Marta Sevila es responsable de la jefatura de Facilities y Real State en Xerox España. Ha desarrollado toda su trayectoria profesional en Xerox, multinacional americana dedicada a la comercialización de productos y servicios relacionados con impresión gestionada. Desde su posición ha reorganizado todas las sedes que la compañía tiene en el territorio nacional, rentabilizándolas y creando una mejor experiencia tanto para los empleados como para los clientes.
Su último reto fue cambiar la ubicación de la sede corporativa en Madrid, sede que FACILITY M&S ha estado visitando, recientemente.
Desde diciembre de 2014 Xerox España se encuentra en el Parque Empresarial “Las Mercedes”, en el Edificio 6, en la Avenida de Aragón, 330 de Madrid; en un espacio que ofrece a todos los empleados la oportunidad de llevar a cabo un trabajo “flexible, donde la comunicación y el trabajo en equipo es fundamental”, según describe Sevila; quien además nos desvela que la elección de esta oficina no fue causal, “sino el resultado de unos requisitos mínimos que nos habíamos fijado para elegir el espacio”.
Xerox buscaba una oficina representativa -su antigua sede era un edificio emblemático-; querían mantener la visibilidad exterior (cumplida con la A2) y que se pudiera colocar un rótulo luminoso. Asimismo, la zona debía posibilitar un espacio amplio para plazas de garaje -el coche es la principal herramienta de trabajo del 80% de sus empleados-. También era requisito contar con buenas comunicaciones.
Un antes y un después en Xerox España
“Antes estábamos en una gran sede al lado de la M40, en la calle Ribera del Loira. Fue nuestro edificio representativo durante 19 años, y nuestra forma de trabajar era la tradicional”, nos explica. Por ejemplo, los managers estaban ubicados en despachos con sus equipos cerca, lo que implicaba tener una estructura rígida frente a los cambios que en estas compañías ocurren todos los años, y que repercutían, por ejemplo, en el rediseño del espacio, “sin contar con los altos costes asociados que esto suponía y el deterioro temprano del mobiliario, etc.”.
El caso de Xerox España es el de un proyecto estratégico requerido en un momento presente, que se convierte en una meta (futuro) donde el centro son las personas y la tecnología. Así lo explica Marta Sevila: “El proyecto surge porque desde Xerox Global Real State se lanzó una política que suponía la reducción de un 50% en la renovación de todos los contratos de alquiler de las sedes principales de los países”. Nació derivado de la división financiera. “Lo demás vino después”.
Un minucioso estudio de ocupación, decisión de esta responsable junto a la directora financiera, la directora de Recursos Humanos y la presidenta de Xerox, llevado a cabo por una consultora especializada en planificación de espacios, reveló “que había margen para hacer las cosas de una forma más eficiente y que el cambio era posible”. Por ejemplo, el tiempo medio de ocupación de la oficina era del 71%, los despachos estaban vacíos más del 50% del tiempo, las salas de reuniones estaban ocupadas solo un 38% del tiempo y el 24% de las veces con una sola persona haciendo una videoconferencia o una conversación telefónica. La conclusión: no era necesario tanto espacio, se estaba pagando por metro de más.
El siguiente paso fue visitar otras compañías multinacionales y dejarse aconsejar por expertos en planificación de espacios. Finalmente, la decisión fue cambiar de sede, cumpliendo una premisa: “mantener la balanza entre la experiencia de nuestros clientes y la de nuestros empleados, ya que establecer un excelente entorno de trabajo es uno de los valores de Xerox”.
Junto con el cambio físico, se produjo el cambio de filosofía basada en: “Yo soy mi lugar de trabajo”. Este concepto está enfocado en la movilidad y la flexibilidad: nadie es propietario de nada, nadie es dueño de ninguna mesa, despacho o sala de reunión, etc., pero se proporciona a los empleados todos los medios y espacios necesarios para realizar el trabajo, cuando están en la oficina o desde cualquier otro lugar. “Lo importante es la consecución de los objetivos”.
“Gracias a todo esto, más de 270 empleados en Madrid realizan sus tareas de una forma diferente a como lo solían hacer. De hecho, después de seis meses trabajando en las nuevas oficinas, el 82% de nuestros empleados manifestaron que no volverían al modelo anterior, un dato significativo que muestra que tomamos la mejor decisión”. Muchos de los clientes y proveedores que les han visitado les han trasladado su intención de adoptar el modelo. “Y no debemos olvidarnos de que hemos conseguido un 52% de ahorro en la vida del contrato del alquiler incluyendo las obras de reforma del nuevo edificio”, concluye.
¿Cuál ha sido el resultado?
“De un edificio con tres plantas de 3.600 m2 hemos pasado a una oficina de planta y media de poco más de 2.300 m2 . Hemos pasado de un modelo tradicional de despachos para todos los directores a un concepto que denominamos como «Office for a Day» (Ofad). Es decir, si un director de la compañía con equipo en España necesita trabajar un día en una sala, lo puede hacer, pero recogiendo todo cuando se marcha para que la puedan utilizar el resto de los empleados cuando no esté; antes los managers tenían despachos abiertos, ahora no tienen y se sientan con el resto de los empleados; se han habilitado zonas de trabajo o de reuniones informales para toda la oficina; cada empleado tiene una taquilla para guardar sus cosas; ahora la densidad de la oficina es homogénea; hay una mayor flexibilidad ante los cambios al no ser sitios fijos asignados. Y hemos reducido la superficie de nuestras oficinas para utilizar todo el espacio, que alquilamos al 100%, sin desaprovechar un solo hueco”.
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