Facility Management and Services 038

TIC EN Facility Management USOS Y APLICACIONES / Tercer trimestre 2024 31 Portal Web y disponibilidad de un pa- nel informativo con información sobre las reservas y recursos disponibles, se- lector de edificio y recurso a reservar, fecha y horario y confirmación o can- celación reserva. - Integración con Outlook. Desde Out- look, cuando el/la usuario/a vaya a realizar una convocatoria de reunión, podrá escoger una sala libre en la fecha y franja horaria seleccionada, realizar una reserva, añadir servicios y equipamiento adicionales. Todo, en el momento y sin cambiar de aplica- ción. Desde el punto de vista de la plataforma de FM: - Control de solicitantes (contacto, email, teléfono, reservas realizadas, pendien- tes, histórico de reservas…) - Gestión de reservas y comunicación a través de las apps . - Disponibilidad de informes: reservas por solicitante; cantidad de reservas por puesto, edificio o departamento; estadísticas de reservas, cancelacio- nes y liberaciones; cuadros de man- do... Desde el punto de vista de los gestores de FM: - Posibilidad de establecer criterios para las reservas de acuerdo con los requi- sitos establecidos por Visesa. - Recepción de solicitudes de reserva y estado. - Posibilidad de realizar reservas, modi- ficar, confirmar y cancelar, así como obtener informes sobre estas. Resultados - Con la incorporación de la solución FAMA Reserva de Recursos, Visesa se convierte en un ejemplo de innovación en la Administración Pública en cuanto a optimización de los recursos y activos a disposición de sus personas trabaja- doras y de tecnología utilizada para ello. - Simplifica los procesos y favorece la productividad de los/las empleados/as al ofrecerles una herramienta sencilla y ágil para realizar las reservas desde cualquier lugar y momento, según sus necesidades. - La integración con Outlook a través de ad-in agiliza el proceso asociado a la reserva, para acceder a todas las op- ciones de selección sin cambiar de aplicación. - Incorpora un plano interactivo de la planta seleccionada para que la perso- na usuaria pueda ver cuál es la ubica- ción física del recurso a reservar y faci- litar el proceso de una manera mucho más intuitiva y visual. - Permite un mayor control del uso real de los espacios y recursos, al disponer de información real sobre la ocupación. - Permite asignar un coste económico a la reserva. - Permite check-in/out con un código QR. - La integración con Azure permite re- servar desde el portal web o cualquier producto de Microsoft (Outlook, Teams, etc.). - El/la gestor/a puede establecer reglas de gestión personalizadas, como, por ejemplo, decidir qué espacios y recur- sos pone a disposición de cada tipo de usuario. - Ofrece la posibilidad de uso simultá- neo por parte de diferentes departa- mentos o empresas que compartan espacios, accediendo cada uno a los recursos que se hayan configurado previamente. Según Roberto Ibarzabal, responsable de Servicios Generales de Visesa: «Con la herramienta de FAMA hemos conse- guido un ‘plus’ que necesitábamos de lo que sería una simple reserva de recur- sos: que sea intuitiva de cara al usuario, que complemente todas las necesida- des que puedan surgir y que a su vez nosotros, aprovechando la tecnología, podamos obtener y exportar datos, tener en todo momento mayor control sobre cada uno de los elementos y sobre la efi- ciencia de todos los recursos, sean ve- hículos, salas o cualquier otro elemento que se ha puesto a disposición de nues- tros usuarios a través del aplicativo de FAMA».