¿Sabe de algún edificio de oficinas en el que pueda pedir a una Inteligencia Artificial que organice una reunión con un compañero, busque el mejor horario y reserve sala y catering? ¿Y algún espacio de trabajo flexible que sugiera dónde puede ir a trabajar, minutos antes de guiarle al Workshop al que está convocado? ¿Le gustaría reservar una plaza de aparcamiento en la que poder cargar su coche eléctrico?
Se trata de posibilidades reales hoy en día. En entornos muy competitivos, existen empresas pioneras que están utilizando edificios de oficinas dotados de tecnologías y soluciones digitales como un elemento diferenciador de su competencia. En el caso de los inversores, sus objetivos son incrementar el valor y agilizar la gestión; en el de las empresas que ocupan los espacios, se trata de incrementar su capacidad de atracción de talento a través de una mejora de su propuesta de valor para los empleados.
Estos pioneros están enfrentando un importante debate sobre el equilibrio entre la generación y captura de datos y la privacidad de los usuarios de estos espacios y edificios. Si bien la capacidad tecnológica va por delante del debate, es imprescindible aclarar primero el uso que se dará a esos datos para capturar sólo aquellos que tengan una finalidad clara y aceptada por todos los usuarios; aceptando el aprovechamiento de algunos datos a cambio de un servicio o una mejora en la experiencia como usuario del edificio. Además de las lógicas restricciones legislativas, es importante entender que cualquier iniciativa que no parta de este equilibrio, aportando valor a todos los actores, difícilmente será ni viable ni sostenible.
Desde CBRE observamos diferentes formas en que la tecnología está mejorando, ya hoy, los edificios de oficinas: ayudando a su personalización, permitiendo su adaptación en el tiempo y potenciando la experiencia del usuario y la creación de comunidades.
Los espacios de oficinas del futuro contarán con una importante dimensión digital que los conecte con las personas
Personalización
En primer lugar, muchas empresas están sustituyendo los procesos de observación y muestreo por la medición en tiempo real y de manera continua de los principales indicadores de los espacios (ocupación, condiciones ambientales, consumos ), para adaptar los espacios a sus organizaciones. Capturando datos de las interacciones reales entre sus empleados y sus clientes, tanto digital como físicamente, pueden crear edificios y espacios personalizados que ayudan a potenciar sus estrategias y se alinean con su marca y cultura.
Así, si está pensando en una nueva oficina para su negocio puede utilizar herramientas como las proporcionadas por CBRE: Spacer para definir qué tipo de oficina es la más adecuada y cuántos metros cuadrados va a necesitar, con tan sólo responder unas preguntas sobre la cultura, los objetivos y los datos básicos de la organización; o Calc, capaz de anticipar el impacto financiero de optar por un espacio flexible o un alquiler tradicional de oficina.
Adaptación basada en datos
En segundo lugar, las empresas pioneras están creando espacios de trabajo que aportan datos sobre la forma en que éstos son utilizados por los usuarios. Esta información permite entender el impacto de estos espacios y adaptarlos a los cambios en las organizaciones y los modelos de negocio durante su ciclo de vida. Las tecnologías que capturan datos sobre el uso de los espacios evolucionan rápidamente para proporcionar datos más útiles, cada vez de forma menos intrusiva: sensores de diferentes tecnologías, la interpretación de la actividad en las infraestructuras de red y de conectividad móvil o la identificación de patrones en imágenes de vídeo son ejemplos de esta evolución que debe ir en paralelo al equilibrio con la privacidad de los usuarios.
En entornos de trabajo flexibles, donde las soluciones de gestión tradicionales ya no ayudan, la captura y procesado en tiempo real de esta información permite simplificar procesos y hacer la vida más fácil a los usuarios: localizar espacios disponibles, seleccionar zonas tranquilas para poder concentrarse, reservar anticipadamente espacios de trabajo, localizar a compañeros… A la vez, estas tecnologías permiten a los gestores de los espacios hacer un uso eficiente de estos y garantizar que no se penaliza su funcionalidad: redimensionar zonas en base a los cambios organizativos o a la intensidad de uso, adaptar rutas de limpieza para optimizar las operaciones son sólo algunos ejemplos de lo que ya se están realizando.
Las empresas pioneras están creando espacios de trabajo que aportan datos sobre la forma en que éstos son utilizados por los usuarios
Experiencias y comunidad
Por último, las tecnologías se están focalizando en complementar los espacios, activándolos, para mejorar la experiencia de los usuarios. Adicionalmente, se convierten en una importante herramienta para la construcción de comunidades de empleados, conectando a las personas en dinámicas y actividades. Más allá de las propias empresas, los espacios flexibles compartidos y los edificios multiinquilino están atrayendo usuarios con la creación de comunidades transversales multiempresa.
Es el caso de plataformas de hospitality como la propia de CBRE (Host) que utiliza IoT para conectar a los empleados con los espacios y servicios, a la vez que potencia las comunidades que se construyen a su alrededor. Es una plataforma tecnológica basada en una app para smartphones que unifica los servicios que un usuario de un edificio puede necesitar para hacer más fácil y eficiente su jornada de trabajo: permite navegar por el entorno de trabajo, agendar reuniones con compañeros, reservar espacios, utilizar servicios de comida y bebida y acceder a servicios de mayordomía en el edificio.
En definitiva, desde CBRE visualizamos cómo la evolución de estas soluciones va a seguir transformando de forma sustancial el sector inmobiliario. Los espacios de oficinas del futuro contarán con una importante dimensión digital que los conecte con las personas. Activando los espacios para crear experiencias significativas y memorables para sus usuarios, pero, sobre todo, potenciando la creación de comunidades alrededor de ellos: edificios conectados con personas y con su entorno
