Facility Management and Services 034

TECNOLOGÍA SMART EN FM TIC EN Facility Management proceso. Y una vez tengamos resueltas estas etapas, el objetivo será medir. La monitorización de los flujos es clave para identificar áreas de mejora y poder ajustarlos en pos de conseguir la máxi- ma eficiencia operativa. Una vez resueltas estas etapas inicia- les y con el estado actual de la tecno- logía, los flujos de conversión son cada vez más sencillos y se pueden aplicar a multitud de documentos y procesos diarios. Por ejemplo, con las facturas, los contratos o los elementos de la valija diaria. Se trata, al final, de conseguir que la automatización genere procesos más eficientes eliminando tareas repetitivas como sucede con la llegada de las fac- turas de proveedores o la gestión diaria del reparto de valija. Automatización de la correspondencia, valija y cartería de empresa Las automatizaciones en los procesos como la valija o cartería se ven clara- mente. A pesar de que el correo ordinario siga siendo entregado en la sede central o en sedes periféricas, ya no es nece- saria la presencia del trabajador para el recibo de esta clase de documentación pues, gracias a la tecnología, los ele- mentos físicos se transforman en digita- les de manera automática llegando a la bandeja de entrada de los usuarios en forma de documentación digitalizada. Ya no es necesario un bedel que reparta por las mesas toda la correspondencia entrante, que esté pendiente de las car- tas no entregadas, etc. Conclusión, ventajas y beneficios de la automatización de procesos documentales Gracias a la automatización de proce- sos, se mejora la eficiencia operativa eliminándose, siguiendo con el ejemplo, las tareas repetitivas como la clasifica- ción del correo, su reparto o seguimien- to. Además, gracias a procesos digitales, se aumenta la inmediatez de la informa- ción y la trazabilidad de los objetos de llegada, permitiendo una toma de deci- siones más razonada en base a informa- ción precisa. Por supuesto, las probabilidades de errores humanos se minimizan, se ob- tiene una visión integral de los procesos donde la automatización actúa identifi- cando de manera más sencilla los cuellos de botella, permitiendo intervenir de for- ma más proactiva. También permite una mayor observancia de los requisitos lega- les al asegurarse de que los documentos producidos queden trazables, archivados y accesibles según las normativas. Se trata en definitiva de herramientas de control con información útil para la toma de decisiones, dashboards que re- flejen una visión global que permita de- tectar patrones o conductas que deriven en procesos de mejora continua. Por supuesto, este tipo de soluciones permite una movilidad sin precedentes donde ya desde su diseño inicial estaba contemplado el escenario híbrido que tan presente está hoy en día. La integración de soluciones tecnoló- gicas facilita el trabajo, ahorra tiempo a los empleados, consiguiendo tareas más eficientes que generan crecimiento en las organizaciones permitiéndolas optimizar sus operaciones y recursos, además de abaratar costes generales y eliminar costes ocultos. La integración de soluciones tecnológicas facilita el trabajo, ahorra tiempo a los empleados y permite a las organizaciones optimizar sus operaciones y recursos abaratando costes. / Tercer trimestre 2023 71