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GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL
CAFÉ DE
Redacción
aplicar en el caso de la información
en papel. Las empresas que no ex-
ternalicen con expertos, se enfrentan
al reto de entender, interpretar y apli-
car una normativa complicada, con el
riesgo de incumplirla, enfrentándose a
cuantiosas multas. La situación es gra-
ve: muchas empresas han acumulado
grandes archivos de papel que se re-
montan a décadas atrás. Esto incluye
información personal que la empresa
tiene derecho a mantener pero tam-
bién podría contener datos que qui-
zás tendrían que haberse eliminado.
Ahora que el RGPD está por llegar,
es esencial saber lo que se tiene, dón-
de y quién lo tiene, cómo extraerlo
cuándo se necesita y cuándo hay que
borrarlo, lo que significa eliminarlo de
forma permanente y completa, inde-
pendientemente de dónde esté.
En cuarto y último lugar, el benefi-
cio asociado a la externalización reside
también en una mejora de los proce-
sos y la eficiencia. Según uno de nues-
tros estudios con Coleman Parks, el
58% de las empresas españolas no tie-
ne la gestión documental centralizada
en una persona, sino que la respon-
sabilidad recae en diferentes departa-
mentos o individuos dentro de la com-
pañía, lo que se traduce en diferen-
tes políticas de archivo. Lógicamente,
esto ralentiza la localización de
documentos. Tenemos datos que nos
dicen que buscar un documento mal
archivado cuesta de media 87€ y vol-
ver a crear unos 180€.
Consejos de Iron Mountain
Así las cosas, desde Iron Mountain
damos estos consejos a las empresas
que quieran optimizar sus procesos
de gestión documental y ser más efi-
cientes en el uso del papel en aras de
un mayor beneficio económico:
1. Concéntrese en ser ‘eficiente en el
uso del papel’ en vez de intentar ser
‘sin papel’.
El crecimiento de los documentos
en papel va parejo al crecimiento
exponencial de la información digi-
tal, junto con un trasfondo de regu-
lación legal cada vez más rigurosa y
un clima de cambio constante en las
necesidades de negocio. A esto se
le añaden muy a menudo limitacio-
nes presupuestarias, sistemas y pro-
cesos anticuados, y la responsabili-
dad dispersa entre numerosos de-
partamentos. La mejor manera de
actuar es adoptar un modelo híbri-
do, capaz de identificar tanto la in-
formación física como la digital y tra-
tarla como parte de una estrategia
coherente para la gestión de la in-
formación.
2. Organice y clasifique su informa-
ción.
Muchas organizaciones guardan una
gran cantidad de documentos im-
presos y simplemente no saben por
dónde empezar. El secreto consiste
en la clasificación. Las empresas ne-
cesitan saber qué tienen y dónde lo
conservan. Tienen que controlar da-
tos fundamentales para el buen fun-
cionamiento del negocio, documen-
tos operacionales, información acti-
va y pasiva, y datos que ya no se ne-
cesitan y que se pueden destruir.
3. Entienda la legislación.
Empresas que operan internacional-
mente se enfrentan al problema adi-
cional de tratar con leyes cambian-
tes y, en ocasiones, inconsistentes
en cada uno de sus mercados. Lo
aconsejable es que trabajen con ex-
pertos externos, capaces de custo-
diar documentos conforme a la le-
gislación vigente y cumplir los plazos
de conservación de los documen-
tos, garantizando la correcta gestión
de la información a lo largo de todo
su ciclo de vida, desde su creación
hasta su destrucción segura.
4. Traslade el papel fuera de su ofi-
cina.
Un proveedor externo de confian-
za puede actuar como barrera, ha-
ciéndose cargo de la mayoría de la
documentación entrante, incluso an-
tes de que llegue a la empresa. Los
documentos críticos pueden ser digi-
talizados e incluidos en los procesos,
como la facturación, mientras que
aquellos archivos menos esenciales
pueden custodiarse fuera de las ins-
talaciones durante el tiempo necesa-
rio, para ser destruidos finalmente.
Aunque muchas empresas están
comprometidas con una menor de-
pendencia del papel, la mayoría está
luchando para gestionar el creciente
volumen de información que viene de
todas partes y en diferentes forma-
tos. Para la mayoría, una ‘oficina sin
papel’ es algo utópico y no realista.
Nosotros recomendamos a las em-
presas que se pongan la meta realis-
ta de reducir el papel
.
Adoptar un en-
torno con menos papel pasa por di-
gitalizar los documentos que se nece-
sitan frecuentemente y trasladar los
documentos en papel a un almacén
externo. Esta estrategia ahorra tiem-
po y espacio. Reduce el caos del pa-
pel, facilitando un acceso más rápido
a los documentos y ayudando a los
empleados a trabajar mejor, a la vez
que permite que las empresas den un
mejor servicio a sus clientes.
La externalización del archivo cuenta con todas las
garantías de seguridad para proteger la
documentación, lo que permite a la empresa
minimizar el riesgo de una potencial pérdida de
datos