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ARTÍCULO TÉCNICO
GESTIÓN DE
Espacios
E
l avance de las nuevas tecno-
logías y la creciente sensibili-
dad con el medio ambiente
ha dado un giro de 180 grados en la
forma de gestionar el espacio físico. A
escala territorial, los urbanistas se es-
tán replanteando el modelo de “ciu-
dad difusa” que ha proliferado en las
últimas décadas y propone fórmulas
de construcción vertical con ciuda-
des más compactas. A escala urbana,
la eficiencia energética y el
confort
hu-
mano son las variables clave en el dise-
ño del espacio público o de cualquier
edificación.
Si pensamos en edificios de ofici-
nas, hoy en día coexisten dos tipolo-
gías que responden a una cultura y po-
lítica de empresa claramente diferen-
ciadas. Por un lado, oficinas convencio-
nales compartimentadas en despachos
opacos, salas de reuniones y zonas de
trabajo dispersas. Por otro lado, ofi-
cinas modernas de concepto abier-
to, más versátiles, sin cerramientos y
con espacios de relación entre depar-
tamentos.
Las oficinas más vanguardistas ya no
utilizan papel para trabajar, ni disponen
de espacio de archivo. Tampoco nece-
sitan sala de servidores porque cuel-
gan toda la información en la nube.
Los horarios laborales cada vez son
más flexibles y cualquiera puede tra-
bajar con su ordenador portátil donde
quiera. Cada vez más, los puestos de
trabajo son libres, con “mesas calien-
tes” que se pueden reservar a través
de una aplicación móvil. También dis-
ponen de espacios de encuentro con
cómodos sofás para trabajar o reunir-
se de forma informal. Incluso es fre-
cuente que tengan sala de juegos o un
office
totalmente equipado.
El equipo de Facility Management
debe convertirse en el motor del
cambio para cualquier compañía, ha-
ciendo partícipe a toda la empresa. Se
puede utilizar una metodología POE
(
Post Occupancy Evaluation
) para ana-
lizar, a través de formularios, la sensa-
ción de confort y el grado de satisfac-
ción de los trabajadores en su entorno
de trabajo y recoger necesidades o su-
gerencias. En una empresa tradicional
consolidada es probable que el traba-
jo más difícil sea convencer a la direc-
ción de la necesidad de realizar refor-
mas. Las propuestas deberán presen-
tarse de forma ordenada y clara, ana-
lizar bien los problemas y justificar las
mejoras, estimando los costes y el re-
torno de la inversión.
Frente a un cambio de edificio, tam-
bién será su labor la gestión del tras-
lado, una situación que genera inquie-
tud y estrés a los trabajadores e impli-
ca multitud de tareas diversas. El Fa-
cility Manager tiene la capacidad de
anticiparse a los problemas y es la fi-
gura indicada para transmitir seguridad
a la dirección, buscar estrategias para
motivar a los trabajadores, planificar
las distintas fases del proceso, inven-
tariar el mobiliario, lidiar con los distin-
tos industriales y asegurarse que final-
mente todo ocupe su lugar, sin gran-
des imprevistos.
Caso práctico
En 2012 TBA Facilities realizó un pro-
yecto para el aprovechamiento del es-
pacio de trabajo en siete edificios de
una misma empresa de Barcelona.
Éste consistió en establecer y aplicar
ratios de ocupación en metros cua-
drados para las zonas de trabajo, espa-
cios comunes, despachos y salas de re-
uniones. Entre otras mejoras, se pro-
puso redefinir la imagen corporativa y
crear un protocolo de diseño para los
puestos de trabajo (tipo de mobiliario,
ergonomía, iluminación y ofimática…).
Se organizaron los espacios con mam-
paras bajas, centralizamos las salas de
reunión e impresoras y se crearon es-
pacios de valor añadido (máquinas de
vending
y zonas de descanso). También
se potenció el teletrabajo y se dejaron
mesas libres sin asignación para el per-
sonal que no pasa el día en la oficina.
Finalmente, se implementaron he-
rramientas informáticas para adminis-
trar las salas de reunión y se externa-
lizaron tanto el archivo documental
como la sala para grandes eventos. El
resultado fue un éxito, mejoró la ca-
lidad laboral de los trabajadores y el
aprovechamiento del espacio permitió
un ahorro anual de 62.866 euros suba-
rrendando los espacios liberados.
El trabajo del Facility Management,
por definición, es velar por el
confort
de los trabajadores de una corpora-
ción. Una correcta gestión de los es-
pacios de trabajo, sin duda, es uno de
los pilares fundamentales de este co-
metido.
La correcta gestión de los espacios,
no únicamente repercute en una mejo-
ra general del
confort
de los trabajado-
res, sino que también permite optimi-
zar los recursos y la forma de trabajar,
mejorar las relaciones interpersonales,
reducir los gastos mensuales e incluso
incrementar el rendimiento laboral.
El equipo de Facility Management debe convertirse
en el motor del cambio para cualquier compañía
Iñaki Rigo García
Arquitecto en TBA Facilities