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GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL
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CAFÉ DE
Redacción
neados, su eliminación depende de su
sujeción a la Ley,“la mayoría de los de-
partamentos tienen información pro-
pia en los servidores que van actuali-
zando o eliminando y que guardan en
un servidor, manteniéndose por años
hasta que llega su expurga”. Cocero
aseguró que,“no tenemos una gran in-
formación que se pueda externalizar
pero sí podríamos estudiarlo si supo-
ne grandes ventajas”.
En Endesa,
nos comenta Carmen
Moreno, “gestionamos infinidad de
documentación, no solamente la que
se genera internamente sino de con-
tratos y facturas que emitimos a mi-
llones de clientes y además las factu-
ras con nuestros proveedores, situa-
ción muy parecida a Repsol”. Se en-
cuentran también con documentos en
papel y digitalizados (del que no exis-
te su documento físico), estas dos op-
ciones están conviviendo. “El proble-
ma que nos surge realmente es el
coste del metro cuadrado de la ofi-
cina ocupada por documentos, cuan-
do si lo externalizas el coste se redu-
ce. Para que podamos visualizarlo, en
Endesa actualmente tendríamos como
unas 200 mil cajas de nuestro archi-
vo físico, que sería como ir hasta Vi-
llalba poniendo una tras otra”. En su
caso, nos comenta que el concepto
sobre la propiedad de la información
que transmiten a sus empleados es
que pertenece al departamento, de tal
manera que la información debe estar
disponible más allá del individuo. Por
otro lado, señala que uno de los prin-
cipales problemas es que “en nuestra
empresa nadie expurga nada, empe-
zamos con un archivo externalizado
hace 20 años y nos encontramos con
una documentación que nadie consul-
ta y que no se elimina”.
Sentados en la mesa, se encontra-
ban en este desayuno de trabajo em-
presas de diversa índole por tamaño
y por sector. En cualquier caso, todos
afirmaron el desconocimiento de las
compañías y empleados, que existe en
España, en general, sobre la gestión y
custodia documental. Destacaron pro-
blemas como la legislación, tanto en el
ámbito nacional como por la diferen-
cia existente entre países, es el caso de
Leticia de Castro quien, tras explicar
la procedimentación de Repsol, seña-
ló que están poniendo en marcha una
“política global” por lo que “es impor-
tante resaltar la peculiaridad que hay
en cuanto a leyes en cada país”. Asi-
mismo, la experiencia de Gonzalo Ri-
Carmen Moreno Gallardo
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esponsable
de
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ocumental
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ndesa
“Empezamos con un
archivo externalizado
hace 20 años y nos
encontramos con una
documentación que nadie
consulta y no se elimina”
Manuel Cocero
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“Se digitaliza lo que
puede ser revisado por
los departamentos, son
documentos que se
necesitan recuperar”
Luis Manuel Barajas
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“La situación en la
que se encuentran los
documentos, además del
espacio que ocupan, es
un problema a tener en
cuenta para externalizar”