Cerca de 200 profesionales del sector del Facility Management se dieron cita en Madrid en el XI Encuentro Facility M&S, organizado por la revista Facility Management & Services, que se desarrolló con el título “El nuevo FM, liderando el camino hacia un futuro más sostenible, inteligente y humano”. El objetivo de esta jornada fue abordar las tendencias emergentes y los retos de mayor impacto en la nueva era de gestión de activos y servicios desde una triple perspectiva: sostenible, social y digital. La calidad de los expertos y profesionales que participaron con sus ponencias, así como aportando sus experiencias y buenas prácticas en las mesas de debate subrayaron el éxito de la jornada.
El XI Encuentro Facility M&S contó con el patrocinado de CBRE GWS, FAMA (a Cuatroochenta product), FRACTTAL, ISS, ONET, SENER y SERVEO; el copatrocinio de IRON MOUNTAIN y LIMCAMAR. La jornada tuvo lugar en el Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Madrid.
El evento sirvió para analizar cuál es la evolución del sector del FM, “llamado a integrar la sostenibilidad y liderar el cambio en la forma de gestionar los activos y servicios con una visión a largo plazo que requiere planificación estratégica, dedicación y un cambio de enfoque a la hora de hacer las cosas en el día a día”, resaltó la directora de la revista Facility Management & Services, Paloma Melendo, en sus palabras de bienvenida.
“Es crucial que adoptemos una perspectiva de eficiencia y sostenibilidad en todas las operaciones que se realizan en la gestión de los inmuebles. La eficiencia por sí sola ya no es suficiente. Hace falta integrar principios de sostenibilidad y para ello el uso de herramientas como IoT, IA, y el análisis de datos serán necesarias para conocer en todo momento qué ocurre en nuestras instalaciones, para así gestionar de una manera más proactiva, eficiente y sostenible todos los activos”, reflexionó Melendo.
En la jornada también se presentaron los primeros datos del Estudio de Mercado del FM que se desprenden de una encuesta realizada por la publicación entre profesionales del sector. Sobre el grado de involucración que tiene el área de FM con la estrategia corporativa de las compañías, la encuesta refleja que el 57% de estos profesionales consideran que están algo involucrados; el 25% se sienten muy involucrados y el 15% creen que no están nada involucrados.
La primera Mesa Redonda de la jornada estuvo dedicada a la Evolución del FM y su impacto en la estrategia corporativa. En ella, Eduardo Núñez, CEO y Consultor de FM en Zaitun Facilities opinó que “hay una gran confianza de la Dirección en el FM para ejecutar proyectos y explotar los entornos de trabajo, pero no tanta confianza en que puedan planificar. Y ese es el gran reto del FM en este momento”. Por su parte, Carlos López Vivas, Workplace & Facility Management de CEPSA, enumeró algunas de las medidas que se están implementando desde el área de FM de esta compañía energética en favor de la descarbonización y la sostenibilidad: “Estamos exigiendo a todos los proveedores certificados de sostenibilidad; llevamos dos años descarbonizando toda la flota de vehículos de renting; estamos cambiando luminarias por bombillas LED e instalando sensores de apagado automático; hemos apostado fuertemente por la estafeta digital, reduciendo drásticamente el consumo de papel…”
Mientras, Javier García, consultor estratégico Asset Management, Facility Management y BIM, puso el énfasis en la implantación de normas de AENOR como la ISO 400001 o la ISO 55000, que ayudan a la gestión diaria del FM. Además, señaló la importancia de tener en cuenta no solo los costes de construcción de los edificios sino también los asociados al ciclo de vida de los activos a la hora de tomar decisiones relevantes en el diseño de cada inmueble.
La directora de FM de WPP, Elena Valero, se refirió a la importancia de alinear los objetivos del FM con la estrategia global de negocio de cada compañía, en especial en todos los proyectos relativos a la sostenibilidad. A su juicio, “la comunicación del área de FM con la dirección debe ser fluida para confirmar que tenemos objetivos alineados y también para contar lo que estamos haciendo y darnos valor y visibilidad”.
