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ARTÍCULO TÉCNIC0
FACILITY
Services
D
ía tras día, las unidades de
cartería -también conoci-
das como estafetas o men-
sajería interna- de las sedes corpora-
tivas, grandes edificios de oficinas y
parques empresariales reciben una
ingente cantidad de correo y docu-
mentación física que deben gestionar.
En un entorno de negocio cada vez
más competitivo y en pleno proceso
de transformación
,
nos formulamos
las siguientes preguntas:
¿Se podrían gestionar estos flujos
de documentación física de una ma-
nera más eficiente, optimizando cos-
tes, aumentado la productividad y
aportando valor?
La respuesta es afirmativa. La car-
tería es una unidad operativa crítica
que actualmente se constituye en el
nexo de unión a nivel físico (docu-
mentación y paquetería) entre el en-
torno externo e interno de cualquier
organización. Aspectos como la rapi-
dez, la seguridad y la trazabilidad son
imprescindibles para asegurar las co-
rrectas dinámicas de negocio
y au-
mentar la productividad de las orga-
nizaciones.
Nuestra especialización en es-
tos servicios, junto con la metodolo-
gía asociada y el desarrollo de herra-
mientas específicas, han hecho posible
que nuestros clientes dispongan ya de
un servicio más eficiente, incorporan-
do las últimas innovaciones tecnológi-
cas: trazabilidad integral, sistemas de
avisos de llegadas, entregas en forma-
to
paperless
con firma biométrica di-
gital y acceso web a la información, lo
que está contribuyendo decisivamen-
te a aumentar su productividad.
¿Es esto suficiente?
Por supuesto que no. Evidente-
mente, incluso el servicio tradicional
más eficiente no es suficiente. Las or-
ganizaciones demandan nuevas so-
luciones alineadas con sus procesos
de digitalización que les permitan, no
solo ser más productivas, sino sobre
todo ser más competitivas. En cam-
bio, evolucionar esta área hacia un
sistema 100% digital (cartería digital)
sí puede contribuir decisivamente a
los procesos de transformación digi-
tal que están empezando a acometer
todas las organizaciones.
¿Qué es una Cartería Digital (
Digi-
tal Mailroom
) y cómo puede contri-
buir a la transformación digital de una
organización?
La evolución de un servicio tradi-
cional que realiza el 100% de los pro-
cesos en formato físico, y cuyos flujos
de trabajo están vinculados al modo
en el que se recibe la documentación
(formato físico), es una tendencia que
está demandando el mercado, que
busca una mayor eficiencia en la ges-
tión de la información.
Si tenemos en cuenta que más de
un 80% de los ítems que actualmen-
te recibe cualquier estructura no in-
dustrial son susceptibles de ser di-
gitalizados, modelos innovadores
como la cartería digital incremen-
tan de forma radical la rapidez con
que fluye la información en el seno
de la organización (mayor producti-
vidad), la seguridad y la accesibilidad.
Y no menos importante, el ahorro
de costes asociado y un mayor res-
Cartería digital (‘digital mailroom’):
conectamos los mundos físico y digital de
su organización
Luis del Barrio
Director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company