Facility Management and Services 034

TECNOLOGÍA Escaparate novedades / Tercer trimestre 2023 103 NORMADAT IRON MOUNTAIN CAVA Digital es un software que combina dos tecnologías como son la digitalización y la robotización para ofrecer disponibilidad de nuestro correo ordinario en cualquier momento y lugar, convirtiendo un proceso tradicional en uno más inmediato y ambientalmente más sostenible. ¿Cómo funciona? Los objetos de valija son clasificados dependiendo del asunto, remitente y el destinatario. Gracias a una matriz de decisión entrenada, el software indica lo que hacer con el objeto. Se puede abrir y escanear, mantenerla cerrada y escanear solo el contenido externo, pasar a un flujo de destrucción confidencial o servir físicamente allá donde se encuentre el interesado. Esta matriz de decisiones es entrenada para adecuarse a cada caso y casuística para que la información fluya de manera dinámica siempre que sea posible. Se hace de este modo porque no siempre es posible ni adecuado tomar la misma decisión para distintos objetos. Pueden existir objetos de valija que sean confidenciales u otros que sean superfluos como publicidad, de tal manera su tratamiento deberá diferir. Lo que siempre se mantiene bajo control es la trazabilidad, de tal modo que una vez que un ítem entra a una sede se le podrá seguir la traza del camino que ha tomado, sea cual sea. Además, la mayoría de los elementos de una valija se pueden transformar digitalmente y el papel ser reciclado tras pasar por un proceso de destrucción certificada, asegurando la confidencialidad de la información en ellos contenida. Pero no solo los elementos más tradicionales de la valija como cartas, sobres, publicidad o revistas son gestionados. Con CAVA Digital es posible incluso gestionar las llegadas de paquetes provenientes del ecommerce. Hoy en día las organizaciones de todo tipo y tamaño que quieren seguir creciendo están adaptando sus centros de trabajo al mundo digital. Es una tarea difícil que implica replantearse simultáneamente las estrategias de cómo y dónde trabajamos. Debes adoptar nuevas tecnologías para compartir información y colaborar en equipo, mientras se aborda el impacto de éstas en la continuidad del negocio, el cumplimiento normativo y la sostenibilidad. También debes gestionar y hacer un uso inteligente de tus datos donde quiera que se encuentren: en la nube, en dispositivos, en documentos en papel o en almacenes. ¿No sabes por dónde empezar? No te preocupes, Iron Mountain ha preparado un guía titulada “Replanteando el centro de trabajo” en la que podrás descubrir cuáles son las prioridades a tener en cuenta para transformar tu centro de trabajo a uno híbrido, y contar con un servicio externalizado de gestión de datos y archivos, así como su custodia confidencial. Ahora es el momento oportuno para que te replantees la manera en la que tu organización se está abriendo camino hacia un centro de trabajo digital. Descubrirás como los servicios locales de Iron Mountain, para la gestión simple y segura de los registros y la información, puede desempeñar un papel esencial en esta transformación digital. CAVA Digital: cartería y valija digital Recupera valioso espacio en la oficina gracias a la reducción de papel y su custodia externa GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL