Facility Management cuando el alquiler es de corta duración

Uno de los argumentos más habituales para defender la gestión dentro del Facility Management es el ahorro de costes.

Si somos más precisos, lo que deberíamos entender es que, mejor que hablar de ahorro de costes, lo que se busca es la mayor eficiencia de los recursos, ya que el ‘ahorro de costes’ puede llevar a malentendidos que desemboquen en un recorte presupuestario que afecte demasiado a los servicios.

El retorno de inversión requiere tiempo

Si hablamos de acciones estratégicas planificadas dentro del Facility Management, es muy habitual que una mejora en la eficiencia de los recursos (entre ellos, los recursos económicos) comience con un desembolso para llevar a cabo una actuación.

La intención es, no obstante, que ese desembolso inicial se traduzca en un ahorro mediante el retorno de inversión.

El desembolso inicial suele ser de una vez, y el retorno, sin embargo, suele ser progresivo, si bien la casuística puede ser amplia y compleja.

Pero el hecho de que el retorno de inversión sea progresivo significa que hace falta tiempo para que llegue, al menos, a nivelar el desembolso inicial.

Supongamos que inicialmente se emplean 100 monedas en, por ejemplo, modificar una instalación de la oficina que, sin embargo, va a suponer un recorte en el gasto mensual de 2 monedas cada mes.

Esto significa que la inversión inicial de 100 monedas, a razón de 2 monedas de ahorro mensual, se verá compensada al cabo de 50 meses.

A partir de ahí, será cuando esa inversión inicial empezará a ser beneficiosa en términos monetarios, ya que en 100 meses, por ejemplo, el ahorro ya será de 200 monedas frente a 100 de inversión inicial, y así sucesivamente.

Esto, al mismo tiempo, implica que, hasta que no se llegue a los 50 meses, la operación está en pérdidas.

Y es este último punto es el que vamos a desarrollar en su afección al Facility Management.

El problema del tiempo en los alquileres para el Facility Management

Sea por las crisis económicas o por un cambio de paradigma en los arrendatarios, los contratos de alquiler de oficinas se han visto, desde hace ya unos cuantos años, afectados por una disminución en el tiempo firmado.

Si la empresa a la que ese departamento (o esa persona) de Facility Management se instala en un local por 10 años, la cantidad de acciones que se pueden acometer cuyo coste se recupere mediante el retorno de inversión serán muchas, ya que, por grande que sea la inversión inicial, da tiempo a que, poco a poco, se recupere y se supere.

Sin embargo, si la empresa firma un contrato de alquiler por tres años, ya se reduce la cantidad de actuaciones recuperables económicamente.

Se sigue complicando si esos tres años no se firman de una vez, sino que se firma un solo año, con opción a prorrogar la estancia otro más, y luego un tercero.

Si bien puede existir la voluntad oficiosa de permanecer en la oficina mucho tiempo, el hecho de que no se refleje de una sola vez en un contrato implica que, seguro seguro, tampoco está.

Esto lleva a que el período de tiempo considerable para un retorno de inversión sea solamente de un año, ya que, al siguiente, tal vez se esté en otra oficina diferente.

Si solamente hay un año para recuperar la inversión que se vaya a hacer, ésta solo puede ser de bajo coste, porque, si no, no da tiempo a recuperar el desembolso inicial, ya que, como dijimos, el retorno es progresivo, acumulativo a lo largo del tiempo.

Si no hay tiempo suficiente, por tanto, se dificulta el retorno, o directamente se imposibilita.

¿Y la propiedad, qué?

Algo que se suele pensar inmediatamente es que la propiedad del edificio sí que va a permanecer en el edificio más tiempo, y que, si las empresas inquilinas no van a tener tiempo de recuperar económicamente acciones de mejora, debieran ser realizadas por las empresas propietarias de los edificios, tal vez incluso por las gestoras patrimoniales.

Pero este argumento tiene un problema de base, que dificulta mucho, muchísimo, las negociaciones.

¿Quién paga y quién recupera?

Si alguien paga y otro es el que recupera, algo no funciona. Veamos un sencillo y típico ejemplo. Alquilas una oficina y tiene iluminación artificial de algún tipo que no es LED.

Cambiar todas las luminarias a LED te supondría una disminución del importe de tu factura mensual eléctrica de una cierta cantidad, que irías acumulando a modo de ahorro mes a mes.

Pero, claro, cambiar todas las luminarias a LED tiene un coste, que irás recuperando mes a mes mediante la disminución del importe de la factura eléctrica.

Haces tus números, y ves que necesitas una cantidad de meses para recuperar la inversión inicial, a razón del ahorro mensual esperado.

