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ARTÍCULO TÉCNICO
CONSULTORÍA Y
Gestión FM
consultamos el tiempo desde el mó-
vil, ¿por qué no podemos consultar
nuestro cuadrante?
Podríamos tener una sesión de
bra-
instorming
tratando de identificar más
funcionalidades que añadir a nuestro
sistema de Gestión de Cuadrantes
por Servicio, con el objetivo de tener
la herramienta perfecta. En la prácti-
ca, la herramienta perfecta es aquella
que se adapta los más posible a nues-
tra forma de trabajar, y que está al al-
cance de nuestro bolsillo.
Existen herramientas sencillas que
no llegan a cubrir nuestras necesida-
des básicas, y otras muy completas
que las sobrepasan. Como todo en
la vida, no es bueno ni el defecto ni
el exceso. Lo importante de la he-
rramienta que seleccione es que cu-
bra lo que considere indispensable, y
sea lo suficientemente flexible para
ser adaptada a las necesidades más
concretas.
Con ella conseguirá la centraliza-
ción de la información, unificación
de los cuadrantes en una única he-
rramienta, acceso a la información
en tiempo real, facilidad y seguridad
en la elaboración de los cuadrantes
y explotación de la información, así
como acceso desde cualquier lugar
a cualquier hora con los dispositivos
móviles. Esto no lo consigue con ho-
jas de cálculo. Obtendrá una mejora
en la eficacia y eficiencia en la elabo-
ración de los cuadrantes, control to-
tal sobre la actividad de su empresa,
mejora de los canales de comunica-
ción entre sus empleados y supervi-
sores y mejora en la calidad del ser-
vicio a sus clientes.
de una herramienta de Gestión de
Cuadrantes por Servicio.
Todo lo descrito hasta el momen-
to debería formar parte de un siste-
ma de Gestión de Cuadrantes por
Servicio, y toda la información de-
bería estar accesible para todos los
miembros de la empresa, restrin-
giendo para cada uno de ellos la in-
formación a la que puede acceder y
las operaciones que pueden realizar.
Por ejemplo, habrá personas res-
ponsables de definir los servicios y
elaborar los cuadrantes mensuales,
otros darán de alta a los empleados
y sus convenios, y posteriormente
obtendrán mensualmente las horas
trabajadas para la confección de las
nóminas; los contables deberían te-
ner acceso a las horas trabajadas en
cada servicio para poder elaborar la
facturación, los empleados deberían
tener acceso a su cuadrante para sa-
ber dónde tienen que ir a trabajar
y en qué horario, etc. No nos tene-
mos que olvidar de nuestros clien-
tes, ellos también pueden ser acto-
res de nuestro sistema, teniendo ac-
ceso a la información de sus servicios
y a la ficha de los empleados que po-
nemos a su disposición.
Soluciones de movilidad
La idea es buena, pero pensarán que
en un sector en el que el 90% de los
empleados están desplazados en lu-
gares en los que no se tiene acceso
a un ordenador es misión imposible
conseguirlo. Se equivocan, ¿por qué
no nos modernizamos un poco más
y utilizamos soluciones de movilidad
a través de
Smartphones
y
Tablets
? Si
mes por convenio, para poder deter-
minar si un empleado cumple con las
horas de su contrato laboral, y po-
der determinar el número de horas
extras realizadas.
Toda esta información de servi-
cios, empleados y cuadrantes es fun-
damental para las empresas del sec-
tor, y una buena herramienta debe-
ría explotar estos datos para dar una
visión de la actividad de la empresa
a través de informes y estadísticas.
El mero hecho de pasar de una
hoja de cálculo a una herramienta de
gestión de cuadrantes lleva consigo
la centralización de la información,
con lo que cumplimos con uno de
los principios básicos de las tecno-
logías de la información, el del dato
único. A partir de aquí, cualquier ac-
tualización o modificación de la in-
formación estará disponible automá-
ticamente para todos los usuarios,
consiguiendo una mayor eficacia y
eficiencia en el quehacer diario.
Dentro de las horas trabajadas
por nuestros empleados, en mu-
chas ocasiones es necesario distin-
guir horas nocturnas y festivas del
resto de horas normales, para po-
derlas facturar al cliente o incor-
porarlas en la nómina de los em-
pleados. Para ello sería necesario la
franja horaria nocturna, y disponer
de un calendario de festivos. Una
buena herramienta debe propor-
cionar, por servicio y por empleado,
un desglose de las horas trabajadas
por cada tipo de hora.
Con la información manejada hasta
el momento, una buena herramienta
nos facilitaría enormemente la con-
fección de las nóminas de nuestros
empleados. De forma análoga, in-
corporando en los servicios informa-
ción sobre el precio hora o el precio
mensual del servicio, podríamos ob-
tener la facturación a nuestros clien-
tes. Esto no nos lo proporciona una
hoja de cálculo, sin embargo pode-
mos obtenerlo con un solo
click
des-
La mayoría de las herramientas existentes dejan a
un lado los servicios y tratan la gestión de
cuadrantes desde el punto de vista del personal,
basándose en la mera asignación de turnos