En esta primera mesa, también intervino Ginés Ángel García, presidente de A3E, quien señaló que “la sostenibilidad es fundamental, no tanto por imperativo normativo, sino sobre todo por ahorro económico”. Para el máximo representante de A3E, “un edificio bien diseñado a nivel de clima, ventilación e iluminación, a la larga, va a generar ahorro de energía, pero también va a mejorar la imagen de marca, tanto de puertas hacia afuera como ante el talento que se incorpora a la compañía. Por eso, la eficiencia energética dentro del FM ha pasado a ser una cuestión estratégica que le hace estar cerca de la Dirección”.
Nuevo paradigma de la sostenibilidad
En el primer panel del encuentro, que transcurrió bajo el título “El FM en el nuevo paradigma de la sostenibilidad”, intervino Iván Gómez, Business Unit Director CBRE | Global Workplace Solutions, que abordó los desafíos a los que se enfrenta el FM en materia de sostenibilidad y cómo la escasez de mano de obra “es un reto que nos obliga a una constante formación en diferentes ámbitos porque el mercado todavía adolece de formaciones específicas”.
Por su parte, Axelle Despatures, directora comercial y marketing de ONET puso de manifiesto cómo España arroja más de 126 toneladas de plásticos al día. Como empresa de limpieza, Despatures explicó cómo afrontar el reto de la reducción de su uso llevó a ONET a desarrollar una solución encaminada a reducir su impacto ecológico, Biogistic, “un producto en el que asociamos la utilización de componentes biotecnológicos y Ecolabel de forma que se integran en un sistema logístico adaptado a nuestros objetivos ambientales”.
Este primer panel se cerró con la intervención de Elena Valero, que habló de aquellas políticas que WPP lleva a cabo en materia de sostenibilidad: “En los edificios se han reducido los plásticos de un solo uso y, además, a finales de 2025 nuestros empleados estarán trabajando en campus renovables y con certificaciones de sostenibilidad”. Para poder implementar estas políticas, “lo que estamos haciendo es utilizar infraestructura en la nube alimentada por energías renovables”, comentó.
El segundo panel abordó las prioridades del FM en la nueva era del Workplace: digital, flexible y humano. Juan Espejo, gerente de Operaciones del área Corporate de Serveo, habló sobre la seguridad de las personas como pilar básico del entorno de trabajo. En este sentido, destacó las tres actitudes fundamentales para lograr mejorar la seguridad de los trabajadores: la disciplina, la implicación y la visibilidad. Espejo también citó algunas herramientas tecnológicas que les están ayudando a reducir significativamente el índice de accidentes reportados en sus lugares de trabajo. “Hemos desarrollado tecnología propia: Xper Safety, que está implantada en Madrid, Zaragoza y Vigo. También hemos incorporado la Metodología Lean Safety que se apoya en seis herramientas: 5S Safety, Best Tools, Kaizen Safety, Safety Corner, Campaña Anual y Control de operaciones y KPIs”, explicó Espejo.
También fue presentado como caso de éxito la colaboración entre la empresa de servicios de FM ISS con el Real Automóvil Club de Cataluña (RACC). Alejandro Magallón, gerente de servicios integrados en ISS reveló que las claves del éxito de esta relación son “la confianza y transparencia, el respeto por los timings y, en tercer lugar, pero para mí lo más importante, los valores y la cultura empresarial”. Una valoración que corroboró Javier Mas Raso, director de Facility Management y Administración en RACC, quien recordó que lo que le convenció para pasar de contratar con ISS algunos servicios a un modelo de integración total fue “que la cultura de ambas empresas es muy similar, sobre todo en lo que se refiere a políticas de recursos humanos”. Una fórmula ganadora si se combina “con muchísima transparencia, honestidad y diálogo”.
Joaquín Montesinos, consultor y asesor estratégico de FM en Althea Blue, dedicó su ponencia a reivindicar el valor de lo intangible en la gestión de los servicios de FM. “En los espacios, en las oficinas, podemos generar contextos para que cada persona pueda vivir una experiencia”, sostuvo Montesinos.
La empresa Iron Mountain presentó un caso real de la optimización de espacio de oficina mediante la solución Clean Star. “El equipo de Clean Star ayudó a los empleados a clasificar, destruir o embalar todos los materiales de sus puestos de trabajo, tanto profesionales como personales para su traslado y almacenamiento”.
