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GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL
CAFÉ DE
Redacción
en formato físico o digital”, el alma-
cenamiento se puede disparar. “Un
dato que manejamos en Iron Moun-
tain: de los archivos pasivos de pa-
pel no se consultan al año más de un
5%, da igual el negocio del que ha-
blemos”.
“La situación en la que se encuen-
tran los documentos, además del es-
pacio que ocupan, es un problema a
tener en cuenta para proceder a ex-
ternalizar el servicio”. Luis Manuel Ba-
rajas, introducía de esta manera el
riesgo que existe en las empresas en
cuanto a la pérdida de información crí-
tica, lo cual puede derivar en proble-
mas con clientes, la justicia, emplea-
dos, etc.
Los invitados al desayuno, subraya-
ban la distinción entre la gestión docu-
mental física y la digital. En este sentido,
Manuel Cocero explicaba que los do-
cumentos que se digitalizan “son aque-
llos que pueden ser revisados por los
departamentos del hotel, son docu-
mentos que se necesitan recuperar”.
Para Carmen Moreno, “el documen-
to digital está vivo, ésa es la diferencia,
pues su coste es más elevado que el
documento guardado en formato físi-
co”, y añade que, “el tratamiento de la
documentación es completamente di-
ferente”.
Todos señalan como clave en la ges-
tión documental que haya una políti-
ca que provenga desde la dirección
de las compañías de una manera cla-
ra y definitoria;“permite a las personas
tener una referencia, esas compañías
suelen tener una buena gestión de la
documentación”, explicó Rivas. Es fun-
damental “tener una cultura de la ges-
tión documental”, aclaró.
Surgió durante el debate la necesi-
dad de hablar sobre los periodos de
conservación de los documentos, su-
jetos en muchos casos a la valoración
de varios departamentos (legal, fiscal
y el área que lo ha generado), eligién-
dose siempre el periodo mayor. Se en-
cuentran aquí con dos problemáticas,
por un lado, el ‘miedo’ a no cumplir los
periodos de conservación que mar-
ca la legislación y que el documento
sea necesario ante un juicio; por otro
lado, el valor probatorio de un docu-
mento digital ante un juicio (y que se
dé la circunstancia de sólo contar con
la versión digital). Para De Castro,“hay
que ser conscientes, si llevas a cabo
un proceso con documentos digitales
sabes que tienes que guardar el do-
cumento o asumir el riesgo”. En este
sentido, compañías como Iron Moun-
tain pueden servir de gran ayuda, pues
su función no se basa únicamente en
externalizar el servicio o custodiar los
documentos. Detrás hay una labor
de asesoría, de análisis, de inventaria-
do, trabajando siempre con compa-
ñías externas especializadas en temas
de derecho, auditorías, etc.“En la parte
de servicios profesionales que no es la
propia custodia en sí, si no en la parte
previa, el cliente puede tener muy cla-
ro lo que quiere, y nosotros práctica-
mente no intervenimos, pero sí que es
cierto que una visión externa al nego-
cio te puede ayudar a mirar las cosas
con una cierta distancia. Por otro lado,
hay clientes que necesitan un apoyo y
en esos casos sí se hace una consulto-
ría más en profundidad, donde puede
abarcar aspectos jurídicos -por lo que
utilizamos un abogado externo para
que no sea parte interesada o incluso
el abogado del cliente-”.
Quién debe gestionarlo
El debate dio lugar a la comprensión
de que contar con un departamento
independiente de gestión documental
es un lujo, pero que no es la realidad
de muchas compañías. Por un lado, pa-
rece claro que las organizaciones de-
ben, en primer lugar, estipular si los do-
cumentos y su gestión forman parte
del
core Business
de la empresa. Así
las cosas, Luis Manuel Barajas defen-
dió que “si no hay un departamento
específico el de Facility Management
es el que cataliza y aúna las necesida-
des, las define y busca el servicio, a su
vez controla esos procesos que se ge-
neran, esa integración o sincronización,
esas condiciones”. Según Gonzalo Ri-
vas, “cada vez nos encontramos más
con esa figura, es un ámbito con el que
nosotros no teníamos mucho contac-
to, trabajamos más con responsables
de compras o de otras áreas. Pero es
verdad que cada vez trabajamos más
con compañías dedicadas a dar servi-
cio de FM y esto es porque la gestión
documental tiene cada vez mayor im-
portancia. Por eso, es importante que
conozcan lo que hay en el mercado,