Como Facilities Management, nos invaden los nuevos desarrollos, innovaciones, tecnologías, programas SMART y otros progresos que tenemos que integrar y explotar en nuestras responsabilidades y actuaciones. Estamos inmersos en cambios continuos exigentes que, posiblemente, evitan que podamos dar dos pasos atrás y estructurar estas responsabilidades y actuaciones en nuestra gestión de forma congruente con el propósito de ser más eficientes y efectivos.
Por eso, deseo indagar un poco en esta estructuración, a través de una asociación con los objetivos corporativos. Al fin y al cabo, son los objetivos de las empresas los que nos marcan por dónde ir.
¿Por qué esta asociación?
Una estructuración nos proporciona una visión que facilita la toma de decisiones, marca las prioridades y nos ayuda a realizar una supervisión adecuada de la implantación y explotación de las nuevas tecnologías, innovaciones y programas.
Muchas empresas de éxito están implantando la metodología conocida como OKR (en inglés, Objetives and Key Results, es decir, objetivos y resultados clave), creada para definir objetivos que ayudan a los departamentos a trazar metas claras y que se puedan medir. Esta metodología es muy útil para hacer un correcto seguimiento en la implantación y explotación de los desarrollos e innovaciones tecnológicas.
El valor de acudir a los OKR
Todo desarrollo que es implantado y explotado en las empresas tiene un solo fin: cumplir los objetivos corporativos. Da igual que se implante un sistema de sensorización de las oficinas, una gestión eficiente energética o un sistema de innovación social: la empresa solo asigna Capex cuando el efecto de la implantación ayuda a cumplir los objetivos, sea un efecto tangible (medible) o no.
Muchas empresas comparten los objetivos de ser económicamente más eficientes (ahorros), ser más productivos (ventas, imagen) y, en los últimos años, vemos objetivos relacionados con la sostenibilidad, en los cuales podemos encasillar los ‘smart buildings’, la gestión energética eficiente, etc. Pero no sabemos cuántas empresas, tras asignar capital e invertir en nuevas tecnologías, evalúan el impacto de estos desarrollos en sus filas.
La víctima sigue siendo el Facilities Management, ya que continúa oculto en la aportación de valor. Finalmente, es solo el que lo implanta y mantiene. Suena kafkiano, pero es una realidad. Siempre actuamos para dar un soporte de valor y ayudamos a cumplir con los objetivos corporativos pero, en general, nos siguen considerando como un handy-man de 2a generación, para apañar y poner en marcha proyectos que aparentemente no tienen que ver con los objetivos corporativos.
Para visualizar nuestro valor y apoyo a los objetivos corporativos, los OKR son una herramienta excelente. Estamos implantando esta metodología en algunos de nuestros proyectos con una estructura extendida. Hemos añadido unos niveles de gestión y supervisión, que facilitan el seguimiento del efecto e impacto de nuestras actuaciones en los objetivos.
Como se puede ver en la imagen de la página siguiente, en la que aparece un ejemplo de estructura OKR, apreciamos tres niveles: objetivo, resultados clave y esfuerzos. Partiendo de este esquema, se enumeran y relacionan las medidas a
tomar, agrupadas en:
– Medidas de organización, como determinar el horario de uso de oficina, hacer seguimiento del uso real…
– Medidas para reforzar la cultura y el conocimiento (comunicar el horario, objetivo y argumentación del ahorro que puede conllevar la sostenibilidad, ahorro en gastos, imagen de la empresa, etc.).
– Medidas de centralización, homogeneización y estandarización. Entre ellas, las políticas de FM, auditoría de mediciones, planes de acciones correctivos, negociar la contratación de consumos con cláusulas flexibles para poder cambiar de compañía, etc.
– Medidas tecnológicas (consultoría de eficiencia energética, seleccionar proveedor y SW, etc.)
Una vez creado este esquema de OKR, con sus capas adicionales de esfuerzos y medidas, tenemos que tener KPI’s que midan el progreso del cumplimiento de los objetivos. Hacerlo un año después de su implantación no es profesional, ni eficiente o efectivo. Cada KPI se asocia con uno o más esfuerzos. Como los esfuerzos también impactan en los resultados clave, tras determinar el peso de cada uno de ellos podemos medir el progreso del cumplimiento del objetivo principal.
Aquí presentamos ejemplos de KPI para la implantación de la sensorización de una oficina, con el fin de mejorar la
eficiencia energética:
- Número de personas que entran antes de las 8.00 horas (medición diaria).
- Zonas donde hay personas antes de las 8.00 horas (medición diaria).
- Número de personas que siguen después de las 18.00 horas en la oficina (medición diaria).
- Zonas donde hay personas después de las 18.00 horas (medición diaria)
- Número de personas por zona en la oficina (medición cada hora).
- Consumo eléctrico de la iluminarias por zona y planta (medición cada hora).
- Consumo eléctrico de climatización por zona y planta (medición cada hora).
- Número de quejas/incidencias de los empleados por las medidas (medición semanal).
- Número de incidencias del sistema (SW) (medición semanal).
- Número de ajustes al sistema (medición semanal).
Obviamente, el seguimiento óptimo en este ejemplo implica disponer de software de gestión que mide por nosotros en las frecuencias deseadas y nos proporciona cuadro de mandos e informes.
Cuando tengamos las mediciones de los KPI que nos proporcionan los sistemas tecnológicos (HW & SW), podemos hacer un seguimiento coherente, diseñar e implantar cambios para ajustar desvíos y mostrar cómo, por ejemplo, un sistema de sensorización ayuda en el cumplimiento de un objetivo de ahorro, de sostenibilidad u otro tipo. Creando un informe con los datos recopilados y, sobre todo, el impacto que tiene el sistema, podemos informar a la dirección sobre cómo un sistema innovador o tecnológico progresa y ayuda al cumplimiento de los objetivos corporativos.
Conclusión
Las implantaciones de tecnologías e innovaciones se tienen que medir, y este tipo de informes, orientado a medir el cumplimiento de los objetivos, es el medio adecuado para comunicarse de forma eficiente y efectiva con la dirección corporativa. Como expertos en dar soporte y aportar valor añadido mediante nuevas tecnologías, esto nos brinda la oportunidad de sugerir nuevas inversiones o proyectos a la dirección, en vez de ser un informador sin valor añadido o un ‘ejecutor’ de proyectos.
Para ello, es necesario alinear las nuevas tecnologías, innovaciones y proyectos SMART con la visión de la dirección mediante la correspondiente estructura de OKR y KPI.
