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ARTÍCULO TÉCNIC0
FACILITY
Services
Adicionalmente a los tradicionales
flujos de papel, la mayoría de las orga-
nizaciones están recibiendo constan-
temente información por otros cana-
les y en formatos electrónicos, por lo
que la omnicanalidad
de una solución
de estas características es imprescin-
dible para poder integrar y ordenar
todos estos datos.
Una vez evidenciadas no solo las
ventajas, sino la necesidad por parte
de las organizaciones de transformar
sus carterías tradicionales en digita-
les, no debemos olvidar que éstas ne-
cesitan además mantener sus capaci-
dades para gestionar flujos en forma-
to físico, por lo que es imprescindible
que las herramientas integren ambos
procesos: físicos y digitales.
La transformación digital en las or-
ganizaciones es un hecho imparable y
The Mail Company, como pionero en
el desarrollo de la solución de carte-
ría digital (
digital mailroom
) en España,
ya conecta los mundos físico y digital
de sus clientes.
nes respecto a los entornos y espa-
cios de trabajo, donde los empleados
ya no tienen un lugar determinado
en las oficinas: ahora toda la oficina
es de ellos y cada día elegirán dónde
ubicarse, lo que hace imposible reali-
zar las entregas mediante un mode-
lo físico. Con la cartería digital la in-
formación estará disponible y accesi-
ble desde cualquier ubicación con un
solo
clic
.
Personalización y
omnicanalidad
Cada organización tiene una casuísti-
ca o necesidad concreta y un grado
determinado de implementación de
procesos digitales, por lo que el es-
pecialista en cartería digital debe ana-
lizar de forma conjunta con la organi-
zación todas las variables y desarrollar
una solución personalizada, en la que
se incluyan las diversas etapas de im-
plantación y un acuerdo previo sobre
los documentos o lotes documenta-
les a digitalizar.
peto hacia el medio ambiente. Aho-
ra
el papel no tiene mayor valor que
el de un envase o soporte y la infor-
mación que contiene es lo verdade-
ramente crítico.
La solución de cartería digital com-
bina recursos de
hardware
y
softwa-
re
con personal especializado para
‘capturar’ la información, transfor-
marla en formato digital –por tanto,
compatible con los sistemas de ges-
tión actuales– y distribuirla electró-
nicamente a sus destinatarios de for-
ma ágil y controlada, permitiéndoles
acceder a ella no solo desde su pues-
to de trabajo y en horas de oficina,
sino en cualquier otro momento y
desde cualquier lugar.
En un entorno sumamente compe-
titivo y globalizado en el que las or-
ganizaciones deslocalizan y externali-
zan actividades cada vez más, con una
incesante movilidad geográfica de las
personas y un incremento progresi-
vo de los teletrabajadores, se hace
imprescindible recibir la información
de forma ágil y funcional, sin olvidar
la necesidad de optimizar sus costes.
Al margen de una cultura cada vez
más sensible respecto a actividades
sostenibles, la gestión del papel pro-
duce innumerables pérdidas en las
empresas (productividad de su per-
sonal, reimpresiones, reexpediciones,
archivo, etc.), restándoles la agilidad y
la capacidad de respuesta tan necesa-
rias en la actualidad para mantener la
competitividad.
Por todo ello, la cartería digital será
clave en el futuro y se constituye en el
eje o primera palanca de la estrategia
de transformación digital de las orga-
nizaciones, permitiéndoles dar un sal-
to y pasar de la mera gestión de do-
cumentos a una verdadera gestión de
la información.
Cartería digital y nuevas
tendencias en workplace
La cartería digital está alineada con las
nuevas tendencias de las organizacio-
Modelos innovadores como la cartería digital
incrementan de forma radical la rapidez con que
fluye la información en el seno de la organización,
la seguridad y la accesibilidad