Corporate Real Estate y Facility Management: retos y oportunidades

Dentro de la escena del nuevo sector inmobiliario, y en especial dentro de lo que conocemos como Corporate Real Estate (CBR), el Facility Management (FM) adquiere nueva relevancia cuando consideramos las operaciones de los inmuebles en su conjunto y aún más cuando tratamos de optimizar en portfolios para que muestren su mejor cara a ocupantes e inversores.

¿Podríamos ahorrar integrando el FM y EL CRE? Los beneficios pesarán más que los costes de hacerlo.

Estamos en un momento en que se consolida un nuevo sector inmobiliario, más profesionalizado y diverso, y el Corporate Real Estate Management no es ajeno a estos cambios. Tradicionalmente el CRE se ha centrado en resultados a corto plazo buscando bajar los costes. En el escenario actual, tan cambiante, en el que inversores, fondos y corporaciones tienen muchas presiones y exigencias externas, la estrategia general a largo plazo, adquiere gran importancia. Marcar buen rumbo pasa a ser principal. Quizá el inmobiliario no sea la actividad principal de la empresa pero está claro que, a pesar de que el retorno de las actividades de secundaria sea menor, no hay duda de que puede aportar mucho valor.

Estos días, desde diversos foros de opinión estamos escuchando cómo pasada ya la fase de recuperación, hemos entrado en una de consolidación en la que se busca un valor añadido. Lo confirmo, y es por ello que un buen enfoque del Facility puede aportar tanto a una organización. El CRE no es ajeno a la situación general del sector inmobiliario y debemos obtener el máximo ahora que iniciamos ciclo.

Quizá el inmobiliario no sea la actividad principal de la empresa pero no hay duda de que puede aportar mucho valor

Para ello, podemos aplicar diversas estrategias, que van desde la forma de ver las propiedades como unos activos que pueden optimizarse y gestionarse para generar crecimiento, con una contribución financiera a la organización que será significativa, a proporcionar lugares para la retención del talento y la innovación. También nos puede ayudar a mejorar las ventas y la imagen, transmitiendo marca y valores empresariales. Incluso nos ayudará a generar el cambio, a ser más flexibles y a adaptarnos mejor a las condiciones del mercado.

En este contexto, las decisiones operativas más conocidas de Real Estate, se refieren a los rendimientos asociados con los servicios externalizados. Por otra parte, hay otros métodos que pueden ser considerados como: reubicar unidades de negocios, la ocupación de edificios sostenibles, la elección de localizaciones y la implementación de los nuevos modelos de workplace. En todos estos instrumentos está implícito el Facility Management.

Vemos que el Corporate Real Estate y el Facility Management comparten objetivos similares, pero combinar ambas disciplinas puede suponer todo un reto. Desde WIRES (Women in Real Estate Spain), explicamos por qué las ventajas de coordinarlas pueden superar el coste añadido de esta labor.

Aquellas organizaciones que integran el Facilities Management y el Corporate Real Estate reducen sus costes hasta en un 25% debido a las bajas en las contrataciones por volumen y también por un mejor rendimiento de los equipos debidamente cualificados y capacitados. Lograr esta integración requiere un esfuerzo e inversión iniciales y debemos contar con profesionales bien preparados para aunar ambas estructuras y que esta integración no se haga eterna.

Tanto la gestión de los inmuebles corporativos como el FM comparten el objetivo común de ocuparse de los espacios en que una organización vive y desarrolla su actividad, pero tradicionalmente se centraban en vertientes diferentes. La integración de la que hablamos puede interpretarse de distinta manera según las organizaciones y los diversos servicios de FM.

Vemos que el Corporate Real Estate y el Facility Manangement comparten objetivos similares, pero combinar ambas disciplinas puede suponer todo un reto

Cuando una organización se plantea integrar la gestión de sus inmuebles con las funciones de FM, el modo en que se lo plantee repercutirá fundamentalmente en dos aspectos: en cómo gestionar los inmuebles internamente y en cómo se gestionan las relaciones con los proveedores (podemos entender que variará sustancialmente el alcance de los servicios requeridos). También repercutirá en el valor que la gestión añada a los inmuebles en sí. Los modos de hacerlo variarán también en la medida en que se opte por una gestión completa dentro de la propia organización, o bien se externalicen los servicios total o parcialmente, o con soluciones mixtas que optimicen costes y mejoren la gestión de riesgos.

Integración horizontal y vertical

Cuando hablamos de integración y de su aportación de valor, podemos trabajar organizando los distintos bloques de CRE y de FM en módulos funcionales como, por ejemplo, proyectos, Facilities, servicios generales para las oficinas, suministros, gestión de puestos de trabajo y gestión inmobiliaria.

Cada organización puede luego agrupar los bloques dentro de estas columnas verticalmente (por ejemplo, todos los servicios de Facilities) y horizontalmente (por ejemplo: servicios estratégicos, servicios técnicos, etc.) dando lugar a una matriz en la que un proveedor o departamento interno puede entrar como ‘integrador’ a consolidar toda una fila o columna de servicios.

Si tenemos integración vertical, podríamos reducir el número de proveedores y podríamos beneficiarnos de economías de escala, cerrando un contrato de TFM o total Facilities Management. Este modelo de integración vertical se usa frecuentemente para suministros.

Por otra parte, la integración horizontal, aúna los servicios de Facilities con los inmobiliarios, con la gestión de los espacios de trabajo, con los proyectos y adecuaciones/reformas y con los suministros, todos bajo un mismo modelo único de gestión que posibilita que las organizaciones puedan abastecerse de uno o varios suministradores integrados. Esto no sólo obtiene mejoras económicas por volumen sino también mejoras en las capacidades y mejoras en los resultados que se obtienen de las partidas presupuestarias asignadas a estas funciones.