Comparas los meses que necesitas para el retorno de inversión con el tiempo firmado en el contrato de alquiler, y ves que no da tiempo a recuperar la inversión.

Entonces, tienes una idea: que lo pague la propiedad.

Convocas una conversación con la propiedad, le expones tu problema, y le dices que pague el cambio de la iluminación artificial a LED, porque así luego se paga menos.

Pero…

… ¿quién paga menos?

Tú.

Sin embargo, estás pidiendo a la propiedad que el desembolso inicial sea suyo.

Es decir, que quien paga y quien recibe los beneficios del desembolso inicial no coinciden, por lo que la negociación se dificulta mucho.

Claro, existen contratos de alquiler en los que se fija un coste para cubrir algunos gastos operativos, y en estos casos ya es directamente la propiedad quien se preocupa de la eficiencia de sus inversiones.

Pero no son lo habitual.

¿Entonces, no hay solución?

No siempre, pero puede haberla en diferentes situaciones.

Lo que, sí o sí, ha de hacerse, es tener claro que va a haber unos costes de funcionamiento, y considerarlos, desde lo antes posible en el tiempo.

Es decir, si vas a pagar de alquiler 100 monedas al año, y la energía te va a costar 20 monedas al año, has de considerar que el coste de estar en esa oficina por un año no es de 100 sino de 120 monedas (más todo lo que no sea energía, claro está, es una simplificación).

A partir de esto, que es algo básico en el desarrollo de la visión de Facility Management del mundo real, puede haber varias opciones, que no vamos a desarrollar pero podemos enunciar, aunque sean solo algunas de ellas:

• Aumentar el tiempo de alquiler: si los problemas llegan por que el tiempo de alquiler firmado es poco, aumentar ese tiempo puede ser la solución, como es obvio, pero no siempre es posible.
• Aprovechar momentos y posibles subvenciones: tal vez la actuación que tengas intención de hacer tenga, en ese momento, algún tipo de ayuda o subvención que suponga una disminución del importe inicial de inversión, haciendo más factible conseguir el retorno en menos tiempo.
• Créditos: en el caso de los créditos, retrasando el problema, pero no lo estás solucionando, porque los créditos hay que devolverlos, y si el tiempo disponible para el retorno de inversión no es suficiente, tampoco lo es para devolver un crédito. Sin embargo, si el tiempo de retorno de inversión sí es suficiente, puede ser una opción, tal vez, para hacer más llevadero el desembolso inicial.
• Períodos de carencia: es algo equivalente a pedir que lo pague la propiedad. Por tanto, es difícil de ser un argumento por sí solo, aunque se puede unir a otros que, en conjunto, pueden resultar una solución para algunos casos.
• El Mercado: si vas a alquilar una oficina en un edificio, y consideras dentro de tus costes de oficina también los operativos y de funcionamiento, tendrás unas cifras que manejar. La negociación con la propiedad es más potente si va de la mano del Mercado. Cuando tú te vayas de ese local, las mejoras en las instalaciones van a quedar hechas. Si la propiedad entiende que va a poder tener un mayor beneficio ante los siguientes inquilinos gracias a las mejoras, estará por la labor de actuar, y si no, es más difícil. En sentido contrario, si la propiedad entiende, porque se lo diga así el Mercado, que si no se hacen esas mejoras va a tener desventaja competitiva respecto a otros edificios para ocupar sus plantas con empresas inquilinas, actuará. Pero si ve que las empresas eligen el edificio exclusivamente por su ubicación, con independencia de todo lo demás, es muy difícil que la propiedad gaste dinero en mejoras, si ve que tiene el edificio lleno sin hacer nada. ¿Qué edificios están más llenos y tienen rentas más altas, los que son más eficientes energéticamente (por ejemplo) o los que están en el centro de las ciudades? Lo uno no es excluyente de lo otro, claro está, pero hay muchos ejemplos en que no se dan las dos circunstancias al tiempo, y la respuesta a esta pregunta será lo que establezca el marco de posibles negociaciones.

Facility Management contemplado desde el principio

Para que toda esta conversación tenga sentido, se ha de considerar el Facility Management desde el principio, haciéndolo formar parte de la propia estrategia ‘inmobiliaria’ de la empresa.

No perdamos de vista que la rentabilidad de los departamentos de FM son, con mucha frecuencia, indirecta, debida al impacto positivo en la productividad de la actividad core de la empresa a la que se da servicio.

Por tanto, existen números directos, como los costes de operación, y números indirectos, como el aumento de rendimiento sobre la producción que tiene una inversión de una actuación de FM, o el coste que tendría sobre la producción el no hacerla.

Pero, en cualquier caso, los números directos del retorno de inversión siempre han de existir en la fórmula, y en contratos de alquiler de corta duración, se dificulta la actividad de Facility Management.