Facility Management and Services 034

/ Tercer trimestre 2023 72 TECNOLOGÍA SMART EN FM TIC EN Facility Management E l papeleo y los archivos abundan en la mayoría de las organizaciones, nueve de cada diez afirman que alma- cenan los documentos en papel in situ . Sin embargo, sólo el 46% de esos docu- mentos se consultan con regularidad. A continuación, explicaremos cómo una oficina con menos papel y la exter- nalización de archivo facilitan la transfor- mación del centro de trabajo. La trans- formación del centro de trabajo es un asunto prioritario para muchas empre- sas; de hecho, según un reciente estudio realizado por International Data Group (IDG) y patrocinado por Iron Mountain, más de la mitad de las organizaciones encuestadas el pasado mes de enero in- formaron de que tienen uno o más pro- yectos de transformación en curso. Recuperar espacio perdido Un proyecto de transformación del cen- tro de trabajo consta de varios pasos, casi todos empiezan con la adaptación del espacio de trabajo. Según el informe de IDG, las organizaciones desean un espacio más productivo, lo que suele implicar la eliminación de los equipos y el almacenamiento seguro de los archi- vos físicos en una ubicación externa. De hecho, el 42% de los encuestados de TI mencionaron la creación de imágenes de archivos y documentos físicos como una de las principales consideraciones en su camino de transformación del cen- tro de trabajo. Este objetivo forma parte de una tendencia cada vez mayor hacia la reducción del papel, un término origi- nado después de que quedara claro que una oficina completamente sin papel no era un objetivo alcanzable. Reducir el papel, no eliminarlo En pocas palabras, para conseguir un entorno sin papel es necesario reducir el número de documentos originales creados en formato impreso y convertir los archivos existentes en papel a un formato digital. El estudio de IDG reveló que el 86% de los encuestados cree que conseguir un entorno sin papel es fun- damental o muy importante. Casi todos (el 98%) tienen la intención de contratar a un tercero para que les ayude a con- seguir este objetivo, utilizando una serie de estrategias que incluyen la digitaliza- ción de documentos en papel, la reubi- cación segura de los archivos existentes y la destrucción de los archivos físicos. De hecho, el 94% de los encuestados afirma haber considerado la posibilidad Recupera el valioso espacio en la oficina gracias a la reducción del papel y su custodia externa J uan L uis R egidor D irector C omercial de I ron M ountain