Apenas han pasado tres años desde la pandemia, un hito que supuso una aceleración nunca vista en cuanto a los modelos de trabajo y su impacto en los espacios. El teletrabajo es un punto que se encuentra en la mesa de prácticamente todos los Comités Ejecutivos de medianas o grandes empresas, aunque todavía existe bastante incertidumbre en muchas de ellas sobre cuál es el modelo definitivo a adoptar. Adicionalmente, frente a un cambio de modelo extremadamente rápido debido a las circunstancias, nos encontramos con unos espacios de trabajo dimensionados y definidos con unas reglas de juego completamente diferentes a las que tenemos ahora mismo.
Si ya de por sí lo anterior nos plantea un enorme reto, existe algún ingrediente más que complica la ecuación, como es el impacto de los nuevos modelos de trabajo y de los espacios en el talento joven que se incorpora a nuestras compañías.
Para poder aportar alguna información contrastada, lo más adecuado es preguntar directamente a los implicados en lugar de teorizar sobre sus expectativas, y esto fue lo que hicimos con un grupo nutrido de jóvenes de diferentes áreas en una conversación informal. Pese a su corta experiencia, sí observamos algunos principios bastante claros y, en general, opiniones alineadas, que nos proporcionaron algunos elementos interesantes a considerar en el diseño de los espacios de trabajo:
- Dan mucha importancia al espacio de trabajo como medio para fomentar el bienestar a la hora de trabajar y la colaboración entre personas y departamentos. Igualmente, consideran que es un elemento que genera orgullo de pertenencia.
- Valoran muy positivamente un ambiente cálido frente a una imagen preconcebida de oficina fría con mobiliario individual asignado, poca luz natural y materiales duros. En este sentido, señalaban como elementos fundamentales a la hora de crear este ambiente cálido y colaborativo las mesas abiertas sin separaciones físicas, los puestos flexibles, la predominancia de luz natural, una temperatura de color cálida en la iluminación artificial, telas con colores vivos, decoración y elementos naturales como plantas o minerales.
- Dan mucha relevancia a la función de la oficina como espacio de encuentro, de tal modo que los espacios comunes, como vendings amplios, patios o terrazas, son muy valorados.
- La flexibilidad y el teletrabajo son aspectos muy importantes para ellos, si bien el primer concepto es claramente el más destacado en relación con la conciliación entre la vida personal y el trabajo. En cuanto al teletrabajo si bien opinan que es importante, lo es análogamente la necesidad de ir a la oficina para relacionarse, conocer la empresa y poder desarrollarse. No son partidarios de muchos de días de teletrabajo, pero tampoco de acudir a la oficina si no hay nadie con quien encontrarse.
- Finalmente, más allá de la ilusión por el proyecto o función que desarrollan o la retribución que perciban, sí estarían dispuestos a cambiar de compañía o de puesto si el ambiente de trabajo no les satisface, incluso penalizando otros factores como la función que desempeñen o la retribución que perciban. En este sentido, tanto la flexibilidad como el espacio de trabajo en sí serían dos elementos esenciales en la creación de ese ambiente acogedor y colaborativo que buscan en la oficina.
La solución a la ecuación que plantean todas las variables anteriores pasa necesariamente por la gestión de espacios flexibles. ¿Cómo dar respuesta eficiente a necesidades flexibles en un espacio fijo? ¿Cómo dimensionar la superficie requerida? ¿Cómo distribuir dicha superficie en función de las necesidades? ¿Cómo gestionar y optimizar el parking? La buena noticia es que ya existen algunas posibles respuestas a dichas cuestiones:
- El primer paso para lograr identificar las necesidades y saber cómo gestionarlas es disponer de información, y para esto es imprescindible medir y conocer el verdadero uso del espacio. Sensores para medir ocupación de puestos de trabajo, dispositivos para medición de ocupación de salas, de vendings o de tránsito en las plantas de los edificios, son soluciones accesibles y con un coste muy razonable actualmente. Con información de ocupación real se observan muy bien las dinámicas de comportamiento de los espacios, lo que permite tomar decisiones sólidas y contrastadas para el dimensionamiento de los espacios y las políticas de uso.
- Las salas de reunión son otro recurso normalmente escaso y de difícil gestión: políticas con bolsa de horas semanales por empleado o la reserva de salas con sistemas dinámicos de check in/out para reservar o liberar en tiempo real son soluciones que permiten reducir la distancia entre tiempo reservado y tiempo de ocupación efectivo, permitiendo un uso mucho más eficiente.
- Y naturalmente el parking, uno de los recursos más valorados por los empleados y que supone generalmente uno de los problemas más difíciles a resolver, ya que implica conjugar derechos de parking en función del nivel jerárquico, el uso parcial por teletrabajo y la carencia de alternativas de aparcamiento fuera de las oficinas. Una posible solución se encamina hacia políticas y herramientas que mantengan el derecho por nivel jerárquico pero no asignen las plazas de forma perpetua, sino ligándolas a la presencia, liberándolas los días de ausencia por teletrabajo, baja médica, viaje, vacaciones, etc., y casando de forma automática las plazas liberadas con las necesidades de los que acuden con o sin derecho a ellas. Con esto, se pueden alcanzar niveles de aprovechamiento cercanos al cien por cien.
En síntesis, aunque nos encontramos con un contexto complejo donde el espacio ha emergido como un elemento clave para la mejora del ambiente de trabajo, lo que impacta positivamente en la captación y retención de talento y en la productividad, existen ya alternativas que permiten llevar a cabo una gestión flexible, de un entorno que, por defecto, no lo es.
