A veces, en el día a día de la gestión de los edificios, nos encontramos con una auditoría, un auditor haciendo preguntas y observando cómo realizamos el trabajo, y entonces surgen algunas preguntas:
- ¿Qué vienes a hacer?
- ¿Vienes a sumar?
A través de este artículo pretendemos dar una definición a la auditoría, así como los múltiples alcances que tiene y sus beneficios.
Definición de auditoría
Es la revisión sistemática de una actividad o situación para evaluar el cumplimiento de las reglas, criterios y objetivos a los que deben ajustarse dichas actividades o situaciones. Etimológicamente proviene del verbo latino «audire», que significa ‘oír’, que a su vez tiene su origen en los primeros oyentes, quienes desempeñaban su función juzgando la veracidad o falsedad de lo que se les presentaba para su verificación, principalmente mediante la observación.
Cabe señalar que existen varios tipos de auditorías:
- Auditoría externa de segunda parte: Es una auditoría externa de las instalaciones de la organización y/o proveedores y subcontratistas, en función de sus necesidades. Su objetivo es determinar, respecto de las instalaciones, su estado y cumplimiento de las normas y directrices nacionales e internacionales; y respecto de los proveedores y subcontratistas, evaluar su calidad y determinar las capacidades para proporcionar los recursos/servicios de acuerdo con las requisitos especificados.
- Certificación o auditoría externa por tercero: Es una evaluación realizada por un organismo mercantil contractualmente independiente de la organización, sus proveedores y sus clientes. Una auditoría de terceros es una evaluación realizada por una entidad externa de acuerdo con unas especificaciones, con el objetivo de determinar el cumplimiento de las mismas. Un ejemplo de auditoría externa es aquella realizada por un organismo de acreditación para determinar si una organización cumple con una norma. Por lo tanto, una auditoría es un proceso sistemático y documentado llevado a cabo por profesionales competentes (internos o externos a la organización) que tiene como objetivo, a través de evidencia de auditoría, detectar oportunidades de mejora y agregar valor al proceso.
Alcance de una auditoría
El alcance de una auditoría, como la energética, contable, ambiental…, está regulado. Sin embargo, otras se adaptan al solicitante y sus objetivos, pudiendo auditar un área, un proceso, un procedimiento de trabajo o el sistema de gestión en su conjunto; así como un tipo de instalación para un edificio concreto o todas las incluidas en el contrato.
En Facility Management, este alcance lo determina el solicitante y es posible que se requiera una auditoría para garantizar los resultados en cualquier momento del ciclo de vida de un edificio. Por tanto, el Facility Manager puede optar por una auditoría en cualquier circunstancia, con los siguientes objetivos:
- Realizar el seguimiento del servicio que se presta o contrata.
- Añadir valor al trabajo, a la organización y/o al estado de las instalaciones.
- Detectar mejoras en los procesos operativos, organización y/o instalaciones.
- Ser un canal de entrada más para poder evaluar el mejor modelo de gestión.
- Validación de KPIs.
- Proporcionar veracidad a los datos registrados en un GMAO.
- Para realizar auditorías que cumplan con los objetivos antes mencionados, es necesario contratar auditores competentes, lo que puede ser realizado por personal de Facility Management experto en la materia a través de auditorías internas.
BENEFICIOS DE UNA AUDITORÍA
Los beneficios de realizar una auditoría pueden ser muchos, dependiendo del objetivo de la auditoría a realizar. Algunos de ellos pueden ser los siguientes:
- Garantizar el éxito de las decisiones y la gestión adoptada: Disponer de información veraz y objetiva del área de responsabilidad como punto de partida claro del estado de una situación.
- Bienes raíces y propiedades: Confirmar que los contratos de arrendamiento donde se desarrolla la actividad inmobiliaria son los adecuados y cumplen con los aspectos mínimos (licencias, vigencias, instalaciones, sostenibilidad…).
- Instalaciones: Confirmar que las instalaciones que tiene el inmueble son las que la organización requiere y garantizan la continuidad del negocio 24/7. Detallar para cada tipo de uso del inmueble donde las instalaciones son diferentes: oficinas, CPD, CT, GE, UPS, frames, superinmunizados, baterías de condensadores, PCI, etc.
- Espacios y ocupación: Obtener espacios inspiradores, actualizados, que retengan el talento y sean productivos, donde se puedan instalar el mayor número de puestos que permita la normativa.
- Equipos y mobiliario: Adecuado en espacio, costo, diseño, ergonomía de sillas, computadoras…; y actualizado y que cumpla con las normas de PRL (Prevención de Riesgos Laborales).
- Servicios FM (Gestión de instalaciones): Mantenimiento de instalaciones, limpieza, seguridad, etc. Asegurar que la gama contratada es la correcta.
- Innovación y anticipación al futuro: Analizar e implementar nuevos procesos, automatizando y digitalizando, para ser los mejores y centrándonos en lo que aporta valor.
Beneficios a medio plazo:
- Mejorar los objetivos de rentabilidad, con una gestión eficaz y adaptada a las necesidades de cada empresa y su cultura, para mejorar la rentabilidad de la inversión de los accionistas, y al mismo tiempo ayudar a las personas y darles la oportunidad de trabajar en sus organizaciones y desarrollarse profesional y personalmente.
- Mejorar la confiabilidad de las instalaciones/servicios, mediante la obtención de resultados de evaluación de las instalaciones y/o servicios a través de auditorías.
- Mejora de la reputación, al disponer de un sistema de gestión certificado por una entidad certificadora independiente de la organización, que certifica el cumplimiento normativo durante tres años.
Realizar una auditoría es garantía de éxito y mejora de los resultados económicos.
Como resultado, se tomarán las mejores decisiones y se optimizarán los costes, ya que las decisiones a adoptar serán justas y necesarias para garantizar la continuidad del negocio. Se realizarán inversiones o mejoras estrictamente necesarias, que redunden en una mejora de la cuenta de gastos del inmueble contratando los servicios que cada organización necesita, y al mejor precio.
