ar-
cilla. Y fue la lengua acadia en 2.600
a.C. -hablada por sumerios y babilo-
nios- la primera que funcionó ya con
un sistema silábico completo. Imagí-
nense la emoción de leer una tabli-
lla que plasmaba ideas producidas por
una persona a kilómetros de distan-
cia, sin conocer su aspecto físico. A
partir de ahí, el mundo no ha para-
do de producir información, prime-
ro lentamente, ahora a una velocidad
vertiginosa: tablillas, mármol, piedra,
papiro, papel, vinilo, cintas y discos
magnéticos, microchips, la nube…
¿Sería posible un mundo sin palabras
escritas? ¿Un periódico sin imágenes
que ilustren las noticias? ¿Una ofici-
na sin documentos ni físicos ni digi-
tales? El mundo no puede funcionar
sin toda la sabiduría almacenada en
los formatos más variados. Somos lo
que somos gracias a nuestra historia y
esta realidad es extrapolable al mun-
do empresarial.
La información es el mayor activo
de cualquier empresa, pero cuidar-
la y tratarla como merece no es fá-
cil y, por negligencia, incapacidad o
complejidad, los datos empresaria-
les son vulnerables demasiado a me-
nudo. Producimos y procesamos ar-
chivos digitales y en papel a velocida-
des de vértigo y muchas compañías
se pierden en un océano de informa-
ción que no saben ni cómo ni dónde
guardar ni cómo aprovecharlas en be-
neficio de la empresa.
Es necesario poder controlar los
documentos físicos y digitales desde
su nacimiento y esto se consigue po-
niendo en marcha procesos de ges-
tión documental, para lo cual se ne-
cesita planificación, organización y es-
trategia. Si esto se hace bien, redu-
ciremos el riesgo de la información,
gestionaremos los costes de forma
óptima y estableceremos las bases
para el análisis de la información. Sor-
prendentemente, según uno de nues-
tros estudios con PwC, solo el 26%
de las pymes europeas cuentan con
programas de formación para instruir
a los empleados acerca del riesgo que
corre la información. El mismo estu-
dio indica que menos de la mitad de
las organizaciones encuestadas cuen-
tan con una estrategia para la seguri-
dad de la tecnología, el hardware y los
documentos confidenciales o delica-
dos. El problema de gestionar la infor-
mación no solo consiste en tener una
política sino en asegurarse de que
ésta se convierta en parte de la cultu-
ra empresarial: un modo de hacer las
cosas por todos los que conforman
el equipo humano de la organización.
Desde Iron Mountain proponemos
a las empresas 7 pasos para llegar a
una buena política para la gestión de
la información.
1. Crear un comité de gestión
El apoyo de la dirección es esencial
para conseguir el efecto dominó y lo
cierto es que a estos profesionales les
preocupa dar un buen servicio y rete-
Todo empieza en la información
Ignacio Chico
Director general de Iron Mountain
7 pasos para gestionar correctamente la información de la empresa