Facility Management and Services 029

/ Segundo trimestre 2022 60 EXPERIENCIA DEL USUARIO GESTIÓN DE Espacios mientas potentes y user friendly que ayu- den y fomenten el trabajo remoto. De la misma manera, los espacios deben dar respuesta a este mismo modelo digital colaborativo. Las herramientas deben ser asequi- bles, claras y fáciles no sólo de imple- mentar si no de utilizar. En caso contra- rio, tanto los responsables del equipo como los empleados podrían llegar a vivir una verdadera pesadilla. Bajo estas premisas, el Facility Mana- ger se hará preguntas del tipo: - ¿Cómo puedo medir la utilización de los espacios de trabajo de mis inmue- bles? - ¿Cómo están siendo utilizados aquellos puestos que encontramos siempre va- cíos? - ¿Cómo puedo adaptar los servicios y espacios de comedor para evitar aglo- meraciones? - ¿Cómo puedo identificar capacidades de salas, servicios y equipamientos de estas, tales como monitores, proyecto- res, etc.? Podríamos añadir multitud de cuestio- nes más. Esta nueva etapa nos ha forzado a entender que, para obtener los mejores rendimientos, los espacios de nuestra oficina son determinantes. Disponer de un espacio óptimo, útil, saludable y flexi- ble dinamiza la motivación del trabaja- dor influyendo de manera decisiva en su desempeño diario. Por otro lado, permitir que los emplea- dos interactúen con estos espacios, dán- doles la posibilidad de aportar mejoras, solicitar servicios, reservar espacios o mesa de comedor, reportar incidencias detectadas en sus lugares de trabajo, etc., tendrá un efecto sin duda positivo en cuanto a la experiencia del empleado que potenciará aún más el éxito del mo- delo híbrido. Nuestra oficina puede convertirse en este lugar, pero, para ello, necesitare- mos llevar a cabo, al menos, los siguien- tes pasos: 1) Previo a la implantación una solución de workplace flexible, será necesario disponer de todos los detalles sobre tus espacios mediante planos total- mente actualizados que nos permitan conocer y estimar: Cuántos espacios de trabajo colabo- rativo pueden estar disponibles. Cuántas mesas hay de cara a imple- mentar hot desking . Conocer el número de salas de reu- niones, pax , así como servicios dis- ponibles en ellas. Conocer la capacidad de los come- dores para dinamizar la generación de turnos y con ello optimizar costes vía tiempos. Conocer el número de plazas de tu aparcamiento disponibles. 2) En el siguiente paso, bajo el análisis y las prescripciones del asesor indepen- diente que nos acompañe en el pro- ceso de digitalización, se procederá a la selección e integración del software de gestión de espacios que mejor se adapte a las necesidades operativas de nuestros espacios corporativos. Las herramientas software de gestión permitirán que la reserva de espacios o áreas se albergue en la nube, dando con ello la posibilidad de que los empleados reserven en remoto, bien desde su app móvil, bien desde su ordenador y sea cual sea su ubicación. Las reservas podrán realizarse previa- mente o ser programadas para varios días de la semana. Se establecerán por días y horas de ocupación, ya sea para reservar un espacio de trabajo, ideal em- presas que implementan el hot desking o trabajo híbrido, o para la reserva de salas de reuniones o plazas de aparca- miento, independientemente del modelo laboral de la empresa. Desde ese momento, el gestor podrá obtener datos de uso de escritorios, de salas de reuniones, de turnos de come- dores, de plazas de aparcamiento, etc. Con las métricas obtenidas y apoya- do en la herramienta implementada, el gestor del inmueble estará ya en pose- sión de tomar decisiones para optimizar los espacios a las necesidades de los equipos de trabajo, así como de poder adaptar los costes de explotación gra- cias a un uso más eficaz y eficiente de los inmuebles. Pensemos que un equipo de trabajo puede cambiar y, por tanto, las necesidades de los espacios tam- bién. Por ello, optar por una herramienta flexible y de rápida reconfiguración es también importante. Finalmente, de cara a garantizar el éxi- to del proyecto, es importante no olvidar que resulta condición indispensable una estrecha colaboración con los distintos responsables de los equipos de trabajo y/o departamentos de la organización. La crisis sanitaria ha actuado como agente acelerador de este proceso de cambio, permitiéndonos romper con lugares de trabajo conceptualmente productivos