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GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL
CAFÉ DE
Redacción
Gonzalo Rivas
D
irector
comercial
I
ron
M
ountain
E
spaña
“La seguridad es elevada,
y el coste económico y
de reputación de una
pérdida es irrecuperable e
incuantificable”
Olga Huélamo
G
erente
de
S
ector
T
erciario
de
F
errovial
S
ervicios
“Como empresa de FM
que somos, tenemos claro
que la tendencia sea la
externalización de todos
los servicios”
un cambio de sede o una remodela-
ción de oficinas es la clave; estos pro-
cesos conllevan además un cambio en
políticas laborales, eficiencia en el con-
sumo de recursos, sostenibilidad, etc.,
y es cuando se llevan a cabo acciones
puntuales de comunicación, sensibili-
zación y educación en las que poder
sumar los nuevos procedimientos de
conservación, disponibilidad y destruc-
ción de documentación.
De Castro apuntó, en este sentido,
que tras su apuesta por otros países
han descubierto que es mejor utilizar el
concepto
lesspaper
, “no se trata de eli-
minar por eliminar, si no que se busca la
eficiencia, una oficina con menos papel,
y está funcionando. Una iniciativa es co-
locar centros de impresión y escaneo,
en lugar de impresoras individuales”.
Según Luis Manuel Barajas “digitalizar
no es la panacea”. Señaló la necesidad
de analizar si todo debe ser digitalizado,
“puesto que
a priori
entendíamos que
esta gestión era en costes inferior y re-
sulta que podía ser incluso superior”.
En su compañía, la problemática con el
expurgo se produce en los documen-
tos físicos, ya que en cuanto a lo digi-
tal su departamento de Informática “ha
hecho un buen y trabajo y están com-
prometidos; hacen una monitorización
en continuo de los servidores, los tiem-
pos de duración de las copias de segu-
ridad y proveen a los empleados de es-
tadísticas de almacenamiento, consultas
en volumen de carpetas..., aconsejan-
do qué destruir”. Aún así asegura que
las personas son reticentes y que tie-
nen que ser “un poco más agresivos en
este expurgo”.
Según Gonzalo Rivas, “una de las
ventajas de hacer un buen trabajo de
inventariado de la documentación te
permite identificar malas
praxis
o sa-
car estadísticas de lo que se consulta,
se guarda (y cuantas veces se guarda)
y de lo que se recupera. Una vez que
tienes unas métricas puedes introdu-
cir medidas correctoras, si no mides,
si no llevas un control mínimo, ya sea
vas de Iron Mountain, le llevó a afirmar
que, “cada sector tiene su regulación”,
poniendo como ejemplo el caso de
compañías que operan en el ámbito
de la seguridad o las instituciones pú-
blicas de defensa en las que es vital te-
ner en cuenta la destrucción de infor-
mación, cuando esté estipulado. Para
Antonio Gallardo, “hay una carencia
de conocimiento en muchas organiza-
ciones, sobre todo respecto a qué se
hace con la información”. Según Ga-
llardo,“las empresas de gestión de ser-
vicios tenemos una labor de soporte
respecto a esas grandes organizacio-
nes, de aportarles soluciones, traba-
jando en este ámbito como
partner
”,
y señaló que el desconocimiento tam-
bién es incluso legislativo.
“Dentro de Ferrovial -comenzó Olga
Huélago- la gestión y custodia de la do-
cumentación la tenemos externalizada,
trabajamos a nivel mundial, por lo que
el volumen de documentación confi-
dencial que manejamos implicó que
hace tiempo se externalizara este ser-
vicio. Como empresa de FM que so-
mos, tenemos claro que la tendencia
sea la externalización de todos los ser-
vicios. Precisamente, damos servicio a
esas empresas gestoras de documenta-
ción -como Iron Mountain-, gestionán-
doles por ejemplo los data centers”.
En Concentra están comenzando
con políticas de gestión documental,
“cuesta mucho que el personal en-
tienda que el papel, la información, es
de la compañía. Estamos intentado te-
ner un oficina paperless”, explicó Dia-
na Palmer. Concienciar en el ámbi-
to de la gestión documental es otra
de las grandes piedras que las com-
pañías se encuentran cuando empren-
den el camino hacia la externalización
del servicio, de hecho todos coincidie-
ron en que dar el paso aprovechando