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CONSULTORIA Y
Gestión FM
ARTÍCULO TÉCNICO
E
s por muchos conocido (no
por todos, tristemente) que
un buen modelo de Facility
Management ahorra dinero a las or-
ganizaciones. Se ven con demasiada
frecuencia unas cifras y porcentajes
de ahorro muy elevados, que, since-
ramente, me gustaría que explicaran
de dónde salen o justificaran quienes
los citan, ya que, en vez de hacer la
disciplina más atractiva, se ve como
una panacea inalcanzable o un ‘cuen-
to chino’. Los datos hay que darlos en
la forma precisa para que sean creí-
bles y, sobre todo, justificarlos bien.
El objetivo de esta serie de re-
flexiones es precisamente ese: com-
partir la explicación de dónde y cómo
se pueden obtener ahorros (sin dar
porcentajes, ya que no se pueden ge-
neralizar ni justificar), para que estos
razonamientos ayuden a todos a ven-
der mejor el FM, a nosotros como
consultores, a los proveedores de
servicio o, incluso, a los propios Faci-
lity Managers dentro de sus organiza-
ciones, para que les ‘dejen hacer’ más
de lo que les dejan y crezca su reco-
nocimiento.
El tema que quiero tocar en esta
ocasión se resume diciendo: “Licitar
un servicio cuesta mucho dinero”.
En todas las organizaciones, de-
pendiendo del número de servi-
cios que el departamento de FM (o
como se llame el que gestiona los
servicios) tiene a su cargo y, por su-
puesto, de las fechas de finalización
de los contratos existentes, hay pe-
riodos de tiempo donde la principal
actividad, incluso la única, es la lici-
tación de servicios. Esto, que pue-
de parecer a simple vista correcto y
parte de la actividad normal de de-
partamento, no lo es, y los recursos
usados en el proceso no son propor-
cionales a los beneficios que en rea-
lidad se obtienen.
Licitar no es fácil, y licitar bien im-
plica en muchos casos incluir cambios
y nuevas formas de proceder, desde
el análisis de las necesidades del servi-
cio hasta los pasos a seguir en el pro-
pio proceso de contratación. La expe-
riencia nos dice que muy pocos pro-
fesionales quieren embarcarse ellos
solos en la toma de decisiones que im-
pliquen un cambio sobre cómo se vie-
nen haciendo las cosas. Nadie se quie-
re poner en la diana de “¿y si sale algo
mal?”, por lo que se acaba con el tradi-
cional ‘copia-pega’ de contratos don-
de se cambian las fechas y poco más.
Niveles de impacto en costes
Aparte de esta barrera al cambio,
que implica no tener el mejor contra-
to o el mejor proceso por el miedo a
cambiar e innovar, se pueden identi-
ficar de forma clara impactos en cos-
tes en 3 niveles sobre el propio pro-
ceso de licitación:
1
Licitar le cuesta al cliente contra-
tante que busca el servicio, ya que
requiere horas de trabajo y prepa-
ración del personal, que podrían
estar dedicándose a otras labo-
res, como por ejemplo, control de
cumplimiento del servicio o activi-
dades de mejora continua que, se-
guro, aportan más. En muchos ca-
sos también deben intervenir en
el proceso distintos departamen-
tos (legal, compras, administración,
etc.), lo que hace que el impacto de
tener que licitar no sólo sea para el
área de FM, sino para otros depar-
tamentos. Este consumo de recur-
sos con el mero objetivo de recibir
un servicio no está justificado o se
debería optimizar.
Pensar “¿y si hay algo fuera me-
jor?” está aceptado y contemplado,
ya que en el propio proceso inter-
no de control del servicio se anali-
za esto (si está bien diseñado) en
un área que incluye la conveniencia
del mismo con respecto a la com-
petencia. Además, en un buen di-
mensionado del servicio de FM, se
garantiza la mejor provisión desde
el día uno y ésta se debe ir adaptan-
do a los cambios que se van produ-
ciendo en cuanto a las necesidades
de la organización. También, una
buena evaluación del cumplimien-
to y una política de mejora conti-
nua (imprescindible en FM) garan-
tizan que se obtenga la mejor eje-
cución durante toda la duración del
contrato.
2
Licitar también le cuesta al pro-
veedor, ya que, aunque esté dan-
do un buen servicio y cumpliendo
de forma satisfactoria los objetivos,
sabe desde el mismo día que em-
pieza su trabajo que tiene una fecha
de caducidad, tras la cual, volverá
a ser ‘uno más’, optando por man-
tener esa cuenta. Esto genera falta
de confianza y ocasiona un menor
Identificando ahorros en Facility Management (I)
FMHOUSE
La experiencia nos dice que muy pocos
profesionales quieren embarcarse ellos solos en la
toma de decisiones que impliquen un cambio sobre
cómo se vienen haciendo las cosas