Facility Management and Services 034

/ Tercer trimestre 2023 70 TECNOLOGÍA SMART EN FM TIC EN Facility Management E l sector del Facility Mana- gement (FM) es complejo y diverso. El FM gestiona y mantiene las instalacio- nes de las empresas, pero no solo de sus edificios, también de las personas que los habitan, los procesos con los que in- teractúan en su día a día y la tecnología que hace todo esto posible. Gracias a la tecnología, los Facility Managers pueden mejorar la cuenta de resultados de la empresa aumentando su productividad. La tecnología concebida como modo de medición, control y mejora, pero también como método de políticas más sostenibles y que, además, favorezcan la experiencia de los empleados ya que, a espacios más cómodos, empleados más contentos. Las tecnologías del FM también deben aplicarse a una correcta toma de datos para acometer mejoras en la calidad de los espacios para conseguir que sean más eficientes y colaborativos y, por ende, ayuden a mejorar la cuenta de re- sultados de las empresas. Si hablamos de tecnología dentro del FM debemos hablar del internet de las cosas (IoT). Los cientos de sensores, pe- queños, dispositivos y herramientas que permiten conocer la actividad de las ins- talaciones son fundamentales. Gracias a estos elementos, es posible conocer en tiempo real los datos de los procesos que se experimentan dentro de los edifi- cios para mejorar la toma de decisiones. Por ejemplo, con este tipo de dispositi- vos IoT, es posible medir la afluencia de personas a los espacios o el control de temperatura que, combinados, permiten optimizar la climatización, la disposición de las luces o la frecuencia de limpie- za para conseguir una eficiencia de los costes y aumentar la sostenibilidad del edificio. Y es que la sostenibilidad y la eficien- cia energética es prioritaria para cumplir objetivos ESG que el FM puede ayudar a conseguir monitorizando y optimizando los recursos disponibles. Este tipo de tec- nología puede ser una gran aliada para reducir el impacto ambiental gracias a datos precisos obtenidos en tiempo real y poder establecer objetivos como la re- ducción de la huella de carbono. La gestión documental es otro de los aspectos de los que puede beneficiar- se el FM. El acceso a tecnologías en red, para el que solo es necesaria una conexión de datos, ha hecho que la documentación necesaria pueda estar disponible en todo momento, facilitando la colaboración de los equipos, aunque estén físicamente distantes. Y es que el espacio que debe procurar el FM no solo es el físico. Cada vez más empresas descentralizan sus sedes per- mitiendo la movilidad de sus trabajadores gracias al soporte que otorgan este tipo de tecnologías. La gestión de datos en la nube permite una gestión documental efi- ciente y efectiva independientemente de donde se encuentren sus equipos. Consultoría para la automatización de procesos documentales La automatización de procesos docu- mentales dentro del FM debe estar ba- sada en la transformación de flujos y tareas manuales a procesos digitales. Para hacer esto, deben implicarse an- tes tareas de captura de datos, gestión, procesamiento y almacenamiento de los documentos, pero también es preciso realizar una evaluación interna o exter- na, a través de una consultoría, de los procesos documentales claves que son susceptibles de automatizarse. Así mismo será necesario realizar una selección de las herramientas que más se adapten a las necesidades que queremos solventar. Para ello debemos diseñar los flujos de trabajo, las asigna- ciones de tareas y el personal disponi- ble para realizarlas. La capacitación de este personal es otra de las claves para obtener éxito en la automatización del Minimiza tus costes con la automatización de estos procesos documentales J ulián S imón D irector de O peraciones de N ormadat