Para comenzar, ¿podría presentarnos a Madrid Destino y explicarnos qué activos gestionan?
Las infraestructuras adscritas y gestionadas por Madrid Destino provienen de diversas fuentes, con bienes inmuebles de naturaleza muy dispar, no sólo en cuanto a sus características, sino también en el estado y conservación de los edificios, así como el tipo de actividades que se desarrollan en ellos. Hay edificios en uso en buenas condiciones de conservación, otros con elementos a mejorar y edificaciones, alguna de ellas de alto valor arquitectónico, en condiciones ínfimas. Algunas instalaciones se utilizan de manera intensiva y otras se encuentran sin actividad.
Los edificios que gestiona y mantiene Madrid Destino son de grandes dimensiones, diseño singular y con continua actividad de pública concurrencia, por lo que es necesario un mantenimiento permanente e inversiones progresivas en la renovación de sus equipos e instalaciones, cuyas incidencias radican principalmente en el uso intensivo de las mismas y en la antigüedad de equipos amortizados.
La Dirección de Infraestructuras de esta empresa municipal, con un equipo directo de 24 personas, presta servicio técnico transversal en una empresa de unas 600 personas, gestionando un presupuesto anual medio de 20 millones de euros a través de dos líneas de trabajo: Control de la edificación, Proyectos y Obras; y mantenimiento, suministros energéticos y servicios internos.
El principal objetivo de las Facility en Madrid Destino es prestar el mejor servicio público posible con los activos disponibles, priorizando siempre la actividad programada escénica, comercial y de eventos. Todo ello, se convierte en un reto profesional para los técnicos de Infraestructuras de esta empresa municipal.
¿Cuál es el modelo de gestión implantado en estos activos y por qué? ¿Qué beneficios aporta éste en términos de eficiencia, optimización de costes y sostenibilidad?
El equipo humano del departamento técnico de Facility en Madrid Destino (mantenimiento, suministros y servicios internos) lo forman 18 personas, de las que 5 son jefes de mantenimiento y 11 son oficiales en los teatros.
Los trabajos de mantenimiento de los distintos centros municipales en Madrid Destino se realizan conforme a dos modelos de gestión diferenciados:
- Centros de negocio, turismo y nuevas actuaciones (como Matadero Madrid, Caja Mágica, Recinto Ferial de Casa de Campo y Serrería Belga) se realizan a través de empresas externas especializadas en la materia que, previo concurso público, son adjudicatarias del servicio de mantenimiento integral, así como la atención a eventos en dichos centros.
- Centros de teatros (Teatro Español, Fernán Gómez y Circo Price) los trabajos habituales de mantenimiento se realizan con personal propio de Madrid Destino (oficiales de mantenimiento), excepto el mantenimiento que requiere especialización específica o normativa.
Los contratos de mantenimiento en Madrid Destino incluyen servicios integrales preventivos, conductivos y correctivos, así como la atención a eventos, dado el carácter de servicio de esta empresa municipal y contratos específicos de medios de elevación.
Todos los edificios con actividad, cuentan con su correspondiente Plan de Conservación y Mantenimiento en el que se engloban los trabajos ordinarios de mantenimiento preventivo, conductivo y técnico legal, acordes con el inventario de equipos incluidos en programas de gestión GMAO, superando el alcance mínimo que determina la normativa de aplicación, así como una previsión de posibles actuaciones de mantenimiento correctivo, para subsanar deficiencias o implementar pequeñas mejoras en cada instalación, debido a la naturaleza intrínseca de esta empresa municipal de servicios públicos eminentemente de carácter cultural, motivo por el que se precisa la renovación continuada de equipos ya amortizados.
Por otra parte, en el ámbito del mantenimiento y Facility de las principales infraestructuras culturales en el Ayuntamiento de Madrid, estos modelos de gestión implementan la calidad del servicio ante nuevas demandas, la flexibilidad en la utilización de los recursos, favoreciendo las sinergias entre los mismos.
Todo ello es posible gracias a la implantación de mejoras en equipos y maquinaria existente; así como el cumplimiento de los protocolos y prescripciones técnicas.
