Vivienda y Suelo de Euskadi, S.A (Visesa) automatiza los procesos de reserva de espacios y recursos a través de la solución FAMA Reserva de Recursos. Desarrollada en la última tecnología web app, basada en Flutter e integrada con Microsoft Office 365, es una herramienta para una gestión ágil y un reporting detallado de toda la actividad.
Visesa es la sociedad pública del Gobierno Vasco para la promoción de vivienda de protección pública en régimen de alquiler protegido, y acciones de rehabilitación y renovación. Contribuye a hacer posible el derecho a una vivienda digna y accesible para las personas que la necesitan, de forma coordinada con el departamento de Vivienda del Gobierno Vasco y otros agentes públicos o privados, actuando con criterios de habitabilidad y sostenibilidad.
Fruto de las nuevas formas de trabajo y el avance de las nuevas tecnologías, Visesa decide automatizar los procesos de reserva de recursos, inicialmente puestos de trabajo, salas de reunión y vehículos.
El reto del proyecto
El reto era poner a disposición de Visesa una web app y un portal mediante los cuales las personas trabajadoras pudieran reservar, de manera ágil y sencilla, un puesto de trabajo (PT), salas de reuniones, vehículos o plazas de párking con la flexibilidad de poder incorporar otros posibles recursos reservables en el futuro. Todo ello cumpliendo, entre otros, los siguientes requisitos especificados por Visesa:
- Integración con ADFS.
- Poder ver los recursos y ubicarlos fácilmente en un plano.
- Permitir establecer criterios para la reserva (permisos adicionales, plazo de antelación de reservas, días reservables, aprobación de reservas, etc.).
- Permitir a las personas usuarias sin dispositivo móvil corporativo la reserva de recursos a través de un portal web.
- Integración con el calendario de Outlook.
- Disponibilidad de reporting de toda la actividad.
- Personalización básica de imagen corporativa.
Solución
Visesa escoge la solución de Cuatroochenta, FAMA Reserva de Recursos, en modalidad SaaS (Software as a Service), desarrollada en la última tecnología web app basada en Flutter, que ofrece interesantes ventajas como:
- La realización de apps ejecutables en Android y en iOS con rendimiento nativo.
- Agilidad en el desarrollo y rendimiento de la aplicación.
- Interfaz unificada e intuitiva en cada una de las plataformas de despliegue.
El servicio dispone de todas las medidas de seguridad, como Firewall Fortigate de última generación, así como comunicaciones cifradas https, cifrado de la información y gestión de parches y vulnerabilidades.
Principales funcionalidades
Desde el punto de vista de los solicitantes:
- Posibilidad de realizar la reserva a través de la App Reserva de Recursos / Portal Web y disponibilidad de un panel informativo con información sobre las reservas y recursos disponibles, selector de edificio y recurso a reservar, fecha y horario y confirmación o cancelación reserva.
- Integración con Outlook. Desde Outlook, cuando el/la usuario/a vaya a realizar una convocatoria de reunión, podrá escoger una sala libre en la fecha y franja horaria seleccionada, realizar una reserva, añadir servicios y equipamiento adicionales. Todo, en el momento y sin cambiar de aplicación.
Desde el punto de vista de la plataforma de FM:
- Control de solicitantes (contacto, email, teléfono, reservas realizadas, pendientes, histórico de reservas…)
- Gestión de reservas y comunicación a través de las apps.
- Disponibilidad de informes: reservas por solicitante; cantidad de reservas por puesto, edificio o departamento; estadísticas de reservas, cancelaciones y liberaciones; cuadros de mando…
Desde el punto de vista de los gestores de FM:
- Posibilidad de establecer criterios para las reservas de acuerdo con los requisitos establecidos por Visesa.
- Recepción de solicitudes de reserva y estado.
- Posibilidad de realizar reservas, modificar, confirmar y cancelar, así como obtener informes sobre estas.
Resultados
- Con la incorporación de la solución FAMA Reserva de Recursos, Visesa se convierte en un ejemplo de innovación en la Administración Pública en cuanto a optimización de los recursos y activos a disposición de sus personas trabajadoras y de tecnología utilizada para ello.
- Simplifica los procesos y favorece la productividad de los/las empleados/as al ofrecerles una herramienta sencilla y ágil para realizar las reservas desde cualquier lugar y momento, según sus necesidades.
- La integración con Outlook a través de ad-in agiliza el proceso asociado a la reserva, para acceder a todas las opciones de selección sin cambiar de aplicación.
- Incorpora un plano interactivo de la planta seleccionada para que la persona usuaria pueda ver cuál es la ubicación física del recurso a reservar y facilitar el proceso de una manera mucho más intuitiva y visual.
- Permite un mayor control del uso real de los espacios y recursos, al disponer de información real sobre la ocupación.
- Permite asignar un coste económico a la reserva.
- Permite check-in/out con un código QR.
- La integración con Azure permite reservar desde el portal web o cualquier producto de Microsoft (Outlook, Teams, etc.).
- El/la gestor/a puede establecer reglas de gestión personalizadas, como, por ejemplo, decidir qué espacios y recursos pone a disposición de cada tipo de usuario.
- Ofrece la posibilidad de uso simultáneo por parte de diferentes departamentos o empresas que compartan espacios, accediendo cada uno a los recursos que se hayan configurado previamente.
TESTIMONIO DESTACADO:
Roberto Ibarzabal, Responsable de Servicios Generales de Visesa: «Con la herramienta de FAMA hemos conseguido un plus más que necesitábamos de lo que sería una simple reserva de recursos: que sea intuitiva de cara al usuario, que complemente todas las necesidades que puedan surgir y que, a su vez nosotros, aprovechando la tecnología, podamos obtener y exportar datos, tener en todo momento mayor control sobre cada uno de los elementos y sobre la eficiencia de todos los recursos, sean vehículos, sean salas o cualquier otro elemento que se ha puesto a disposición de nuestros usuarios a través del aplicativo de FAMA».
