Descongestión. Recontención. La pandemia ha puesto patas arriba la organización del trabajo, instalando el teletrabajo en el paisaje. Ha obligado a las empresas a replantearse sus métodos de funcionamiento. Ha llegado el momento de volver a la oficina. Pero no es una vuelta a la ‘normalidad’. En dos años, los hábitos de los empleados han cambiado. Lo mismo ocurre con las expectativas de su entorno de trabajo. Recuperarlas se está convirtiendo en un verdadero reto. Movework examina los principales problemas de la vuelta a la oficina y las palancas de que disponen las empresas para afrontar el reto.
En un contexto marcado por la vuelta a los despachos, pero también por las tensiones en la contratación, surgen tres grandes cuestiones. Por un lado, la necesidad de un entorno saludable, esencial para el bienestar de los ocupantes. En segundo lugar, la aparición de nuevas expectativas en términos de flexibilidad. Por último, el corolario de la flexibilidad es el desarrollo de modos y espacios de trabajo híbridos.
Ambiente sano, flexibilidad, hibridación: tres grandes retos
- Un entorno saludable.
Aunque la presión de la pandemia está disminuyendo, los retos sanitarios siguen siendo importantes. Volver a la oficina significa tranquilizar a los empleados en materia de higiene y seguridad. Proporcionar un espacio de trabajo ventilado y aireado, con gel disponible y limpiado con frecuencia, es un requisito previo.
Sin embargo, las aspiraciones de los empleados en cuanto al entorno de trabajo son más amplias, como muestra el Barómetro de preferencias de los empleados de JLL. El bienestar y la salud ocupan el segundo lugar (59%), incluso antes del salario. Casi una cuarta parte de los empleados de todo el mundo podrían incluso dejar su empresa por la calidad de su vida laboral. En este contexto, el bienestar y la salud física y mental se están convirtiendo en una cuestión prioritaria para las empresas y en un medio para reforzar su atractivo. Según el mismo estudio, las empresas aún tienen trabajo por hacer: menos de la mitad de los empleados están convencidos de que su empresa es un buen lugar para trabajar. Más allá de la aplicación de las normas sanitarias, la vuelta a la oficina plantea retos a los que debe responder el entorno de trabajo. Proporcionar locales que favorezcan el compromiso de los empleados, espacios que tengan un impacto positivo en su salud y bienestar, se está convirtiendo en una necesidad.
- Flexibilidad a todos los niveles.
Antes de la crisis, los empleados ya tenían expectativas en términos de ambiente de trabajo, bienestar y comodidad. Pero tras varios meses fuera de la oficina, algunas de estas expectativas se reforzaron. Han surgido otros. La principal característica es la necesidad de flexibilidad a todos los niveles. Según un reciente estudio publicado por Manpower Group, el 93% de los empleados concede cada vez más importancia a la flexibilidad en el trabajo. Al 64% le gustaría pasar a una semana de 4 días y al 35% le gustaría elegir su lugar de trabajo.
- Hibridación.
Flexibilidad, pero también hibridez. Las encuestas más recientes muestran que los empleados prefieren el trabajo híbrido, con una mezcla de teletrabajo y trabajo presencial. Además del tiempo, también se trata de la hibridación de los espacios de trabajo. Los empleados se han acostumbrado a trabajar desde casa y la separación entre espacios se ha vuelto más tenue.
Los empleados quieren conservar las ventajas de estas nuevas formas de trabajo y disfrutar de una mejor experiencia como empleados. A las empresas les interesa tener en cuenta estas expectativas y utilizar el bienestar como una palanca eficaz para retener a los empleados. También es un poderoso factor de atracción. En un momento en el que la guerra por el talento se recrudece y la contratación es difícil, tener en cuenta estos elementos puede marcar la diferencia.
Facility Management: un papel estratégico
Evidentemente, las expectativas en términos de entorno saludable, flexibilidad e hibridación no son ajenas a la gestión de los edificios. La capacidad de responder a ellas otorga a los actores del Facility Management un papel eminentemente estratégico.
- Reinventar la gestión, digitalizar los procesos.
Las empresas tendrán que reinventar la gestión de sus espacios de trabajo y digitalizar sus procesos. De hecho, la flexibilidad y los modos híbridos implican la gestión del uso de los edificios. ¿Quién viene a la oficina? ¿Cuándo vienen? ¿Por cuánto tiempo? ¿Estará ocupada hoy la sala de reuniones del 2e? ¿Y la oficina en 3e? Las organizaciones tendrán que adoptar un enfoque ágil, anticipando el número de ocupantes y calibrando los servicios de forma más personalizada. Disponer de una plataforma de gestión que se adapte a las necesidades y controle todos los edificios se está convirtiendo en algo esencial. Borja Duque, director general de Movework, lo confirma: “Para hacer frente a los retos actuales de flexibilidad e hibridación, las empresas tienen todo el interés en digitalizar sus procesos. Combinadas con el desarrollo de la gestión de datos y la implantación de objetos conectados, plataformas como la nuestra permiten responder en tiempo real a las necesidades de los ocupantes y coordinar inteligentemente las intervenciones, con el resultado de que el rendimiento aumenta”.
- Repensar la gestión de las prestaciones de servicios.
La flexibilidad, el fin del enfoque estandarizado, también perturba la gestión de los servicios. El ejemplo de la limpieza es evidente. Antes, la limpieza se hacía a primera hora de la mañana o a última de la noche. Hoy en día, se replantean las intervenciones. Los técnicos deben ser capaces de reaccionar y ser ágiles interviniendo cuando sea necesario. Esto requiere una organización completamente diferente. También en este caso, la coordinación entre los proveedores de servicios y las empresas, así como la gestión, se convierten en problemas importantes. “Gestionar la intervención adecuada en el lugar adecuado y en el momento oportuno, estando en fase con las necesidades reales, es fundamental. Esto contribuye a una gestión óptima, ya sea en términos de higiene, consumibles o mantenimiento técnico del edificio. Esto solo es posible con una herramienta que aúne todo el ecosistema: la empresa, los proveedores de servicios y, por supuesto, los ocupantes”, continúa Borja Duque.
Frente a los cambios en los modelos y prácticas de trabajo, los agentes del FM pueden tener la clave para el atractivo de los empleadores y el éxito de la vuelta a la oficina.
