Facility Management and Services 036

RETENCIÓN TALENTO GESTIÓN DE Espacios colores vivos, decoración y elementos naturales como plantas o minerales. Dan mucha relevancia a la función de la oficina como espacio de encuentro, de tal modo que los espacios comu- nes, como vendings amplios, patios o terrazas, son muy valorados. La flexibilidad y el teletrabajo son as- pectos muy importantes para ellos, si bien el primer concepto es claramente el más destacado en relación con la conciliación entre la vida personal y el trabajo. En cuanto al teletrabajo si bien opinan que es importante, lo es análo- gamente la necesidad de ir a la oficina para relacionarse, conocer la empresa y poder desarrollarse. No son partida- rios de muchos de días de teletrabajo, pero tampoco de acudir a la oficina si no hay nadie con quien encontrarse. Finalmente, más allá de la ilusión por el proyecto o función que desarrollan o la retribución que perciban, sí estarían dispuestos a cambiar de compañía o de puesto si el ambiente de trabajo no les satisface, incluso penalizando otros factores como la función que desem- peñen o la retribución que perciban. En este sentido, tanto la flexibilidad como el espacio de trabajo en sí serían dos elementos esenciales en la creación de ese ambiente acogedor y colabora- tivo que buscan en la oficina. La solución a la ecuación que plantean todas las variables anteriores pasa nece- sariamente por la gestión de espacios flexibles. ¿Cómo dar respuesta eficiente a necesidades flexibles en un espacio fijo? ¿Cómo dimensionar la superficie requeri- da? ¿Cómo distribuir dicha superficie en función de las necesidades? ¿Cómo ges- tionar y optimizar el parking? La buena noticia es que ya existen algunas posibles respuestas a dichas cuestiones: El primer paso para lograr identificar las necesidades y saber cómo ges- tionarlas es disponer de información, y para esto es imprescindible medir y conocer el verdadero uso del espacio. Sensores para medir ocupación de puestos de trabajo, dispositivos para medición de ocupación de salas, de vendings o de tránsito en las plantas de los edificios, son soluciones acce- sibles y con un coste muy razonable actualmente. Con información de ocu- pación real se observan muy bien las dinámicas de comportamiento de los espacios, lo que permite tomar deci- siones sólidas y contrastadas para el dimensionamiento de los espacios y las políticas de uso. Las salas de reunión son otro recurso normalmente escaso y de difícil ges- tión: políticas con bolsa de horas se- manales por empleado o la reserva de salas con sistemas dinámicos de check in/out para reservar o liberar en tiempo real son soluciones que permiten redu- cir la distancia entre tiempo reservado y tiempo de ocupación efectivo, permi- tiendo un uso mucho más eficiente. Y naturalmente el parking, uno de los recursos más valorados por los emplea- dos y que supone generalmente uno de los problemas más difíciles a resolver, ya que implica conjugar derechos de parking en función del nivel jerárquico, el uso parcial por teletrabajo y la ca- rencia de alternativas de aparcamiento fuera de las oficinas. Una posible solu- ción se encamina hacia políticas y he- rramientas que mantengan el derecho por nivel jerárquico pero no asignen las plazas de forma perpetua, sino ligándo- las a la presencia, liberándolas los días de ausencia por teletrabajo, baja médi- ca, viaje, vacaciones, etc., y casando de forma automática las plazas liberadas con las necesidades de los que acuden con o sin derecho a ellas. Con esto, se pueden alcanzar niveles de aprovecha- miento cercanos al cien por cien. En síntesis, aunque nos encontramos con un contexto complejo donde el es- pacio ha emergido como un elemento clave para la mejora del ambiente de trabajo, lo que impacta positivamente en la captación y retención de talento y en la productividad, existen ya alternativas que permiten llevar a cabo una gestión flexible, de un entorno que, por defecto, no lo es. / Primer trimestre 2024 55