El sector del Facility Management (FM) es complejo y diverso. El FM gestiona y mantiene las instalaciones de las empresas, pero no solo de sus edificios, también de las personas que los habitan, los procesos con los que interactúan en su día a día y la tecnología que hace todo esto posible.
Gracias a la tecnología, los Facility Managers pueden mejorar la cuenta de resultados de la empresa aumentando su productividad.
La tecnología concebida como modo de medición, control y mejora, pero también como método de políticas más sostenibles y que, además, favorezcan la experiencia de los empleados ya que, a espacios más cómodos, empleados más contentos.
Las tecnologías del FM también deben aplicarse a una correcta toma de datos para acometer mejoras en la calidad de los espacios para conseguir que sean más eficientes y colaborativos y, por ende, ayuden a mejorar la cuenta de resultados de las empresas.
Si hablamos de tecnología dentro del FM debemos hablar del internet de las cosas (IoT). Los cientos de sensores, pequeños, dispositivos y herramientas que permiten conocer la actividad de las instalaciones son fundamentales. Gracias a estos elementos, es posible conocer en tiempo real los datos de los procesos que se experimentan dentro de los edificios para mejorar la toma de decisiones.
Por ejemplo, con este tipo de dispositivos IoT, es posible medir la afluencia de personas a los espacios o el control de temperatura que, combinados, permiten optimizar la climatización, la disposición de las luces o la frecuencia de limpieza para conseguir una eficiencia de los costes y aumentar la sostenibilidad del edificio.
Y es que la sostenibilidad y la eficiencia energética es prioritaria para cumplir objetivos ESG que el FM puede ayudar a conseguir monitorizando y optimizando los recursos disponibles. Este tipo de tecnología puede ser una gran aliada para reducir el impacto ambiental gracias a datos precisos obtenidos en tiempo real y poder establecer objetivos como la reducción de la huella de carbono.
La gestión documental es otro de los aspectos de los que puede beneficiarse el FM. El acceso a tecnologías en red, para el que solo es necesaria una conexión de datos, ha hecho que la documentación necesaria pueda estar disponible en todo momento, facilitando la colaboración de los equipos, aunque estén físicamente distantes.
Y es que el espacio que debe procurar el FM no solo es el físico. Cada vez más empresas descentralizan sus sedes permitiendo la movilidad de sus trabajadores gracias al soporte que otorgan este tipo de tecnologías. La gestión de datos en la nube permite una gestión documental eficiente y efectiva independientemente de donde se encuentren sus equipos.
Consultoría para la automatización de procesos documentales
La automatización de procesos documentales dentro del FM debe estar basada en la transformación de flujos y tareas manuales a procesos digitales.
Para hacer esto, deben implicarse antes tareas de captura de datos, gestión, procesamiento y almacenamiento de los documentos, pero también es preciso realizar una evaluación interna o externa, a través de una consultoría, de los procesos documentales claves que son susceptibles de automatizarse.
Así mismo será necesario realizar una selección de las herramientas que más se adapten a las necesidades que queremos solventar. Para ello debemos diseñar los flujos de trabajo, las asignaciones de tareas y el personal disponible para realizarlas. La capacitación de este personal es otra de las claves para obtener éxito en la automatización del proceso. Y una vez tengamos resueltas estas etapas, el objetivo será medir. La monitorización de los flujos es clave para identificar áreas de mejora y poder ajustarlos en pos de conseguir la máxima eficiencia operativa.
Una vez resueltas estas etapas iniciales y con el estado actual de la tecnología, los flujos de conversión son cada vez más sencillos y se pueden aplicar a multitud de documentos y procesos diarios. Por ejemplo, con las facturas, los contratos o los elementos de la valija diaria. Se trata, al final, de conseguir que la automatización genere procesos más eficientes eliminando tareas repetitivas como sucede con la llegada de las facturas de proveedores o la gestión diaria del reparto de valija.
Automatización de la correspondencia, valija y cartería de empresa
Las automatizaciones en los procesos como la valija o cartería se ven claramente. A pesar de que el correo ordinario siga siendo entregado en la sede central o en sedes periféricas, ya no es necesaria la presencia del trabajador para el recibo de esta clase de documentación pues, gracias a la tecnología, los elementos físicos se transforman en digitales de manera automática llegando a la bandeja de entrada de los usuarios en forma de documentación digitalizada.
Ya no es necesario un bedel que reparta por las mesas toda la correspondencia entrante, que esté pendiente de las cartas no entregadas, etc.
La integración de soluciones tecnológicas facilita el trabajo, ahorra tiempo a los empleados y permite a las organizaciones optimizar sus operaciones y recursos abaratando costes.
Conclusión, ventajas y beneficios de la automatización de procesos documentales
Gracias a la automatización de procesos, se mejora la eficiencia operativa eliminándose, siguiendo con el ejemplo, las tareas repetitivas como la clasificación del correo, su reparto o seguimiento. Además, gracias a procesos digitales, se aumenta la inmediatez de la información y la trazabilidad de los objetos de llegada, permitiendo una toma de decisiones más razonada en base a información precisa.
Por supuesto, las probabilidades de errores humanos se minimizan, se obtiene una visión integral de los procesos donde la automatización actúa identificando de manera más sencilla los cuellos de botella, permitiendo intervenir de forma más proactiva. También permite una mayor observancia de los requisitos legales al asegurarse de que los documentos producidos queden trazables, archivados y accesibles según las normativas.
Se trata en definitiva de herramientas de control con información útil para la toma de decisiones, dashboards que reflejen una visión global que permita detectar patrones o conductas que deriven en procesos de mejora continua.
Por supuesto, este tipo de soluciones permite una movilidad sin precedentes donde ya desde su diseño inicial estaba contemplado el escenario híbrido que tan presente está hoy en día.
La integración de soluciones tecnológicas facilita el trabajo, ahorra tiempo a los empleados, consiguiendo tareas más eficientes que generan crecimiento en las organizaciones permitiéndolas optimizar sus operaciones y recursos, además de abaratar costes generales y eliminar costes ocultos.
