En toda administración y gestión de las diferentes áreas de negocios hace falta tener referencias para poder responder a preguntas que todo cargo directivo en algún momento se hace, tales como “¿lo estamos haciendo bien?”, “¿podemos mejorar?”, “¿en qué área?”, “¿cuáles son los puntos fuertes y débiles de la gestión?”, etc. También nosotros, los Facility Managers responsables de los entornos de trabajo, nos hacemos esas preguntas. Y las únicas referencias de las cuales disponemos para la gestión estratégica son los gastos e inversiones de anteriores años, ratios de costes y de uso de los espacios y los servicios, y poco más. Ejercicios de benchmark que se han ejecutado en España tampoco han llegado a echar raíces en el mercado y no se están usando como referencia de nuestra gestión.
Por otro lado, llevamos más de 15 años manifestando que el rol del responsable de los inmuebles irá subiendo en los niveles jerárquicos de las empresas y llegará a tener más visibilidad, más credibilidad y participará en las decisiones importantes corporativas relacionado con los inmuebles y entornos de trabajo. Algo que aún debe suceder en la gran mayoría de las empresas.
El Facility Manager sigue dependiendo de sponsors, como la dirección de Recursos Humanos o la dirección Financiera, para poder aportar su conocimiento en asuntos de la planificación estratégica que influyen sobre nuestra área de actuación. Y, hoy por hoy, la mayoría participa en un segundo o tercer nivel. Esto es notorio en el número de proyectos que son planificados y ejecutados como iniciativa del Facility Manager.
Ni la falta de referencias efectivas ni el estancamiento del progreso de una ratificación y reconocimiento de nuestra profesión, ayuda a profesionalizar el Facility Management, a comunicarnos mejor con nuestra dirección ejecutiva, a disponer de elementos representativos con el fin de obtener más credibilidad, más visibilidad, más participación ejecutiva y más influencia en decisiones relacionadas con el entorno de trabajo.
Todo esto tampoco es un desastre, ya que esto no nos convierte en unos gestores deficientes. Es un hecho que debemos desafiar de forma firme y serena. Y la base del desafío consiste en tener referencias adecuadas y poder obtener mejoras visibles y medibles mediante actuaciones proactivas y que nos ayuden a lograr más credibilidad. Una buena alternativa para enfrentarse a este reto es la metodología y herramienta ERI (Evaluación del Rendimiento de Inmuebles) que se posiciona como una plataforma conveniente para dar un salto de calidad al Facility Management.
El ERI es un instrumento innovador, a nivel europeo, que ha sido desarrollado íntegramente en España
Una renovada línea de comunicación
Una tendencia evidente en las empresas es el creciente apoyo a todo el que interviene en la mejora del enfoque al activo más importante de la mayoría de las empresas, sus empleados. Algo que se lleva realizando desde años desde la dirección de Recursos Humanos. El hecho, que el director de RRHH participe en los comités ejecutivos, ayuda a este enfoque renovado. Estos empleados son nuestros clientes y nuestro acometido es proporcionarles el entorno de trabajo, dentro del marco estratégico y político corporativo, que sirva para que puedan realizar sus responsabilidades de forma más eficiente, efectiva, creativa y flexible.
No voy a detallar el ciclo de vida de un inmueble, pero antes de hacernos responsables de la explotación de los mismos, muchos han intervenido en el diseño y construcción del activo. Los Facility Managers no han intervenido en esas fases (deberíamos) y sabemos que los inmuebles de oficinas no siempre ofrecen el rendimiento tal y como al principio fue previsto por el arquitecto, el inversor/promotor, el constructor, etc. Algunas características funcionan mejor, otras peor y otras, simplemente, de otra forma. A pesar de las mejores intenciones de los diseñadores y ejecutivos, los problemas pueden persistir, afectando desfavorablemente a la salud, confort, satisfacción y productividad de los inquilinos.
Por el enfoque creciente a mejorar la vida profesional de los empleados, y por no intervenir en algunos aspectos de la creación del entorno de trabajo, debemos partir desde la situación actual de cada empresa, contando con los empleados. Una buena alternativa de prosperar con la empresa es incluir en nuestra gestión una filosofía de mejora continua de los espacios mediante una evaluación «normalizada» por parte de los trabajadores, orquestado por los Facility Managers, y la dirección de desempeño de los recursos humanos como colaborador. De este modo instauramos una línea renovada de comunicación con nuestros clientes, por un lado y, por otro, una gestión más proactiva que nos puede acercar un poco más a la alta dirección.
Esta evaluación «normalizada» de las oficinas debe estar basada en valorar todos los aspectos que influyen en la salud, confort y productividad de los empleados. No se trata de hacer una encuesta de satisfacción o una de climatización. Se trata de una perspectiva global que no deja al lado ninguno de los parámetros que ejercen algún tipo de efecto sobre los empleados, y todo desde la perspectiva de los trabajadores. Conforme cientos de estudios que se han realizado por todo el mundo, los parámetros influyentes se pueden agrupar en los siguientes cinco:
- Condición térmica.
- Condición acústica.
- Condición lumínica.
- Diseño del puesto de trabajo.
- Diseño de la distribución de las plantas.
Es imprescindible que la evaluación esté «normalizada» para poder hacer un benchmark de cada uno de los indicadores que nos proporciona una evaluación y conocer las respuestas a las preguntas que nos hacemos en algún momento, tales como “¿lo estamos haciendo bien?”, “¿podemos mejorar?”, “¿en que área?”, “¿cuáles son los puntos fuertes y débiles de la gestión?”, etc.
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