Facility Management and Services 007

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ARTÍCULO TÉCNICO
EFICIENCIA Y
Sostenibilidad
L a transformación digital se
ha convertido en una priori-
dad para las organizaciones
en Europa. Esta es una de las princi-
pales conclusiones de un
El estudio concluía que la digi-
talización de documentos represen-
ta el punto de partida para que las
empresas emprendan una transfor-
mación profunda de todos sus pro-
cesos; teniendo en cuenta, eso sí,
que dar el paso para emprender un
proceso de digitalización empresarial
requiere de un esfuerzo económico
relativamente importante. Y digo re-
lativamente, porque el 60% de las
empresas que se digitalizaron amor-
tizaron la inversión en menos de
18 meses, según el estudio de AIIM
“Paper Wars” (“La Guerra del Pa-
pel”, 2014).
Lo cierto es que convertirse en
una organización sin papel puede
traer grandes beneficios, todos ellos
relacionados con un ahorro de cos-
tes innegable, como los asociados a
procesos (77%), operaciones más
rápidas y fáciles (69%) o ahorro en
espacio, material y envíos (69%), se-
gún el mencionado estudio de IDC.
Por mucho que queramos negar-
lo, el mundo digital llegó hace tiem-
po para quedarse y aquellas empre-
sas que no se adapten están desti-
nadas a desaparecer. El 68% de las
empresas encuestadas por AIIM ad-
miten que realizar negocios a la ve-
locidad del papel será inaceptable
dentro de unos años, pero en la era
del Big Data el papel se sigue acumu-
lando, fundamentalmente, por impe-
rativos legales que obligan a conser-
var documentación durante deter-
minado tiempo, pero también por
falta de una política definida para la
gestión documental; así, el estudio
de IDC afirmaba que más del 40%
de las organizaciones se limitan a ar-
chivarlo todo por no perder tiempo
cribando datos.
Visto el panorama, es necesario
que las empresas sean conscientes
de que una información mal gestio-
nada ralentizará los procesos, frus-
trará a los clientes y reducirá la efi-
ciencia, sin olvidar el coste deriva-
do de almacenar papel en un espa-
cio de oficina que habitualmente se
paga a precio de oro. Así que cuan-
to antes aborden esta situación, me-
jor les irá. Pero hay que
Consejos para una
digitalización exitosa
En en
ayudar a las empresas a transformar-
se en digitales. Por ello, hemos prepa-
rado unos consejos basados en nues-
tra experiencia.
Lo primero que hay que hacer es
un análisis de la situación actual: saber
dónde se encuentra la información; si
los documentos que la conforman se
Digitalizar o morir
Ignacio Chico
Director general de Iron Mountain