Facility Management & Services 005

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CASO DE ÉXITO
TIC EN
Facility Management
mitiendo una gestión de proveedores
mucho más óptima que da como re­
sultado la renegociación y reducción
de contratos y, en última instancia, un
ahorro económico muy significativo.
La implantación de ServiceONE® ha
representado un cambio de mentali­
dad en la gestión. Ha habido quejas y
resistencia al cambio, pero se han re­
ducido costes.
Resultados
¿Qué ha cambiado en Bayer? Bayer
dispone ahora de información unifi­
cada para todos los servicios, con in­
formes generados automáticamente
para cada uno de ellos (Mantenimien­
to, Recepción, Flotas, Catering, Salas,
Aparcamiento, etc.), a efectos del aná­
lisis y evaluación de métricas.
La Dirección de Servicios Generales
de Bayer tiene ahora una gran capaci­
dad de dar respuesta, de manera muy
ágil, a todas las incidencias relativas a la
prestación de sus servicios.
La parte de Business Intelligence ha
optimizado sensiblemente la gestión
de proveedores, renegociando y re­
duciendo el número de contratos.
Un proyecto de futuro
Movilidad
El proyecto concluirá con la implemen­
tación de MobileONE. Se trata de una
aplicación compatible tanto con An­
droid como con iOS que mejora, en­
tre otras, funcionalidades como la re­
solución de incidencias, la respuesta a
las prestaciones de servicio, el repor­
te de actividades o la ubicación de ac­
tivos mediante códigos QR.
Expansión
La aprobación del proyecto de im­
plantación ServiceONE® y de SII Con­
catel por parte del departamento IT
central de Bayer representa la garantía
de Service ONE® como herramienta a
largo plazo, y deja la puerta abierta a
expandir el uso de la solución a otras
filiales de la farmacéutica alemana.
SII Concatel, y MapServer, la platafor­
ma web para la publicación de datos
espaciales interactivos, completan las
funcionalidades del cuadro de mando.
Proveedores
La capacidad de interacción de Servi­
ceONE® con los principales sistemas
de información del mercado, permite
que los proveedores de servicios de la
organización utilicen también la herra­
mienta para la gestión de sus proce­
sos. De esta manera, ahora es Bayer
Hispania y no los proveedores quien
tiene en su haber todos los datos re­
lativos al servicio. Gracias a ello, la Di­
rección de Servicios Generales puede
llevar a cabo una evaluación de pro­
veedores en base a métricas comunes.
Fases del proyecto
Consultoría
Durante dos meses, SII Concatel y Ba­
yer Hispania definieron de forma ex­
haustiva todos los elementos a tener
en cuenta para una implantación con
éxito de ServiceONE®.
De extrema importancia para un
funcionamiento óptimo de la herra­
mienta, la fase de consultoría se lleva
a cabo mediante workshops temáticos
(Activos, Espacios, Servicios, Órdenes
de trabajo, Mantenimiento, Portal de
servicio, Integración ).
Instalación y configuración
Una vez instaladas con éxito todas las
aplicaciones en el servidor de la orga­
nización, el potente motor de procesos
y el carácter totalmente parametriza­
ble de ServiceONE®, que no requiere
ningún tipo de programación, permite
una total libertad en la personalización
de los workflows acorde con el catálogo
de servicios de la organización.
La configuración de cada uno de los
complejos workflows se lleva a cabo de
manera óptima, a pesar de los nume­
rosos cambios que la lógica dinámica
de la organización provocó sobre la
estimación inicial.
Principales funcionalidades
implantadas
Mantenimiento y gestión incidental
Climatización.
Ascensores.
Incendios.
Suministros.
Limpieza.
Obra civil.
Gestión de residuos.
Iluminación.
Catálogo de servicios
Atención médica.
Catering.
Recepción y visitas.
Salas y eventos.
Servicio postal.
Servicios de personal.
Gestión del puesto de trabajo.
Traslados.
Integración, la clave del
proyecto
ServiceONE® permite automatizar to­
dos los procesos requeridos por la or­
ganización gracias a su capacidad de in­
tegración (vía API o Webservice) con
todos los sistemas de información que
se utilizan en cada uno de sus departa­
mentos.
Esta integración se lleva también a
cabo con todos aquellos agentes ex­
ternos que participan en la gestión de
los servicios e infraestructuras, lo que
se traduce en una mejora sustancial
en el área Business Intelligence, per