En la actualidad, la eficiencia en la gestión de los espacios de trabajo, con foco en el bienestar de los empleados, es clave para lograr la optimización de los recursos y la productividad de las personas. Todo en conjunto fomenta, además, los entornos sostenibles.
Este escenario es el que persigue el Facility Management, que desempeña un papel crucial en la transformación de los entornos laborales, que se están produciendo en los últimos años, para la consecución de estos objetivos.
La gestión de espacios basada en datos y bajo criterios de sostenibilidad permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de los empleados y del propio negocio, o sector y mercado, optimizan do el uso de recursos y fomentando la eficiencia operativa.
El papel del FM en la transición hacia entornos sostenibles y centrados en las personas
El Facility Management ya no centra su labor solo en la gestión de instalaciones, sino que su papel ha evolucionado hacia un rol estratégico en la adaptación y diseño de los espacios alineados con la estrategia corporativa. El Facility Management piensa ahora en diseñar espacios de trabajo que prioricen el bienestar de los empleados, la eficiencia y la sostenibilidad; estos tres ejes son una prioridad. Esto implica integrar soluciones innovadoras -más allá de la tecnología para mejorar la experiencia del trabajador, incluyendo diseños centrados en el empleado y la adaptabilidad de los espacios a nuevas formas de trabajo.
Para Joaquín Montesinos de Althea Blue: “La transición hacia entornos laborales sostenibles y centrados en la experiencia humana es una prioridad que va más allá del diseño flexible de oficinas o del uso de tecnología avanzada. Se trata de crear contextos que mejoren la calidad de vida, fomenten el bienestar y hagan del tiempo compartido en el trabajo una verdadera experiencia enrique cedora”.
La hibridación del trabajo y la adaptabilidad al cambio
Con la transición hacia modelos de trabajo híbridos, que hemos vivido recientemente, los profesionales del Facility Management se han encontrado con un importante reto: deben garantizar que los espacios sean flexibles, cómodos y eficientes, pero también que el empleado se sienta seguro y cómodo si trabaja fuera de la oficina. En este sentido, se han desarrollado distintas estrategias, como facilitar el trabajo remoto desde los hogares de los empleados, hasta poner a disposición de los mismos otros lugares o centros de trabajo, dónde dispongan de los mismos servicios y tecnologías que si estuvieran en la oficina oficial de la compañía.
En este nuevo ecosistema de los espacios de trabajo híbridos y flexibles, la gestión basada en datos se convierte en un aliado para el FM.
La gestión basada en datos permite identificar patrones de uso, optimizar la distribución de espacios y garantizar que los recursos sean utilizados de manera efectiva en la oficina física. Casos de éxito han demostrado que la combinación de tecnología, diseño adaptable y análisis de datos permite una transición efectiva y sostenible hacia estos nuevos modelos de trabajo.
“Ejemplo práctico: en uno de nuestros proyectos, Althea Blue desarrolló una solución integral de Facility Management que no solo optimizó la trazabilidad de los servicios, sino que también facilitó la experiencia de los empleados a través de una plataforma tecnológica que permitía gestionar incidencias y reservas de espacios en un entorno ágil y eficiente”, comenta Montesinos.
José Orosa, director de Operaciones de ILUNION Facility Services, nos comenta otro ejemplo, en este caso centrado en Torre ILUNION, la sede corporativa de ILUNION, desde 2017. La incorporación de tecnología enfocada en la gestión de los recursos energéticos, ha permitido su optimización. En la Torre ILUNION han apostado por la instalación de iluminación LED y la implementación de sistemas de calefacción y aire acondicionado de volumen de refrigerante variable (VRV) entre otras acciones, lo que ha proporcionado mayor confort y eficiencia operativa. “Estos avances han sido posibles gracias a la integración de tecnologías de monitorización y gestión de energía, que permiten una supervisión continua y ajustes en tiempo real. Esta estrategia no solo mejora el rendimiento energético, sino que también prolonga la vida útil de los equipos y reduce los costes operativos a largo plazo”, explica Orosa. Y asegura que: “La gestión de servicios basada en datos es una herramienta poderosa para crear espacios sostenibles y eficientes que mejoran el bienestar de los usuarios y se adaptan a los modelos flexibles de las compañías modernas.”
Por otro lado, recientemente se ha realizado un estudio sobre el futuro del workplace, llevado a cabo por la Comunidad de Innovación de la Asociación Española de Directores de Recursos Humanos (AEDRH), bajo la dirección técnica de Alotark. Aunque pronto se presentarán las conclusiones definitivas, adelantamos cuatro hallazgos preliminares del estudio El futuro del lugar de trabajo: Tendencias y oportunidades en una era hiper tecnológica e híbrida. El modelo híbrido es la nueva norma, pero su éxito depende del propósito. El estudio profundiza en estas cuestiones revelando diferencias significativas en la percepción del modelo híbrido según la edad y las expectativas del talento.
