Comprender cómo han evolucionado los espacios de coworking es esencial para apreciar el papel fundamental que desempeñamos hoy las empresas de Facility Services en la industria de los espacios de trabajo flexible o flex spaces.
Los inicios del coworking
Cuando los primeros espacios de coworking comenzaron a surgir en España hace más de 15 años, pocos habrían imaginado en la gran industria en la que se convertirían. El coworking pasó de pequeños espacios, con una superficie promedio de apenas 200 m², a instalaciones que en la actualidad alcanzan, en promedio, los 1.400 m² en ciudades como Barcelona y Madrid.
En sus inicios, los espacios de coworking eran principalmente de planta abierta, carecían de oficinas privadas (despachos). Estaban dirigidos a autónomos, pequeñas empresas y a los relativamente pocos trabajadores remotos de la época. En muchos casos, sus propietarios combinaban esta actividad con otros proyectos profesionales.
Sin embargo, este panorama comenzó a cambiar tras unos pocos años con la aparición de espacios con superficies que llegaban a alcanzar los 1.000 m², mucho más profesionalizados, con personal dedicado y una visión clara de negocio. Aunque estos espacios se tuvieron que enfrentar a desafíos relacionados con la falta de experiencia operativa, permitieron que el coworking empezara a tomar impulso y a converger con los centros de negocio que habían aparecido en los años 80 del siglo pasado.
La evolución al Flex Space
Los espacios pasaron de pequeñas plantas bajas abiertas, ubicadas en zonas en proceso de gentrificación, a grandes espacios en edificios de oficinas situados en zonas premium, donde más del 90% de la superficie se destina a oficinas privadas. ¿La razón? El concepto de coworking ha evolucionado hacia los flex spaces, convirtiéndose en una solución inmobiliaria que prioriza la flexibilidad y atrae tanto a startups como a grandes empresas, como refleja el informe anual de Coworking Spain.
Esta evolución, explicada de forma simplificada, ha dado lugar al mercado actual. Durante la transición del coworking al flex entre los años 2016 a 2018 los espacios de coworking aumentaron sus tarifas. Sin embargo, desde entonces, las tarifas llevan años estancadas en un contexto en el que se prioriza la ocupación, generando una fuerte competencia por los leads, especialmente cuando la ocupación de un espacio es baja o la demanda en el mercado es limitada.
En los flex spaces, la interacción entre el equipo del operador y los clientes, así como entre los propios clientes, es significativamente menor que en los modelos de planta abierta. La mayoría de los clientes son grandes equipos con dinámicas internas consolidadas, que demandan estándares elevados en acabados, confort y calidad. Estas expectativas hacen imprescindible contar con servicios de limpieza y mantenimiento superiores a los de los clientes originales.
La clave está en el Facility Management
Contar con un equipo ajustado a las necesidades operativas del día a día es fundamental para mantener los costes de un coworking bajo control. Este hecho dificulta la disponibilidad de refuerzos o servicios adicionales bajo demanda cuando la situación lo requiere, y entra en conflicto directo con un aspecto clave para la rentabilidad de los operadores: la explotación de salas de reuniones, pero sobre todo salas de formación, auditorios y áreas destinadas a eventos, que se alquilan tanto a clientes internos como externos. Este tipo de uso genera patrones de demanda irregulares, con picos de demanda difíciles de gestionar con un equipo de personal interno ajustado. Por ello, disponer de un partner externo con el personal y la capacidad de respuesta adecuados resulta esencial para atender estas necesidades de manera eficiente.
En algunos casos, ciertos espacios dentro de un coworking cuentan con usos diversos a lo largo del día, lo que puede generar necesidades adicionales de limpieza o requerir personal extra para adaptar las áreas a las actividades programadas. Sin embargo, estos cambios suelen gestionarse con personal interno, a menos que sea estrictamente necesario.
Del mismo modo que los espacios de coworking simplifican y ofrecen flexibilidad a sus clientes para disponer de una oficina, incorporar una empresa de Facility Services en las operaciones del espacio reduce significativamente la complejidad para un operador, optimizando la gestión y permitiendo que su personal se enfoque en su negocio principal. Las empresas de Facility Services nos convertimos en socios estratégicos, encargándonos de tareas clave como limpieza, mantenimiento, preparación de oficinas antes de la llegada de nuevos clientes, traslados internos, reconfiguración de mamparas para ajustar el tamaño de las oficinas, entre otras actividades.
Además, las empresas de Facility Services aportamos profesionalidad y especialización a estas labores, ya que contamos con personal cualificado y una organización que supervisa su desempeño. Para los operadores, elegir al socio adecuado es crucial, ya que un espacio mal mantenido, descuidado o gestionado por personal que no comprenda la singularidad del coworking puede perjudicar la percepción del cliente del servicio ofrecido.
Otro aspecto fundamental que no debe pasarse por alto es la sostenibilidad. Aunque temas como la ergonomía y la sostenibilidad llevan más de una década comentándose en el sector, sólo cuando un operador invierte recursos para mejorar en un área específica, el resto de la industria debe elevar sus estándares para mantenerse al nivel.
Presente y futuro
En una industria tan competitiva y en constante evolución como la del coworking, las empresas de Facility Services estamos adquiriendo un papel cada vez más relevante y, previsiblemente, a corto o medio plazo, desarrollemos nuevos servicios para ayudar a los operadores a afrontar los desafíos a los que se enfrentan al actualizar su propuesta de valor y fomentar la innovación en los servicios y tipos de soluciones que ofrecen a sus clientes.
El desafío para los operadores de coworking es gestionar sus espacios de manera eficiente en un entorno cada vez más exigente. La flexibilidad y adaptabilidad que caracterizan a estos espacios requieren de una gestión constante, dinámica y altamente especializada, algo difícil de lograr cuando se busca minimizar el personal para controlar los costos fijos. En este contexto, las empresas de Facility Services nos hemos consolidado como socios imprescindibles, garantizando el equilibrio perfecto entre funcionalidad, estética y confort, al tiempo que optimizamos los costes y reducimos la complejidad operativa.
