Si en algún momento de mi vida profesional como Facility Manager, anterior al COVID-19, he tenido que preparar un plan de contingencia de negocio, jamás ha sido de la envergadura de lo que está crisis nos ha hecho gestionar, diseñar, planificar y reinventar a todos los que nos dedicamos a esta maravillosa profesión.
Queda claro, y a nadie le sorprende ya, que el Facility Manager está en el foco de todas las empresas del mundo, y somos a los que todos miran ahora para que digamos cómo podemos volver y cuál debería ser el plan para hacerlo adecuadamente.
Cambiaremos, muchos ya estamos cambiando, nuestras oficinas y sus espacios, para adaptarlos a la distancia personal que las entidades sanitarias nos están recomendando; rediseñamos nuestros protocolos de limpieza y mantenimiento para ajustarlos a las necesidades de la futura normalidad; negociaremos la compra de productos que hasta ahora muchos no habíamos pensado tener que comprar; gestionaremos nuestros presupuestos para optimizarlos al máximo, ante los imprevistos que estamos teniendo y, sobre todo, planificaremos la vuelta a nuestros espacios de trabajo pensando en las personas como el centro de todo lo que vamos a implantar y a poner en marcha.
Para la mayoría de los Facility Managers estos meses han sido de locura. Primero por tener que cerrar oficinas y, ahora, preparando su reapertura, con todo lo que esto supone, y supone mucho. Ahora que lo pienso, son varias las áreas en las que nos estamos centrando en nuestras planificaciones de retorno, y en todas ellas las personas están en el centro.
En primer lugar, estamos implementando en nuestros espacios de trabajo nuevas normas que se centren en la higiene. Es evidente que la higiene y el mantenimiento de las normas de limpieza en el lugar de trabajo adquirirán ahora una nueva rigurosidad, con énfasis en la limpieza de los puntos de contacto, la higiene de manos y la frecuente desinfección del espacio de trabajo. La ventilación también se destaca como un paso clave en la planificación de vuelta a los espacios de trabajo, donde se aconseja la apertura de ventanas y puertas con frecuencia. Pero no podemos dejar pasar por alto el objetivo de reducción de la transmisión a través del contacto con objetos y mercancías que entran en nuestros lugares de trabajo, para los que estamos introduciendo procedimientos de limpieza específicos, además de considerar restringir las entregas no comerciales, o las entregas personales de los trabajadores.
También estamos haciendo todos los esfuerzos razonables para permitir que se trabaje desde casa como primera opción, y en esto el Facility Manager está en perfecta coordinación con su departamento de RRHH. Cuando no es posible trabajar desde casa, estamos haciendo todos los esfuerzos razonables para que nuestros lugares de trabajo cumplan con las directrices de distanciamiento social recomendadas. Una parte clave de esto es revisar el diseño y distribución de nuestras zonas de trabajo, además de nuestros procesos, para así permitir que las personas trabajen más separadas unas de otras. Redistribuir y mover las mesas de trabajo individual es una solución, pero cuando esto no es posible, deberemos organizar a las personas para que puedan trabajar una al lado de la otra o en diagonal, como la mejor alternativa, y siempre manteniendo los 2 metros recomendados. También deberemos gestionar los niveles de ocupación, más que antes, y adaptar horarios de trabajo escalonados o turnos, poniendo énfasis en la reducción de uso de los puntos de contacto tanto como sea posible, pensando a elementos contactless en la medida de lo posible.
Pero no quiero olvidarme de uno de los grandes cambios que debemos tener en cuenta para proteger la salud de nuestros empleados, que es la gestión de las visitas externas.
El objetivo de la gestión de visitantes debe ser minimizar el número de visitas innecesarias a las oficinas para así reducir la posibilidad de contagio entre nuestros empleados. Para ello, los Facility Manager estamos diseñando, y poniendo en marcha, un nuevo protocolo de gestión y control, que posiblemente incluirá la comunicación de nuestros protocolos de higiene a las visitas antes de su llegada a nuestras instalaciones o, en la misma sino ha sido posible antes, al tiempo que se restringe el acceso solo a los visitantes realmente requeridos. Además, determinaremos si los horarios de los servicios esenciales y las visitas de externos subcontratados pueden ser ajustados para reducir la interacción y la superposición entre ambos grupos, por ejemplo, con la realización de servicios de mantenimiento por la noche. Además, ahora más que nunca, debemos mantener un registro de todos los visitantes.
Como en toda crisis surgen oportunidades y creo que nuestra profesión tiene que sacar en positivo varias cosas, por un lado, lo muchísimo que hemos aprendido, y la resiliencia con la que hemos afrontado nuestro ‘nuevo’ rol, y, por otro, la visibilidad que hemos conseguido como profesión y que ha posibilitado que muchas empresas se den cuenta del valor estratégico, y no solo operativo, y del apoyo directo a la productividad de las compañías que da una buena gestión de los espacios de trabajo y los servicios asociados a ellos. Aprovechemos la oportunidad.
