Los protagonistas de la sección Proyectos FM de este número son dos compañías que han trabajado al unísono para lograr un objetivo común: RTVE y Fama Systems.
Por un lado, Fama Systems, compañía de referencia en el desarrollo de soluciones tecnológicas para la gestión integral de Facility Management & Servicies, que, tras su integración en el grupo tecnológico Cuatroochenta en marzo de 2021, ha pasado a denominarse FAMA (a Cuatroochenta Product), convirtiéndose en la plataforma tecnológica de Cuatroochenta para la gestión integral y optimización de activos e infraestructuras.
Por otro lado, CRTVE, la Corporación de Radio y Televisión Española, un ente público de medios de comunicación de ámbito estatal que se encontraba con un gran reto que abordar al no disponer de un modelo integral para la gestión de activos inmobiliarios y no inmobiliarios (patrimonio) y servicios generales.
La corporación gestionaba los activos y servicios con procesos y flujos de trabajo de forma aislada con procesos poco interrelacionados entre departamentos, por lo que decide afrontar una transformación digital que lleva implícito un profundo cambio cultural, teniendo en cuenta que CRTVE tiene una plantilla con un gran porcentaje de personas en edad avanzada, con muchos años en la corporación, trabajando de una misma manera y con procesos que se han ido quedando obsoletos.
Las dos compañías se encontraron frente al “proyecto de transformación integral de la gestión de inmuebles y servicios asociados (GIDISA) en la Corporación Radio Televisión Española (CRTVE). Para ello, la Dirección de Patrimonio y Servicios Generales, junto con la Dirección de Sistemas de la Información, debía llevar a cabo el proceso de transformación desde una orientación tradicional de mantenimiento y resolución de las condiciones operativas de los inmuebles (perspectiva técnico-arquitectónica) a una orientación de servicios a sedes y procesos productivos basada en la visión estratégica de los activos inmobiliarios, la necesidad de gestión de activos y recursos internos y la incorporación de una herramienta de gestión integral de Facility Management”, explican desde FAMA.
El mayor reto para FAMA, “fue actuar como aliado tecnológico en un proyecto de tal magnitud, ofreciendo una herramienta de gestión e información que diera respuesta a todas sus necesidades y apoyara el cambio cultural que implicaba todo el proceso de transformación de la gestión de Facilities en la Corporación RTVE”.
FAMA debía proporcionar a CRTVE un software escalable y flexible, accesible vía web y APP y totalmente adaptado a sus necesidades, de tal forma que una sola herramienta permitiera gestionar y conocer el estado de ejecución de todas y cada una de las actividades y servicios vinculados a las necesidades de los inmuebles de la corporación.
El nuevo software debía asegurar, además, la integración con sistemas corporativos: SAP, Portal, Gestión de identidades…
De esta manera, se incorpora la herramienta de gestión integral de Facility Management, FAMA AFM, en la modalidad cloud computing de tipo SaaS (Software como Servicio), que libera a la organización de las responsabilidades de instalación y mantenimiento del software y asegura el cumplimiento de RGPD y seguridad de los datos.
Mantenimiento, espacios y servicios en RTVE
La implantación de este sistema de gestión integral de Facility Management ha permitido mejoras en el ámbito del mantenimiento y de la gestión de espacios y servicios a CRTVE, tales como los que se describen a continuación.
La corporación puede ahora centralizar en una única aplicación la totalidad de las bases de datos y archivos involucrados en la gestión inmobiliaria. Además, el sistema permite la integración con otros sistemas corporativos.
Además, se logra un conocimiento de la distribución de los costes asociados a cada inmueble, bien de su propia gestión o de su construcción y mantenimiento. Permite, también, geolocalizar los centros de CRTVE.
Las oficinas de CRTVE se han convertido en un espacio sin papeles y sin teléfono, con la posibilidad de obtener información jerárquica de cada petición de forma rápida y consiguiendo, así, una mayor normalización de la información.
El sistema permite la optimización de la gestión de espacios centralizada, con una única base de datos con información gráfica consolidada, planos unificados a disposición de la corporación, etc.
Por otro lado, el sistema ofrece a los gestores información sobre la distribución de personas y centros de coste, usos de zonas, distribución de superficies, distribución de metros cuadrados por centro de coste y persona, superficie construida por planta.
A la vez, se optimiza la gestión de las solicitudes de servicios procedentes de cualquier empleado de CRTVE, con total integración con la intranet corporativa, y con una completa trazabilidad desde la creación a la resolución de la solicitud.
Se generan partes de trabajo, analíticas, etc., “todo podrá ser accesible para la corporación”, resaltan desde FAMA. También, existe la posibilidad de vincular documentos con la información a gestionar.
Asimismo, se puede optimizar el seguimiento de los activos desde el punto de vista correctivo y preventivo. Con la posibilidad de obtener un seguimiento más exhaustivo y puntual de incidencias a través de las diferentes alertas definidas.
Se generan informes de incidencias por centro, tiempos de respuesta de los proveedores, gestión del stock de materiales para trabajos de mantenimiento.
La corporación cuenta también con un registro de las necesidades de las áreas, pudiendo priorizar y planificar de las obras o proyectos.
En términos de gestión de recursos humanos el sistema tiene funcionalidades de flujo para la creación de workflows de procesos con la documentación adjunta en cada fase. Fechas e hitos de proyectos para análisis de la productividad.
Sin embargo, una de las mayores innovaciones que ha llevado a cabo CRTVE en este proyecto es que puede disponer de una APP para la gestión en tiempo real de las órdenes de trabajo de mantenimiento y servicios, lo que permite además una recepción categorizada y homogénea de peticiones de servicio.
Pero sobre todo, y más relevante aún es que, se puede desarrollar una medición del acuerdo de nivel de servicio (ANS) a través de los KPIs y vincularlo con un modelo de pago fijo más un variable en los contratos, en función de la realización de los trabajos con conformidad y en el tiempo establecido. Es decir, la corporación antes emitía un pago fijo al proveedor independientemente del resultado de las tareas contratadas. Ahora, con los indicadores que obtienen a través de la solución FAMA, pueden establecer un porcentaje fijo y otro variable en función del nivel de cumplimiento de los KPI que ofrece el sistema; asegurando la calidad y el resultado de los servicios de Facility que les da el proveedor de limpieza, mantenimiento, etc. “De este modo, CRTVE puede obtener la trazabilidad de todas y cada una de las operaciones, realizar benchmarking entre proveedores, y sentar las bases de las futuras licitaciones”, explican.
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