Cada día, las organizaciones implementan tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del usuario. Desde las instalaciones hasta los servicios, integran sistemas interconectados a sus edificios, utilizando el IoT y otras innovaciones. Pero, ¿cómo gestionar todos los datos de una estructura, si no tienes las herramientas adecuadas? En este contexto, las plataformas de gestión emergen como un pilar esencial del Facility Management. Actúan como facilitadoras, conectando y coordinando transversalmente diversas funciones en tiempo real.
Una gestión centralizada e inteligente de los servicios
El sector del Facility Management en España está viviendo una fuerte aceleración en su transformación digital. La multiplicación de los datos, proveedores, equipos y sensores hace que el seguimiento operativo manual sea imposible. Las plataformas de gestión brindan una respuesta ágil a las necesidades cambiantes y contribuyen significativamente a la optimización del Facility Management.
En efecto, esas herramientas, como la plataforma MoveWORK Flow, permiten la colaboración entre los contratantes y los proveedores en un único ecosistema. Centralizar, planificar, dirigir y seguir todas las actividades de la organización se vuelve más fácil. Los datos operativos están reunidos en la misma interfaz para establecer correlaciones sensatas. En un vistazo, los administradores obtienen informes de KPI, un seguimiento de las intervenciones en curso y un estado de situación del entorno de trabajo.
Esa gestión inteligente se alimenta gracias a la recolecta de datos en las operaciones. Por una parte, los sensores IoT y, por otra parte, los agentes. Con sus smartphones, los agentes pueden actualizar el estado de sus intervenciones sin tener que desplazarse a la oficina del jefe. La colaboración transversal entre los operadores y el resto de la empresa se fortalece y se facilita. Añadiendo sistemas inteligentes de workflows en la ecuación, las plataformas de gestión llevan el Facility Management a un nivel superior.
La automatización: el elemento clave del rendimiento
Al informatizar el proceso de intervención y automatizar ciertas intervenciones, las estructuras ganan instantáneamente en eficiencia. ¿Implementar sensores u objetos conectados para recibir alertas? No, no sirve. Lo interesante de estos dispositivos realmente es que generan acciones y procesos automatizados. Sin embargo, el despliegue de procesos de automatización a menudo no es tan sencillo. ¿En qué área les ayudará la automatización? ¿Planificación? ¿Calidad? ¿Seguimiento? La cantidad de información no garantiza su calidad. Las organizaciones tienen que elegir los datos más útiles para el buen funcionamiento y la optimización de su Facility Management.
Las plataformas de gestión, como MoveWORK Flow, ponen la gestión y el tratamiento de los datos recolectados en el epicentro de la actividad de los servicios. El módulo inteligente de workflows identifica el tipo de información, su origen, y decide el escenario adaptado a este evento. Pone automáticamente a la persona correcta en el lugar adecuado y le transmite tareas y protocolos digitalizados al buen momento. Para ir más allá, cuando se detecta una anomalía, la plataforma de gestión lanza instantáneamente las acciones correctivas necesarias. La actividad nunca se para y la gestión optimizada de los servicios favorece lógicamente una mayor satisfacción de los clientes.
Por consecuencia, las organizaciones se vuelven extremadamente ágiles y reducen sus costes con un uso estratégico de sus recursos. Se elimina la presión de los agentes, trabajan con más eficacia y de manera empoderada. La automatización ayuda a racionalizar o eliminar las tareas manuales engorrosas, a ahorrar tiempo y a disminuir el desperdicio de materiales (energía, consumibles…). La gestión inteligente implementada con las plataformas de gestión permite una mejor repartición de las cargas de trabajo y mejora así la calidad del servicio. Los compromisos contractuales de los proveedores se mantienen y los clientes quedan satisfechos con el servicio recibido.
Una trazabilidad para mejorar sus procesos continuamente
Gracias a las plataformas de gestión, se conserva un historial completo de todas las tareas realizadas, de las correcciones hechas y de los problemas resueltos. Esto facilita el análisis de rendimiento y la toma de decisiones basada en datos precisos. El gerente puede identificar los puntos de bloqueo, las intervenciones, necesitando más recursos o más frecuencia y los hábitos de sus clientes. Con estos datos, puede ajustar o modificar los procesos operativos para ser más eficiente. Las plataformas proponen tableros estratégicos que agrupan todos los indicadores necesarios para un análisis rápido e instantáneo: umbrales de conformidad, costes, tiempos de intervención, desviaciones, etc.
De un lado, esas herramientas ofrecen indicadores al proveedor o contratante, y, por otro lado, pueden también demostrar que se ha cumplido los servicios acordados con los clientes. No solo proponen a los clientes una visión transparente de los resultados obtenidos, sino que también desempeñan un papel crucial en la fidelización. En efecto, la personalización y adaptación de los informes a las preocupaciones claves de cada cliente demuestra una comprensión profunda de sus necesidades. Las plataformas de gestión muestran que su empresa va más allá de las expectativas para ofrecer una experiencia única y centrada en el cliente.
Asimismo, los informes detallados pueden servir como base para discusiones estratégicas con los clientes. Al identificar tendencias, puntos fuertes y áreas de mejora a partir de los datos presentados, las conversaciones se vuelven más enriquecedoras. Esto crea oportunidades para proponer nuevas soluciones y demostrar continuamente el valor que su empresa aporta a la consecución de los objetivos del cliente.
La evolución constante impulsada por herramientas como MoveWORK Flow, vislumbra un horizonte donde la colaboración, la automatización y la transparencia se entrelazan para redefinir la experiencia del cliente y las operaciones organizacionales. A medida que avanzamos, se plantean nuevas oportunidades para explorar y perfeccionar aún más este enfoque. Estamos ante un panorama dinámico donde las organizaciones no solo cumplen con sus compromisos, sino que también se preparan para un futuro en el que la innovación continua seguirá siendo la norma.
