Los proyectos digitales deben aportar soluciones integrables, interoperables y que puedan adaptarse a las necesidades de cada entidad. Es una de las conclusiones que dejó la jornada “La tecnología como facilitadora clave del Facility Management en el sector público”, organizada por la Asociación Catalana de Facility Management (ACFM), con la colaboración de FAMA y Cuatroochenta, en el Palau de la Música Catalana el pasado 31 de enero.
La jornada, amenizada con piezas de violín interpretadas en vivo y una visita guiada por las espectaculares instalaciones del Palau de la Música, contó con ponencias técnicas y legales, ejemplos de colaboración público-privada, casos de éxito sobre digitalización de diferentes ámbitos del FM en entidades públicas y una mesa redonda de expertos donde se repasaron diferentes retos de digitalización en el sector público.
La bienvenida fue a cargo de Manuel Járrega, presidente de la ACFM, quien ofreció algunos datos relevantes, como que el sector del Facility Management en España representa el 2% del PIB y mueve 27.900 millones de euros (según datos del último informe de Global FM), y que la administración pública representa el 43% del gasto en FM.
Alicia Rius, abogada especialista en contratación pública, abrió la jornada compartiendo una serie de consejos y mecanismos para la articulación de proyectos TIC en las administraciones públicas. Rius puso luz sobre tres ítems de conocimiento indispensables: los procedimientos de contratación (normativa), las necesidades, a través de una visión transversal de la entidad (no solo de un área) y de la evaluación de licitaciones anteriores, y la oferta de mercado. La abogada también apuntó que “ahora la innovación ya es una condición especial de contratación y la experiencia del personal contratado cada vez es más importante”.
La segunda ponencia estuvo a cargo de Leticia Gómez, directora y coordinadora de la Digital Catalonia Alliance (DCA). Gómez explicó que la DCA es una iniciativa de la Generalitat de Cataluña con dos años de vida y 565 miembros. Nació como una “alianza de comunidades tecnológicas, innovadora, visionaria, disruptiva y colaborativa”, con el objetivo de acercar a la Administración el mercado tecnológico y de innovación y ser un punto de conexión entre entidades públicas y privadas, porque se trata de conectar soluciones reales para cubrir necesidades reales.
“El mercado va muy rápido y las administraciones no pueden quedarse atrás: o se suman a la tecnología o no podrán ser como tal”, indicó Leticia Gómez.
El segundo bloque de la jornada lo abrió Lluís Dalmau, jefe del área de Implementación de gestión de inmuebles y servicios de apoyo de la Dirección General del Patrimonio de la Generalitat de Cataluña, con el proyecto GEA, “un aplicativo para digitalizar la gestión ambiental de la Generalitat de Cataluña”.
Este ”cubre todas las tipologías de inmuebles que tenemos y que responde al Plan de Gobierno para contar con un país verde, equilibrado y conectado, donde no pueden quedar fuera los miles de edificios públicos”. El proyecto integra expertos en gestión ambiental de diferentes organismos públicos de la Generalitat.
Dalmau destacó la importancia de definir previamente los actores clave de la implementación, los perfiles, la normativa vigente y cómo se llevará a cabo la gestión del cambio.
Según palabras de Lluís Dalmau, “existen diferentes aplicativos de gestión ambiental, pero queríamos que el proyecto GEA diera respuesta a todas las tipologías de inmuebles de la Generalitat de Cataluña, por lo que necesitábamos un aplicativo que se integrase bien a nuestro ecosistema digital corporativo con el objetivo de asegurar que los datos fuesen integrables, fiables, seguros, de calidad y evaluables”. “Escogimos la solución de FAMA porque la integración de los datos era una ventaja”, agregó.
Roberto Ibarzabal, responsable de servicios generales de la entidad pública adscrita al Gobierno Vasco VISESA (Vivienda y Suelo de Euskadi), puso fin a los bloques de ponencias, presentando el proyecto de implantación de una solución para la reserva de recursos. Según comentó, el mayor reto a la hora de licitar este servicio era que debían integrarlo dentro de la gestión del Gobierno, teniendo en cuenta la diversidad de roles y usuarios, los diferentes recursos según empresa, los aspectos de movilidad, usabilidad y proximidad de usuarios, exportación informes y posibilidad de asignación de costes por recurso.
Ibarzabal explicó que “gracias a la aplicación de FAMA para la reserva de recursos, los más de 250 empleados de la empresa pública hemos logrado una mejor gestión de espacios de trabajo, de flotas de vehículos y de herramientas de comunicación, entre otros”. Añadió que se trata de una “plataforma única para la reserva de recursos, integrada con Outlook, que nos permite hacer un análisis de costes y solucionar problemas comunes como las reservas fantasma”.
Los retos de la digitalización del Facility Management en el sector público
Moderada por Bárbara Villuendas, periodista y creadora de contenidos en Cuatroochenta, la jornada tuvo su colofón con una interesante mesa redonda donde, además de Lluís Dalmau y Roberto Ibarzabal, también participaron Albert Giné, director de Servicios de Edificios Municipales en el Ayuntamiento de Barcelona, y Oriol Güell, presidente de Infraestructures.cat.
La gestión de los datos fue el primer tema tratado, y todos estuvieron de acuerdo en que en las administraciones los datos son básicos y deben tener una gestión cuidadosa, siempre orientada a las personas. Tanto es así que hay que convertirse en empresas públicas data driven y, para ello, es necesario un soporte informático muy especializado a cargo de un proveedor de confianza que entienda las necesidades, coincidieron.
De acuerdo con Oriol Güell, presidente de Infraestructures.cat: “La digitalización nos permite disponer de bases de datos robustas, fiables y seguras que ayudan a mejorar y ofrecer nuevos servicios, como pasa con la movilidad eléctrica”.
Sobre qué pide el sector público a las soluciones tecnológicas y al Facility Management, los ponentes coincidieron en que deben ser “sólidas, seguras, transparentes y robustas”. También amigables, para asegurar su uso y que ofrezcan una gran trazabilidad. La tecnología debe acompañar a las administraciones en el cambio de rol de ser simples contratantes de aplicaciones a directoras de orquesta en diferentes líneas de actividad que se aprovisionan de bases de datos.
Albert Giné, director de Servicios de Edificios Municipales del Ayuntamiento de Barcelona, afirmó que “la ciberseguridad es una prioridad para cualquier organización. Somos conscientes de los riesgos asociados y prueba de ello es el proyecto que estamos desarrollando para securizar los móviles de 6.000 trabajadores del Ayuntamiento”.
Sobre el cambio cultural que implican los procesos de digitalización dentro de las administraciones, los participantes concluyeron que es indispensable disponer de un plan de la gestión del cambio, formación, liderazgo, implicación de los cuadros superiores y, por supuesto, implicación del proveedor tecnológico.
