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ARTÍCULO TÉCNICO
EFICIENCIA Y
Sostenibilidad
están etiquetando adecuadamente; si
se digitalizan, es preciso saber cuál es
la tecnología que se está usando, y
cómo las personas y los departamen-
tos tratan y usan toda esa informa-
ción, si se frena en algún lado, si entra
de forma descontrolada por otro, etc.
Ni todo habrá que archivarlo, ni todo
habrá que escanearlo.
Es posible que gran parte del pa-
pel se pueda destruir antes de en-
trar en la empresa. Pero, sobre todo,
hay que tener en cuenta tres aspec-
tos: si la gente está satisfecha o no, y
si no es así, qué es lo que habría que
cambiar para mejorar; si se está cum-
pliendo la normativa en cuanto a re-
tención de documentos para no tener
que enfrentarnos a cuantiosas multas;
si se ha caído en el error de digitalizar
todo por si acaso, tendremos que sa-
ber que el coste de escanear un metro
cúbico de archivo es aproximadamen-
te el equivalente a guardarlo durante
veinte años, así que quizás sea mejor
escanear solo los documentos nuevos
y los que se consultan con frecuencia.
El siguiente paso será definir los ob-
jetivos. El primero innegable y común
a todos va a ser necesariamente el del
cumplimiento de las normativas de re-
tención documental. Y luego, según el
tipo de empresa y los procesos ante-
riormente analizados, habrá que iden-
tificar qué es lo que queremos. Por
ejemplo, agilizar las respuestas a los
clientes, encontrar rápidamente ex-
pedientes en un despacho de aboga-
dos, mejorar el intercambio interno de
documentos para que los empleados
puedan colaborar de mejor forma.
Ahora hay que convencer a la direc-
ción de la necesidad de emprender la
transformación digital. Lo mejor es ha-
cer un
plan de negocio que demuestre todos los beneficios que se obtendrán.
Y también hay que convencer al resto
del personal para que colabore de for-
ma motivada en el cambio.
Una vez esté el plan aprobado, lo
aconsejable es crear un equipo multi-
departamental para que todos los im-
plicados y beneficiarios estén involucra-
dos y se tenga en cuenta tanto su par-
ticipación como sus necesidades con-
cretas. Deberían estar representadas la
dirección, el departamento jurídico, TI
y los usuarios finales. No debe quedar
ningún cabo suelto. Todos deben sen-
tirse identificados con el proyecto y sa-
tisfechos con el resultado final.
Llega el momento de actuar. Lo pri-
mero será clasificar y dividir la infor-
mación para identificar aquella que se
va a digitalizar. Luego habrá que defi-
nir las etiquetas que se asignarán a los
documentos que se vayan a escanear,
algo que se tendrá que hacer junto a
los usuarios finales que son los que, al
fin y al cabo, van a tener que trabajar
y localizar estos documentos. Algunas
empresas tienen cientos de procesos
que usan archivos digitales. Lo mejor
es optar por la sencillez e intentar im-
plementar un único sistema que pueda
prestar servicio a varios procesos en
distintos sitios. En esta fase, puede ser
útil poner a disposición del personal
una versión beta de la solución pro-
puesta para que la prueben y se hagan
las modificaciones necesarias antes de
llegar a la versión definitiva.
Transformar una empresa en digital
no es algo sencillo y lo más aconse-
jable es dejarse asesorar por exper-
tos. Ahora bien, es mejor involucrar al
proveedor externo cuando ya se tie-
nen claros los procesos tradicionales,
las necesidades y los objetivos. Así no
perderemos ni tiempo ni dinero. Pero
a la hora de decidir cuál es el mejor
sistema e implementar la digitaliza-
ción, lo mejor es confiar en una em-
presa con experiencia. También por-
que un proveedor especializado tie-
ne acceso a las últimas tendencias en
digitalización y eso permite a sus em-
presas clientes permanecer competi-
tivas en un entorno continuamente
cambiante, con una plantilla dispersa,
móvil e incluso global. La digitalización
ofrecerá un acceso rápido y seguro a
la información para que los emplea-
dos puedan trabajar bien. Empre-
sas de todos los tipos y tamaños de-
berían invertir en digitalización para
progresar ahora y en el futuro.
Por mucho que queramos negarlo, el mundo digital
llegó hace tiempo para quedarse y aquellas
empresas que no se adapten están destinadas a
desaparecer