La acuciante necesidad de optimizar la movilidad, aprovechar mejor el espacio y el tiempo o resolver más rápido las incidencias son problemas cotidianos de cualquier ciudad. A menudo es complicado poner en marcha iniciativas orientadas a solventar estos problemas por diversas razones. Desde Vodafone, consideramos que la mejor opción es comenzar por objetivos que estén al alcance de nuestra mano, siempre con la inestimable ayuda de la tecnología.
Nuestras oficinas en Madrid (Vodafone Plaza) han servido como escenario para poner en práctica una serie de mejoras que ahora podemos trasladar a otras organizaciones que se enfrentan a los mismos desafíos, los propios de un mundo interconectado y en plena transformación digital. Vodafone SmartBuilding, una app para gestionar la relación del usuario con el edificio y los servicios del mismo, nos ha servido para comprobar el increíble margen de mejora que se puede obtener en el día a día de los empleados, haciendo su vida más fácil y optimizando su tiempo. Empoderar al usuario con información, capacidad de ceder recursos cuando no los necesita o simplemente facilitarle herramientas adaptadas a su día a día son líneas de trabajo que demuestran ser efectivas sin estar asociadas a grandes inversiones.
Aparcamiento inteligente
Vodafone Plaza dispone de una serie de plazas de parking, que se ponen a disposición de los empleados. Antes de la implantación de Vodafone SmartBuilding, los empleados podían participar en un sorteo semanal para optar a una plaza la semana siguiente. Esto les permitía utilizar el aparcamiento una media de 4 a 5 días al mes. Sin embargo, la tecnología ha dado la vuelta a esta situación y, con un simple clic, los empleados se apuntan a un sorteo diario que acaba con las plazas sin uso, ya que el usuario agraciado con una plaza también puede cederla si no la va a necesitar.
La información es poder y esto es lo que hemos brindado a nuestros empleados: una herramienta con toda la información al instante
El resultado de estas acciones nos ha llevado a una mejora sustancial del uso del parking. Ahora los empleados pueden aparcar entre 14 y 15 días de media al mes. Hemos pasado así de un escenario donde hasta un 30% de las plazas no se usaban, a otro donde se utilizan casi todas gracias a la cesión de recursos que no se usan.
Contra las salas de reuniones vacías
Del mismo modo, otro recurso compartido son las salas de reuniones. Vodafone Plaza cuenta con una serie de salas que pueden reservarse por cualquier empleado. Antes de la implantación de SmartBuilding, se podían hacer reservas desde la intranet y sin movilidad con 14 días de antelación. El problema es que, si había cambios o cancelaciones, no se actualizaba en ningún repositorio y, como consecuencia, podía haber hasta un 30% de salas vacías, pero reservadas inicialmente por algún trabajador que cambió de planes.
Gracias a la tecnología, un empleado que tiene, por ejemplo, una reunión planificada de cuatro horas, si la termina en dos, puede liberar esa sala desde su propio móvil. Esto ha derivado en una mayor disponibilidad de espacio salas, al tiempo que caen en picado las reservas ‘por si acaso’. Además, los usuarios de Vodafone, gestionan sus reservas de salas desde cualquier lugar haciendo un mejor uso de su tiempo y sin tener que estar en su puesto de trabajo.
Reporte de incidencias
Del mismo modo que la reserva de salas se veía afectada por la incomodidad a la hora de interactuar con ella, en el caso de las incidencias nos encontrábamos en un escenario similar.
Los empleados no reportaban incidencias por ir con prisa, no disponer del portátil para acceder a la herramienta de reporte o simplemente desconocer el número al que llamar.
Estamos viendo ya ahorros de un 10% en el coste de gestión de incidencias y contamos con todos los empleados para reportar incidencias de forma cómoda y sencilla
En este caso la solución ha tenido un enfoque similar facilitando a los usuarios el acceso al reporte de incidencias a través de su propio móvil
Para esto, se han dispuesto etiquetas NFC con código BIDI en diferentes espacios de Vodafone Plaza. Cualquier empleado que desee reportar una incidencia, solo tiene que pasar su teléfono por la etiqueta NFC más cercana o escanear su código BIDI. Así por ejemplo si un empleado detecta una incidencia en un baño, solo con el escaneo de la etiqueta se quedará registrado el lugar de la incidencia. De esta manera solo tendrá que poner una breve descripción y si lo desea incluir una fotografía, ya que la aplicación se comunica directamente con su cámara.
Estamos viendo ya ahorros de un 10% en el coste de gestión de incidencias y contamos con todos los empleados para reportar incidencias de forma cómoda y sencilla.
La asistencia del técnico para la resolución de una incidencia se reduce a la mitad, conoce perfectamente el lugar de la incidencia y las necesidades técnicas. Lo que antes generaba dos vistas de un técnico se reduce a una, esto afecta a los costes y a los tiempos de resolución de una manera muy eficiente.
Adiós a las colas a la hora de comer
Los empleados de Vodafone Plaza disponen de dos cafeterías y un restaurante con numerosas plazas para comer sentados.
Con la app Vodafone SmartBuilding, cualquier usuario desde su móvil puede ir viendo en tiempo real el índice de ocupación de los espacios, de modo que tienen más fácil tomar la decisión sobre cuándo hacer uso del mismo. La principal ventaja para todos es que se reducen enormemente las colas y se hace una utilización más inteligente del espacio.
Además, desde la propia aplicación se pueden consultar los menús del día, así como información nutricional de los platos, alérgenos, etc…
Con la app Vodafone SmartBuilding, cualquier usuario desde su móvil puede ir viendo en tiempo real el índice de ocupación de los espacios, de modo que tienen más fácil tomar la decisión sobre cuándo hacer uso del mismo
En resumen, la información es poder y esto es lo que hemos brindado a nuestros empleados: una herramienta con toda la información al instante, que facilita la toma de decisiones para un mayor aprovechamiento de los recursos que la empresa pone a nuestro servicio.
