La pandemia ha cambiado para siempre muchos ámbitos de la sociedad y empresariales, y prácticamente todos los sectores de actividad se han visto obligados a modificar su forma de operar para garantizar la continuidad de sus negocios. Un claro ejemplo es el de los edificios corporativos, que, ante la necesidad de optimizar los recursos, pero manteniendo el mismo nivel de servicio –o incluso mejorándolo–, se enfrentan a una transformación fundamental de la recepción marcada por su virtualización.
En este sentido, el despliegue de nuevas tecnologías y la mejora de la conectividad ha sido fundamental para que los edificios corporativos se adapten a las necesidades del presente y a las de un futuro acelerado y modificado por la COVID-19. Porque si algo ha hecho esta pandemia, es acelerar la transformación digital de muchas empresas, incluyendo ámbitos corporativos en los que esa digitalización parecía remota o secundaria. Es el caso de la recepción, punto clave en edificios tanto corporativos como multiempresa, donde el trato cara a cara o el intercambio de documentación física que parecían irrenunciables están dando paso a nuevas formas de realizar funciones clave para mantener un edificio vivo que incluyen también la gestión de la paquetería o las llaves para los servicios de mantenimiento.
Hacia una recepción virtual
Dentro de esta era de cambios acelerados, las recepciones atendidas durante el horario comercial/laboral, o incluso permanentemente, han dejado de tener sentido como norma general, al menos en determinados horarios o en determinados lugares, en el caso de aquellas empresas que cuentan con varias recepciones en un mismo edificio o en diferentes delegaciones.
Las nuevas tecnologías permiten combinar o incluso sustituir la recepción tradicional con nuevas formas de atender esta función imprescindible. Es el caso de las recepciones virtuales –gestionadas de manera remota por la propia empresa o por el partner contratado para este servicio–, o de la recepción totalmente automatizada, sin intervención humana, salvo en caso necesario, que suplen a las convencionales en la gestión y control del ciclo completo de la visita y del evento corporativo.
En ambos casos la clave para mantener o mejorar el servicio, más allá de un excelente diseño y despliegue tecnológico, es seguir manteniendo la sensación de relación cara a cara; es decir, poder ver y reaccionar ante la cara de quien nos atiende, aunque esté a cientos de kilómetros de distancia o incluso se trate de un avatar dotado de inteligencia artificial. Solo de esta manera podremos pasar de la necesidad de cerrar una recepción a la posibilidad de seguir prestando un servicio seguro y de calidad.
Sistemas inteligentes
En el caso de las recepciones virtuales, hablamos de sistemas de recepción inteligente con comunicación bidireccional que permiten realizar la actividad de recepción en remoto. Por tanto, pueden atender varios centros localizados en distintos puntos geográficos, proporcionando mayor flexibilidad a las compañías con múltiples delegaciones y una interacción 100% natural. Dicha gestión puede llevarse a cabo desde uno de los centros de la propia compañía o externalizarse a un partner para que la atienda desde un centro de control homologado con todas las medidas de seguridad y con personal especializado. Esta última posibilidad ofrece varias ventajas ligadas a la externalización, además de nuevas posibilidades como encomendar la gestión de la recepción a un vigilante de seguridad capacitado legalmente para supervisar también el sistema de CCTV del edificio de forma remota.
En ciertos casos, la alternativa más eficiente puede ser la recepción autónoma o automatizada, gestionada por un avatar con inteligencia artificial que envuelve el interfaz de interrelación con el usuario. Aunque los avances en este campo permiten ya una interactuación fluida y natural entre usuario y máquina, resulta imprescindible la presencia de un botón de ayuda que en determinadas situaciones permita hablar con una persona situada en un centro de control.
En ambos casos, y para cumplir con el requisito fundamental de contacto visual cara a cara, los puestos de recepción virtuales, los llamados “totems”, son puestos configurables y diseñados a medida, que incluyen la comunicación con vídeo y audio, además de dispositivos complementarios como lectores de documentación o impresoras de acreditaciones. Se pueden integrar con otros sistemas, como los de control de accesos, para mejorar aún más la experiencia del visitante, y tienen la posibilidad de reproducir vídeos, imágenes o mensajes de audio mientras no están en uso.
Gracias a estas soluciones se pueden gestionar en remoto, entre otras tareas, las acreditaciones de visitas, los controles de acceso de visitantes y empleados, la recepción y validación de documentos y el envío de mensajes de seguridad o comunicación, siempre que se requiera.
Por supuesto han de cumplir estrictamente con la Ley de Seguridad Privada, el RGPD y la normativa de privacidad, y operar bajo los más altos cánones de ciberseguridad, incrementando aún más los niveles de seguridad de las corporaciones y salvaguardando la imagen de la organización al evitar una gestión, almacenamiento o manejo inadecuados de los datos personales de los visitantes o los empleados.
Los tiempos exigen digitalizar todas aquellas áreas que sean susceptibles de ser transformadas, como es el caso de las recepciones, para poder ahorrar costes y mejorar la eficacia del sistema. Bien como solución única, bien como complemento sobre el que bascular la carga de trabajo en determinados periodos y lugares, las recepciones remotas, en cualquiera de sus sabores, son ya el presente de muchos edificios corporativos y conforman el ineludible futuro de su transformación digital.
