Facility Management and Services 026

SMARTBUILDING SMART City ción humana, salvo en caso necesario, que suplen a las convencionales en la gestión y control del ciclo completo de la visita y del evento corporativo. En ambos casos la clave para mante- ner o mejorar el servicio, más allá de un excelente diseño y despliegue tecnológi- co, es seguir manteniendo la sensación de relación cara a cara; es decir, poder ver y reaccionar ante la cara de quien nos atiende, aunque esté a cientos de kilómetros de distancia o incluso se trate de un avatar dotado de inteligencia arti- ficial. Solo de esta manera podremos pa- sar de la necesidad de cerrar una recep- ción a la posibilidad de seguir prestando un servicio seguro y de calidad. Sistemas de recepción inteligentes En el caso de las recepciones virtuales, hablamos de sistemas de recepción in- teligente con comunicación bidireccio- nal que permiten realizar la actividad de recepción en remoto. Por tanto, pueden atender varios centros localizados en distintos puntos geográficos, proporcio- nando mayor flexibilidad a las compa- ñías con múltiples delegaciones y una interacción 100% natural. Dicha gestión puede llevarse a cabo desde uno de los centros de la propia compañía o externa- lizarse a un partner para que la atienda desde un centro de control homologado con todas las medidas de seguridad y con personal especializado. Esta última posibilidad ofrece varias ventajas liga- das a la externalización, además de nue- vas posibilidades como encomendar la gestión de la recepción a un vigilante de seguridad capacitado legalmente para supervisar también el sistema de CCTV del edificio de forma remota. En ciertos casos, la alternativa más eficiente puede ser la recepción autó- noma o automatizada, gestionada por un avatar con inteligencia artificial que envuelve el interfaz de interrelación con el usuario. Aunque los avances en este campo permiten ya una interactuación fluida y natural entre usuario y máquina, resulta imprescindible la presencia de un botón de ayuda que en determinadas situaciones permita hablar con una per- sona situada en un centro de control. En ambos casos, y para cumplir con el requisito fundamental de contacto visual cara a cara, los puestos de recepción vir- tuales, los llamados ‘totems’, son pues- tos configurables y diseñados a medida, que incluyen la comunicación con vídeo y audio, además de dispositivos comple- mentarios como lectores de documen- tación o impresoras de acreditaciones. Se pueden integrar con otros sistemas, como los de control de accesos, para mejorar aún más la experiencia del vi- sitante, y tienen la posibilidad de repro- ducir videos, imágenes o mensajes de audio mientras no están en uso. Gracias a estas soluciones se pueden gestionar en remoto, entre otras tareas, las acreditaciones de visitas, los contro- les de acceso de visitantes y empleados, la recepción y validación de documentos y el envío de mensajes de seguridad o comunicación, siempre que se requiera. Por supuesto, han de cumplir estricta- mente con la Ley de Seguridad Privada, el RGPD y la normativa de privacidad, y operar bajo los más altos cánones de ciberseguridad, incrementando aún más los niveles de seguridad de las corpora- ciones y salvaguardando la imagen de la organización al evitar una gestión, almacenamiento o manejo inadecuados de los datos personales de los visitantes o los empleados. Los tiempos exigen digitalizar todas aquellas áreas que sean susceptibles de ser transformadas, como es el caso de las recepciones, para poder ahorrar costes y mejorar la eficacia del sistema. Bien como solución única, bien como complemento sobre el que bascular la carga de trabajo en determinados perio- dos y lugares, las recepciones remotas, en cualquiera de sus sabores, son ya el presente de muchos edificios corporati- vos y conforman el ineludible futuro de su transformación digital. / Tercer trimestre 2021 21