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GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL
CAFÉ DE
Redacción
tó a que en el debate salieran a la pa-
lestra los costes ocultos que hay en la
gestión y custodia documental, en ge-
neral, y los beneficios de externalizar
el servicio.
En Repsol, en cuanto a la protec-
ción de la documentación, “estamos
llevando a cabo un proyecto de clasifi-
cación y protección de la información,
en el que hemos establecido cuatro
niveles de clasificación, que van desde
el uso público, uso interno, confiden-
cial y altamente confidencial; todos los
empleados tienen que clasificar docu-
mentos ateniéndose a ellos. También
hacemos una clasificación dependien-
do de si la documentación está re-
gulada y si tiene algún cumplimien-
to legislativo específico, así como por
su disponibilidad”, explicó Leticia de
Castro. Una vez que la documenta-
ción está clasificada se establecen me-
didas de protección: desde correos ci-
frados hasta insertar marcas de agua
para avisar del nivel de confidenciali-
dad al receptor, estas políticas se es-
tán implantando en esta compañía a
nivel global. Repsol gestiona su archi-
vo documental de manera interna a
través de una aplicación, pero la cus-
todia está externalizada. “Cada depar-
tamento tiene que archivar su pro-
pia documentación, ya que además
somos una compañía con política de
‘oficina sin papel’, y no hay espacio en
las oficinas para archivar ni custodiar,
por lo que cada área debe guardar la
información que considera relevan-
te”. De Castro señaló en este punto
que concienciar y educar al empleado
sobre la propiedad de la información
-siempre de la compañía y no de las
áreas o del individuo- es de los facto-
res más complejos.
En el caso del Hotel Meliá Castilla
de Madrid, Manuel Cocero nos expli-
có que hacen una diferenciación “por
origen (de dónde viene) y por consul-
ta (quién la consulta) -por el momen-
to no tienen externalizado el servicio-,
también tenemos en cuenta la legisla-
ción a la que está sujeto el documento.
Cuando los departamentos originan
esa información, ésta puede ser física
o digital. La física se va guardando en
los departamentos, con áreas delimita-
das, a veces bajo llave; cuando se satu-
ra el espacio se almacena en unas zo-
nas adecuadas para ello, hasta que se
procede a su eliminación por una em-
presa especializada”. En cuanto a los
documentos digitalizados, todos los
que están sujetos a revisión son esca-
Antonio Gallardo
D
irector
nacional
de
A
uxiliares
de
G
rupo
S
ifu
“Hay una carencia de
conocimiento en muchas
organizaciones, sobre
todo respecto a qué se
hace con la información”
Diana Palmer
F
acility
M
anagement
de
C
oncentra
“Cuesta mucho que el
personal entienda que
la información es de
la compañía. Estamos
intentado tener un oficina
paperless”
Leticia de Castro
G
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de
S
ervicio
G
lobal
de
I
nformación
y
D
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de
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“No se trata de eliminar
por eliminar, si no que se
busca la eficiencia, una
oficina con menos papel, y
está funcionando”