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GESTIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL
CAFÉ DE
Redacción
E
n un entorno crecientemen-
te digital, el papel sigue sien-
do parte importante en el
día a día empresarial, debido a exi-
gencias legales o a dinámicas enraiza-
das en los procesos cotidianos de las
empresas. Pero cada vez es más evi-
dente que reducir la dependencia del
papel puede incrementar la eficiencia,
reducir riesgos y costes, y mejorar la
capacidad de una empresa para ex-
traer y aprovechar todo el valor que
tiene su información. Sin embargo,
según la asociación del sector
de la gestión de la informa-
ción
(AIIM), el 40% de los ofi-
cinistas siguen prefiriendo ar-
chivar su información más im-
portante en papel y hay mu-
chas empresas que aún no
tienen procesos implemen-
tados para una gestión pro-
fesional de la documentación
(según uno de nuestros estu-
dios, un 22% de las empresas
estarían en esta situación). El
terreno está abonado para la
tormenta perfecta.
La solución a todo este en-
tramado suele estar en de-
jar la gestión documental en
manos de expertos, pero el
mito de que este tipo de ser-
vicios son costosos frena a
muchas empresas, poniendo
en riesgo la seguridad de sus
datos y su reputación en el
caso de brechas de informa-
ción, así como incurriendo en
costes mayores a los que supondría
externalizar el servicio.
Beneficios de la
externalización
La externalización ofrece, sin embar-
go, numerosos beneficios. En primer
lugar la información pasa a estar cus-
todiada en instalaciones específica-
mente diseñadas para ello, liberan-
do los metros cuadrados que ocupa-
ba en las oficinas, muchas veces en
el centro de la ciudad y con un pre-
cio elevado de alquiler. Una empre-
sa mediana de servicios profesionales
situada en el centro de Madrid que
conserva toda la información de sus
clientes en la oficina en 1.600 archiva-
dores, podría ahorrarse en costes de
espacio hasta 4.600€ al año al exter-
nalizar la custodia de sus documen-
tos.
En segundo lugar, este tipo de ins-
talaciones cuenta con todas las garan-
tías de seguridad para proteger la do-
cumentación, lo que permite a la em-
presa minimizar el riesgo de
una potencial pérdida de da-
tos, que podría afectarle no
solo en el plano económico,
sino tener un tremendo im-
pacto negativo en la reputa-
ción de la marca y en la fide-
lidad de los clientes.
En tercer lugar, confiar
en expertos en gestión do-
cumental significa reducir
los costes y riesgos asocia-
dos con el cumplimiento de
la normativa vigente y estar
listos para el nuevo Regla-
mento General de Protec-
ción de Datos (RGPD) pro-
puesto por la Comisión Eu-
ropea. La nueva normativa,
que entrará en vigor a princi-
pios de 2018, afectará a cual-
quier empresa u organismo
en cualquier parte del mun-
do que opere con datos de
origen europeo. Las refor-
mas podrían ser difíciles de
La externalización del archivo, llave hacia
la reducción de costes y los beneficios
empresariales
Ignacio Chico
Director general de Iron Mountain