Facility Management and Services 032

/ Primer trimestre 2023 26 REPORTAJE GESTIÓN DE Espacios flexibilidad, para mantenerse competiti- vas en el mercado laboral actual”. Innovación tecnológica en la oficina El reto en las oficinas ha cambio de ma- nera radical tras el Covid-19, las perso- nas son el centro, pero ahora sobre todo se trara de pensar, por un lado en su bienestar, lo que al final redundará en la productividad y el compromiso del traba- jador con la empresa; y, por otro lado, en la atracción y retención del mejor talento. “Hay diferentes modalidades de tra- bajo flexible, pero en todas hay un reto para las áreas de Talento y FM: convertir ir a la oficina en algo atractivo. Así, el es- pacio cambia, se impulsan los formatos más colaborativos y se precisa de más espacios comunes, lo que suele llevar al control en tiempo real de los espacios di- señados para validar cómo están siendo usados. La gestión debe ser capaz de re- configurarse rápidamente y brindar una amplia variedad de opciones. En este sentido, los espacios de coworking y de oficina compartidos se han vuelto más populares”, nos comenta Susana Quin- tás, Senior Advisor Metrikus España. El dato es primordial, la gestión, al poder analizar la cantidad de datos recibidos de monitorizaciones, sensórica, etc., cambia por completo, de esta manera pasa a ser, como señala Quintás, “más dinámica, en tiempo real. Una gestión basada en datos que permita tomar decisiones ‘más cien- tíficas’. La provisión de servicios también se tiene que hacer dinámica en función de la ocupación del espacio. Este puede ser el primer paso del FM en la analítica predictiva, usando los datos del pasado para predecir la ocupación de la oficina la semana que viene”. Es más, en opinión de Quintás. “el es- pacio es una partida de gasto relevante en la cuenta de resultados de una em- presa”, y precisamente el modelo híbrido trae como ventaja “que permite empezar a optimizarlo”. Los equipos de Facility Management se deberían preguntar ¿cuánto espacio de verdad es necesario? “En mi experiencia -asegura Susana Quintás- en un modelo de hot desking es muy habitual obtener ahorros de un 30% y hay quien llega al 50%. Cambia, también, el diseño de la oficina, ya no hay un puesto asignado a una persona. Los más tímidos em- piezan ubicando en las mismas zonas a los equipos funcionales, pero así es muy complicado obtener las indudables ventajas económicas que el hot desking tiene. Esto ha llevado, a la adopción de tecnologías de oficina inteligente, como sensores de ocupación, aplicaciones de reserva y sistemas de control de acceso, para mejorar la gestión de los espacios y maximizar su eficiencia que permiten una optimización científica del espacio preservando la normativa”. Los días de la reserva previa han llegado: ”Desde salas de reuniones y puestos de trabajo, hasta plazas de aparcamiento, pasando por equipos in- formáticos o audiovisuales, vehículos, etc.; la gestión de incidencias, supervi- sión de tareas o gestión de la afluencia de personas en un espacio son algunas tareas rutinarias que, gracias a la tec- nología, se están automatizando para ganar eficiencia y productividad en las organizaciones”, apunta Natalia Roig Sánchez, Marketing Manager FAMA (a Cuatroochenta product). Por tanto, la automatización “es un claro ejemplo del papel protagonista que está ocu- pando la tecnología en la digitalización de los espacios de trabajo”. No estamos hablando solo de un modelo híbrido que implique usar la nube, “sino del creciente uso de herramientas de cola- boración, del rediseño de oficinas o de la mayor adopción de inteligencia arti- ficial (IA) en los procesos de gestión y producción de las empresas”. Toda esta digitalización tiene que pro- ducirse sin dejar de pensar en las perso- nas, por ello, como nos insiste Roig, “si nos enfocamos, por ejemplo, en la au- tomatización de la reserva de recursos, algo cada vez más demandado por las organizaciones, hay que tener en cuenta los procesos que lleva a cabo la organi- zación, los sistemas corporativos con los que se tiene que integrar y, por supuesto, los recursos susceptibles de reservar en cada caso. Pero, también es vital ofrecer herramientas muy sencillas e intuitivas que puedan ser utilizadas por cualquier tipo de usuario (app, portal web...)”. De esta manera, los trabajadores deben poder reservar con antelación, “contribuyendo a su comodidad y flexibi- lidad, a la vez que los gestores de FM de la organización puedan disponer de un reporting con indicadores para el aná- lisis y medición de ocupaciones, usos, solicitantes, costes, etc. a fin de tener un control total de los espacios y facilitar su optimización”. Lo primero no puede ir sin lo segundo y al revés. Otra ventaja importante que mencio- nan desde Fama (a Cuatroochenta Pro- duct), en este tipo de automatización, “es la posibilidad de reportar incidencias de un espacio y gestionar las órdenes de trabajo a través de dispositivos móvi- les. De este modo, conseguimos un ágil canal de comunicación entre usuarios, gestores de FM y proveedores/ técnicos encargados de resolver la incidencia” Como vemos el modelo de trabajo híbrido o flexible aporta muchos benefi- cios a las personas, pero es indudable lo que reporta a las compañías que apues- tan por este cambio: una mejor gestión de las personas, tecnologías y espacios alineada con los objetivos y valores de la organización para seguir avanzando y creciendo.