Teniendo en cuenta la importancia de la tecnología, ¿qué sistemas y tecnologías utilizan y qué beneficios aportan en cada caso?
El Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) es una herramienta esencial en el Plan de Mantenimiento y Explotación.
Las empresas adjudicatarias de los servicios de mantenimiento integral aportan un software de Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) para ejecutar correctamente el servicio de mantenimiento y explotación descrito en los Pliegos de Prescripciones Técnicas.
En dicho software se incorporan las bases de datos, las operaciones de mantenimiento a realizar, la periodicidad de las mismas asociadas a los equipos e instalaciones a mantener, y una gestión exhaustiva del stock del almacén, permitiendo el control de los recambios necesarios para el correcto mantenimiento y explotación de las instalaciones.
Este tipo de software de Gestión del Mantenimiento basado en tecnologías de Internet, posibilita su acceso desde cualquier ordenador con conexión a la red, respetando los protocolos de seguridad informática establecidos; todo ello, dimensionado a las necesidades reales de gestión del servicio de mantenimiento y explotación de cada edificio.
El personal de mantenimiento dispone de PDAs o Smartphones, que son utilizados como herramienta habitual para la gestión de órdenes de trabajo, reporte de los trabajos realizados, recursos utilizados, así como de terminales de comunicación (teléfonos móviles, walkie talkie, etc.) compatibles con las infraestructuras de los edificios y necesarios para la correcta prestación del servicio.
Todas las actuaciones quedan documentadas mediante las correspondientes órdenes de trabajo e informes. La gestión y alimentación del GMAO se actualiza diariamente mediante la generación de los trabajos, la planificación de los mismos, su seguimiento y registro del mantenimiento realizado según el modelo de orden de trabajo. En la aplicación informática están cargadas las operaciones a realizar en eventos que el usuario activa, planifica y registra cuando se producen, según el calendario de eventos de Madrid Destino.
En este sentido, es fundamental mantener la base de datos del GMAO totalmente actualizada (protocolos de mantenimiento, inventario de equipos, etc.) según los cambios que se produzcan en los edificios y en las especificaciones de la normativa vigente.
A partir de los registros diarios de los trabajos realizados y previo control de todos los albaranes de trabajo e informes de intervenciones o incidencias, la aplicación GMAO elabora y emite informes, que se pueden presentar agrupados por diferentes criterios para comparación, como la agrupación por instalaciones, familias de operaciones, recursos, zonas, tipos de trabajo, fechas y características generales, etc.
En el caso concreto de Madrid Destino, los principales informes con los que se trabaja a través de GMAO son:
- Informe de estado de instalaciones (inventario con código, datos y estructura válidos para el GMAO).
- Informe del estado en que se reciben todos los equipos e instalaciones (equipos que necesitan sustitución, en estado deficiente, aunque funcionando, averías existentes y/o defectos de las instalaciones).
- Listado de recambios usuales, fungibles y herramientas y de recambios singulares, siempre de materiales certificados, homologados y cumpliendo la legislación vigente. Todo ello facilita disponer de un almacén con un mínimo de elementos para garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta.
- Informe técnico de eventos, centrado especialmente en los desperfectos y acciones correctivas necesarias antes/durante/después de la celebración de un evento en alguno de los edificios que gestiona Madrid Destino.
En base a lo anterior, todo esto permite a Madrid Destino realizar un seguimiento en tiempo real, tanto de las incidencias abiertas como del estado de situación de todas las órdenes de trabajo.
Por último, indicar que, en aplicación de lo dispuesto en el Código de Buenas Prácticas en contratación sostenible del Ayuntamiento de Madrid, la versión física de los documentos exigidos al adjudicatario por parte de Madrid Destino, se ha reducido drásticamente en los últimos años, en aras de reducir consumos, gracias a la versatilidad del GMAO.
Esta es una versión reducida de la entrevista, podrás leerla al completo en el próximo número de la revista Facility M&S correspondiente al primer trimestre del 2022.
