Facility Management and Services 16

72 TIC EN FM CAFÉ DE Redacción sentido, propone: digitalización, aná- lisis e información del servicio, unifi- car e integrar, los smart locker y que el propio usuario pueda recogerlo y gestionarlo”. En cuanto a la entrega, Anabel Po- dzun, de Xerox España, comentó que en la parte externa tienen una bue- na trazabilidad con su único provee- dor, pero en la interna “al no tener un mailroom es responsabilidad de cada área”. Por su parte, Belén Fernández explicaba que en Orange tienen esta- blecidos horarios de recogida en los puntos designados para este servi- cio. Por otro lado, “nos encontramos con que vamos a tener otro edificio y tendremos que optimizar el servi- cio y ver con los informes qué puntos de entrega tienen más afluencia, más envíos y los que menos, para reubicar las horas de entrega”. En el caso de la compañía-clien- te de Nuria González hay instalados “casilleros por departamentos en la estafeta, nosotros no distribuimos, ni siquiera el correo normal, la secreta- ria de cada departamento es la encar- gada de acercase. Se manda un email notificando que hay corresponden- cia, pero a veces los paquetes los te- nemos hasta dos meses. Aunque es cierto que tampoco hay tanto, cada vez tenemos menos y la gente va co- giendo sus propias cosas. Hay que te- ner en cuenta que tenemos una ofici- na flexible de ocupación baja”. Por su parte Mariola Morales des- tacó como crítico los documentos re- levantes, con los que se debería tra- bajar como una mensajería, ya que “son negocio”. Añadió que no debe- ría verse como costes, “la empresa debería concienciarse de que son ne- cesidades”; y apuntó que podría com- pensarse con otros gastos que se han ido reduciendo, como por ejemplo el de papelería. Las mudanzas, los cambios de sede, que han vivido muchas compañías, les han llevado a unas políticas o estra- tegias que han favorecido la flexibili- dad laboral y la reducción de espa- cios. Esto unido a una creciente con- cienciación medioambiental y a la Responsabilidad Social Corporativa les ha dirigido a una oficina sin pape- les, en la que se digitaliza la documen- tación, y solo se imprime lo necesa- rio. Pero, ¿qué criterios indican qué digitalizar, cómo archivarlo; qué guar- dar en papel, por cuánto tiempo? És- tas son las cuestiones claves. Según Gregorio Manzano, se debe “definir una matriz con la compañía, unos criterios de digitalización y en- trega”. Cada empresa tiene su casuís- tica y sus circunstancias. En materia de seguridad y privaci- dad hay que resaltar que todos los profesionales invitados al desayuno, entienden la obligatoriedad de contar con un sistema de escaneo o control que asegure la seguridad de las insta- laciones y a los integrantes de ellas. Las compañías utilizan zonas de es- caner y los servicios del personal de seguridad. Cada una de ellas aplican protocolos distintos tanto para la se- guridad como para la privacidad. La recomendación de Gregorio Man- zano, de Normadat, fue clara: “Los smart lockers son zonas de recepción y almacenamiento de paquetes. En las compañías, de media, entorno a un 10 por ciento de las personas suelen recibir todos los días paquetes; la re- cepción puede ser un caos. Imaginad transformar eso en un cuidado pro- tocolo de registro, que a continua- ción mande al usuario un email con una contraseña para abrir una taqui- lla. De esta forma, se registraría, se entregaría, se informaría y habría un seguimiento. Estas taquillas gestiona- das por la compañía, aseguran la tra- zabilidad”. En el mercado hay a disposición de las empresas herramientas y socios con soluciones para poder atender de forma óptima este servicio. Abordar la transformación Para Fernando Lallana dar este paso implica encontrar un único partner .