Facility Management and Services 033

/ Segundo trimestre 2023 86 1 ANIVERSARIO IRON MOUNTAIN ¿Cuáles son los grandes retos del sec- tor del FM en España para los próximos años? ¿Qué habría que transformar para alcanzarlos? Como expertos en gestión de la informa- ción, en Iron Mountain hemos identifica- do diversos desafíos a los que se enfren- tan los FMgers en relación con la gestión de los documentos de la empresa y de los activos informáticos. A pesar de encontrarnos en la era di- gital, todavía un 30% de la documenta- ción se genera en papel, y muchas em- presas siguen conservando sus archivos en las oficinas o almacenando grandes cantidades de documentos sin saber lo que tienen. Esto no solo implica un coste adicional de espacio de oficina, sino que también puede acarrear graves conse- cuencias legales debido a la conserva- ción fuera del plazo legal y a la falta de control de acceso a esa información. Otro desafío importante es la adecua- da gestión y eliminación de los activos informáticos. Con el avance de la tecno- logía, se genera un exceso de equipos informáticos retirados. En este sentido, es crucial contar con políticas y estrate- gias para la disposición de activos infor- máticos, que establezcan procedimien- tos claros para su eliminación, reciclaje y/o reacondicionamiento. Es fundamental colaborar con un pro- veedor que garantice una cadena de custodia transparente, que incluya la destrucción completa y exhaustiva de los datos almacenados en los dispositi- vos informáticos. En su opinión, ¿cuál es el futuro de la tecnología en el sector del FM? ¿Hacia dónde evolucionará el sector de las TIC para el FM? El mundo ha experimentado cambios sig- nificativos, y esto ha llevado a replantear la forma en que trabajamos. Ha llegado el momento de replantear los inmuebles y transformarlos en espacios de trabajo que garanticen el bienestar, reduzcan costes y fomenten la productividad. En esta transformación, la digitalización de la gestión documental desempeña un papel crucial. No solo ayuda a optimizar el espacio de la oficina y reducir costes, sino que también proporciona a las em- presas las herramientas necesarias para aprovechar al máximo los datos y extraer todo su valor para tomar decisiones de negocio adecuadas. La digitalización es un componente clave en la evolución de la forma de trabajar y el diseño de las oficinas en la era moderna. Tenemos un ejemplo reciente de una administración pública ubicada en el centro de Madrid. Después de clasificar, inventariar y digitalizar su archivo, logra- ron liberar 10 m 3 de espacio, lo que les permitió ampliar la zona de atención al ciudadano, y reducir los tiempos de espera gracias a un acceso rápido y sencillo a los expedientes a través de su propia plataforma de gestión. ¿Qué papel juegan sus tecnologías en la evolución de los modelos de ges- tión donde prima la eficiencia y la sos- tenibilidad? La continua innovación tecnológica ha generado una proliferación de residuos electrónicos. En Iron Mountain, trabaja- mos con nuestros clientes para ayudarles a reducir sus emisiones contaminantes y sus residuos, estableciendo políticas y estrategias seguras de disposición de activos informáticos. A través de ciclos de renovación más rápidos y menos perjudi- ciales, las empresas pueden implementar de manera ágil tecnología más nueva, eficiente y respetuosa con el medio am- biente. Además, nuestros programas de reacondicionamiento y reciclaje contribu- yen a minimizar la cantidad de materiales que ingresan en los sistemas de trata- miento de residuos. También ofrecemos informes detallados, preparados para ser auditados, que ayudan a gestionar el rendimiento en relación con los objetivos ESG de las compañías. Las tecnologías desempeñan un papel fundamental en la evolución de los mo- delos de gestión, donde la eficiencia y la sostenibilidad son prioritarias. Juan Luis Regidor Director comercial de España