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ARTÍCULO TÉCNICO
GESTIÓN DE
Espacios
E
l mundo es cada día más
complejo, más rápido y más
efímero; pero también es
más participativo y más democrático.
En este entorno, las empresas y las
personas que lo forman han cambia-
do y siguen haciéndolo. Las decisio-
nes son cada día más complejas, con
más facetas y menos binarias. Las or-
ganizaciones líquidas son móviles; en
cualquier momento es extremada-
mente difícil tener una imagen nítida
de la totalidad, e imposible predecir
la forma exacta que tendrá en el futu-
ro, aunque sea el cercano. Ante esto,
debemos plantearnos qué papel ocu-
pan los espacios corporativos en esta
nueva realidad y cómo los diseñamos
en un entorno tan cambiante.
‘Home’, de WiZink, es el proyecto
para crear un nuevo modelo de ofi-
cina totalmente diferente, que ayude
al banco a impulsar su nueva cultura
y una mejor forma de trabajar, más
flexible, colaborativa, transparente y
tecnológicamente avanzada. Ante es-
tos retos, y en un entorno tan com-
plejo, 3g office optó por desarrollar el
proyecto implementando metodolo-
gías colaborativas y participativas, in-
volucrando al mayor número posible
de trabajadores en el diseño.
Durante todo el proceso, ‘Home’
contó con un equipo de más de vein-
te trabajadores del banco, de prácti-
camente todas las áreas de negocio
y soporte, que participaron no sólo
en las actividades de recopilación
de información, sino en la definición
del modelo de oficina y el diseño to-
tal de la nueva sede. En total, se in-
volucraron más de 600 personas en
toda la duración del proyecto, más de
dos tercios de un total de 870 traba-
jadores del banco en ese momento.
400 personas dieron respuestas váli-
das a una encuesta que nos permitió
saber no sólo cómo trabajaban, sino
sus expectativas para la nueva sede
y cómo trabajarían mejor en ella. Se
entrevistó individualmente a todo el
comité de dirección, en sesiones para
alinear las nuevas formas de trabajo
y los nuevos espacios con la estrate-
gia del banco. Se realizaron seis
focus
groups
, cada uno con cincuenta per-
sonas de todas las áreas y niveles de
la organización, donde se recabaron
propuestas de todos los trabajadores.
Y empleando herramientas de
design
thinking
, se organizaron y priorizaron
para encontrar las mejores vías para
incorporarlas al proyecto. Finalmen-
te, el diseño de la oficina fue definido
en un proceso de cocreación, donde
un grupo de veinte trabajadores par-
ticipó en
workshops
para definir los
conceptos básicos del diseño.
Paralelamente, en el proyec-
to de gestión del cambio se forma-
ron a más de cincuenta ‘Embajado-
res Home’, responsables de transmi-
tir toda la información de la iniciativa a
cada uno de sus compañeros, y gene-
rando canales bidireccionales de co-
municación que permitieron al equi-
po del proyecto estar al tanto de to-
das y cada una de las inquietudes de
Diseñando y construyendo juntos
Jaime Méndez
Director de Proyectos de 3g office