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GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL
CAFÉ DE
Redacción
nosotros ofrecemos soluciones, insta-
laciones y experiencia, para dar garan-
tías jurídicas y creamos un traje a me-
dida para que sea como un servicio in-
terno”. Rivas expuso varios ejemplos
de cómo funcionan según el cliente,
incluso para pymes.
Para Leticia de Castro es fundamen-
tal el departamento de Gestión Docu-
mental: “En mi opinión, que esta fun-
ción la haga un FM puede ser porque
es un servicio, pero no es como el de
Mantenimiento o
Vending
, las personas
formadas en capacidad documental lo
percibimos de otra forma. En Repsol el
departamento de Compras saca la li-
citación, pero es Gestión Documen-
tal quien hace la valoración del servi-
cio. Esta labor implica muchas cosas,
hay que mirar los costes, la optimiza-
ción, ver cómo se debe documentar, las
series, los fondos, hay que saber hacer-
lo y tener una cultura de empresa para
hacerlo de manera adecuada, es ade-
más una inversión”. Por su parte, Olga
Huélamo explico que “ahora todas las
organizaciones llevamos cada vez más
información y hay que gestionarla, todo
lo que no sea
core business
hay que ex-
ternalizarlo y sobre todo algo tan deli-
cado”. Para Diana Palmer, no hay duda,
“el FM puede llevar esa gestión, ya que
conoce la función de todos los depar-
tamentos, pero eso sí ayudado por el
departamento de Legal y Fiscal”. Car-
men Moreno se mostró a favor de la
externalización,“en Endesa no hay mar-
cha atrás. En cuanto al departamento
ideal, creo que depende de lo que haga
y entienda cada compañía por el de-
partamento de FM, tener uno propio
de Gestión Documental es fantástico
pero en el nuestro depende del FM”.
Beneficios de externalizar
Tratadas ya muchas de las ventajas de
externalizar el servicio de gestión do-
cumental y custodia (costes asociados
al espacio, la pérdida o uso indebido
de información, problemas con la nor-
mativa y la legislación, etc.) queremos
resaltar ahora dos: centrar los esfuer-
zos y personal experto en el
core busi-
ness
y la seguridad.
En primer lugar, externalizar este
servicio significa, como en cualquier
otro buscar un
expertis
que no tiene
porqué estar dentro de la ‘casa’. Por
ello, el primer paso sería tomar la deci-
sión de analizar si la gestión documen-
tal y/o la custodia forman parte del
core business
de la compañía y proce-
der a evaluar su necesidad. Como ex-
plicaba Antonio Gallardo, “una consul-
tora te va a crear la necesidad, te va
a decir los riesgos de los que no eres
consciente pero que existen y el coste
que vas a ahorrar al externalizar”. En
la comapañía que representa Luis Ma-
nuel Barajas, llegaron a la conclusión
de que “debíamos diferenciar la ges-
tión estratégica de la operativa, la cual
teníamos que externalizar, porque no
íbamos a ofrecer valor añadido, si se
quedaba dentro”. Gonzalo Rivas insis-
tió en que “la tranquilidad de que tus
millones de documentos están cuida-
do y disponibles no se paga con dine-
ro”; la seguridad en cuanto a pérdidas,
nos asegura que es elevada y “el coste
a nivel económico y de reputación es
irrecuperable y no se conoce”.
La seguridad a la que se refiere es
por un lado en la propia organización,
cuando el documento está circulan-
do por la compañía, “a veces éste es
el verdadero valor, más que el coste
por espacio”, explicaba. Entre los cos-
tes ocultos están: el coste de la vali-
ja, el personal de mantenimiento del
archivo, “si lo empiezas a sumar con
una visión más amplia es muy renta-
ble externalizarlo teniendo una polí-
tica correcta”.
Es también necesario hablar de la
carga de fuego del papel, cuando una
compañía asume esa custodia y ges-
tión dentro de sus instalaciones, la pér-
dida de información por un incendio,
fenómenos sísmicos y meteorológicos,
despistes de los empleados o usuarios
o, incluso, sabotajes es un riesgo muy
alto, “los departamentos de seguridad
física lo tienen muy claro”, apostilló Ri-
vas. En el caso de la documentación
digital, si no hay una buena gestión no
queda completamente registradas las
acciones o duplicidades. Según Rivas,
“un servicio de custodia de cajas po-
dría darlo una empresa de mudanza,
pero en este tipo de servicios donde
se protege la información hay compo-
nentes como las tecnologías, el inven-
tariado y la seguridad que son claves “.
Se trata de gestionar información para
volver a usarla, y esto es un valor que
te hace ser más competitivo.