La oficina sigue siendo irremplazable, pero necesita evolucionar. En el estudio se analiza las expectativas según la generación y el sector de actividad. Resulta relevante, ya que comprender qué factores realmente influyen en la decisión de acudir a la oficina será fundamental para el rediseño de los espacios de trabajo en los próximos años.
El estudio también analiza los tipos de diseños de espacios mejor valorados; el reto se encuentra en equilibrar colaboración y concentración.
Otro factor que destaca el estudio es la tecnología, y se plantea la gran pregunta: ¿aliada o barrera? En este sentido, se desprende del estudio que “más del 50% de los empleados todavía enfrenta dificultades tecnológicas en su entorno laboral, lo que puede afectar su productividad y conexión con el equipo”.
El estudio también analiza los tipos de diseños de espacios mejor valorados; el reto se encuentra en equilibrar colaboración y concentración
Gestión del workplace basada en datos
La gestión de espacios basada en datos permite a las organizaciones tomar decisiones estratégicas informadas. Utilizando tecnologías como sensores IoT y análisis predictivos, es posible optimizar la ocupación de espacios, mejorar la eficiencia operativa y reducir costos.
“El análisis y la interpretación de datos ofrecen múltiples beneficios para la optimización de servicios. En primer lugar, permiten identificar patrones y tendencias que pueden ser utilizados para anticipar necesidades y ajustar los servicios en consecuencia. Por ejemplo, el análisis de datos de ocupación puede revelar qué áreas del edificio son más utilizadas y en qué momentos, lo que facilita la planificación de la limpieza y el mantenimiento. Además, la monitorización continua de la calidad del aire y el consumo de energía permite implementar medidas correctivas de manera oportuna, reduciendo costes y mejorando la sostenibilidad”, nos explica José Orosa, director de Operaciones de ILUNION Facility Services.
¿Cuáles son las ventajas clave de la gestión basada en datos?
Espacios: optimización del uso del espacio. Identificación de espacios subutilizados. Ajustes en la distribución de espacios, según demanda en tiempo real. Ajustes interactivos basados
en datos para mejorar continuamente los espacios. Diseño de espacios personalizados y flexibles. Análisis de tendencias de ocupación. Escalabilidad eficiente de los espacios. Gestión de aforos en tiempo real. Transparencia en el uso de espacios. Integración con herramientas digitales para la gestión del workplace, etc.
- Eficiencia: mejora de la eficiencia operativa. Automatización de procesos como reservas de salas y control de energía. Sostenibilidad y eficiencia energética. Optimización del consumo energético mediante tecnologías inteligentes. Reducción de residuos y mejor gestión de recursos. Uso eficiente de equipos y materiales. Monitoreo de calidad del aire y seguridad ambiental, etc.
- Implementación de mantenimiento predictivo.
- Operativa: toma de decisiones informadas. Mayor agilidad en la gestión de cambios. Adaptación rápida a nuevos modelos de trabajo. Cumplimiento normativo y seguridad. Mejor comunicación y colaboración, etc.
- Bienestar: aumento de la satisfacción y productividad de los empleados. Mayor comodidad y adaptabilidad a las necesidades individuales, etc.
- Reducción de costos: ahorro en mantenimiento y operación de instalaciones. Reducción energética y recursos hídricos, etc.
Smart Workplace: el entorno de trabajo inteligente
Un entorno de trabajo inteligente no solo se enfoca en tecnología, sino en la integración de elementos clave para mejorar la productividad y bienestar. Los aspectos clave de un smart workplace podrían ser: el uso de tecnología conectada: IoT, sensores, plataformas de gestión de espacios; espacios flexibles: diseño modular y mobiliario adaptable, bienestar de los empleados: calidad del aire, luz natural, ergonomía; trabajo colaborativo: herramientas digitales y diseño de espacios interactivos; eficiencia operativa: automatización y mantenimiento predictivo; sostenibilidad: reducción de consumo energético y materiales ecológicos; seguridad y accesibilidad: control de accesos inteligentes y diseño inclusivo; analítica de datos: monitoreo en tiempo real y mejora continua.
La transformación de los espacios de trabajo impulsada por el Facility Management, basada en datos y criterios de sostenibilidad, es clave para la nueva era del futuro laboral. La combinación de tecnología, diseño centrado en el empleado y la sostenibilidad, junto al análisis de datos permite a las organizaciones ser más ágiles, eficientes y responsables con el medioambiente, lo que las hace más competitivas, asegurando al mismo tiempo la satisfacción y bienestar de los trabajadores.
La evolución hacia entornos inteligentes es un paso necesario para una gestión sostenible, productiva y adaptable a las necesidades del futuro, y sobre todo para cualquier compañía moderna del siglo XXI, que quiere evolucionar sin olvidarse de las personas.
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