La palanca tecnológica
El tercer panel, que se desarrolló bajo el título “La tecnología como palanca de un futuro más inteligente y eficiente”, contó con la presencia de Ángela García Juste, directora general de FAMA (a Cuatroochenta product), Manuel Vázquez Grande, responsable del Área Técnica Eficiencia Energética SENER Digital; Kiril Dimitrov, Head of Sales and Business Development Europe de FRACTTAL y la presentación del caso de éxito de la UNED y su gestión documental, que corrió a cargo de Marc Blasco Chabert, CEO de Simbioe Facility Management.
Bajo el título La metamorfosis del Facility Management García Juste llevó a cabo una exposición sobre la evolución de la disciplina del FM. La directora general de FAMA (a Cuatroochenta product) destacó cómo hoy en día el sector se enfrenta al reto de ser más productivos y cómo la digitalización se presenta como un proceso esencial para el desempeño de las tareas del FM. A pesar de que “el camino a la digitalización es largo”, como apunta García Juste, “hoy en día hay herramientas que pueden aportar valor, como son los chatbot, chat GPT, la inteligencia artificial o la analítica de datos”.
Respecto a cómo la digitalización y la inteligencia artificial pueden ayudar a los Facility Managers a hacer sus edificios más sostenibles, Vázquez Grande explicó cómo desde el proyecto Respira de Sener, lo que pretenden es resolver y ayudar en cuestiones relacionadas con la optimización autónoma, la mejora en la salud y bienestar, la identificación de problemas, la integración de datos, la gestión de inversiones y la analítica. “Esta IA trabaja con unos modelos de predicción sobre los edificios, y ese modelado lo que va a permitir es prever el resultado de una acción”, explicó Vazquez Grande.
Sobre la importancia de la inteligencia artificial versó la intervención de Dimitrov “Optimizando el Mantenimiento: Integración de AI, IoT y Análisis de Datos en Software Especializado”, quien señaló que el sector está cambiando gracias a la inteligencia artificial. “Cuando hablamos con clientes, la gran mayoría están utilizando todavía el papel y Excel, pero esto está cambiando gracias a la IA”. En el caso de Fracttal, por ejemplo, contó que han desarrollado un asistente virtual “que puede ayudar en los procedimientos mediante lenguaje natural”.
Por último, Blasco Chabert expuso cómo, desde su empresa de ingeniería y asesoramiento, habían logrado llevar a cabo una reestructuración de la gestión documental de 11 edificios de la UNED gracias a su software QUIONIA, que permite definir y controlar toda la documentación del edificio y GMAO. “La UNED está muy concienciada en la importancia de la documentación y querían una herramienta que les permitiera que los datos reales que se van recabando se pudieran contrastar y se pudiera disponer de ellos a la hora de contratar servicios en el futuro”, contó.
Digitalización e inteligencia artificial
La última Mesa Redonda de la jornada versó sobre los cambios que la digitalización y la IA han traído a la gestión del FM. Alfonso Díaz del Río, de la Comisión de Tecnología de IFMA España, fue el encargado de moderar este debate que inició desvelando otro resultado del Estudio de Mercado del FM. A la pregunta “¿Cuál es el principal propósito que buscas con la integración de la tecnología?” El mayor porcentaje de encuestados señaló que busca la eficiencia operativa, algo que no sorprendió a Díaz del Río, quien sí se mostró extrañado de que otros aspectos como el impacto en la experiencia de las personas y la sostenibilidad no sean tan valorados por los FM.
Sonia Díaz, Team Leader Property & Facility Management de Vodafone, narró la experiencia de esta compañía con dos herramientas propias diseñadas ‘ad hoc’: una para la gestión del FM dentro del propio departamento y otra adaptada a las necesidades de nuestro cliente, que es el empleado. Ambas herramientas interactúan para una mejor eficiencia. En lo que respecta a la IA, Díaz habló del programa piloto de recepcionista virtual que han puesto en marcha en su sede de Valencia: “Tenemos un avatar capaz de gestionar accesos de visitas y sorprender a nuestros clientes. Este avatar nos ha permitido convertir al recepcionista en un técnico de soporte al FM”.
Por otra parte, Elena Larrú, directora de Infraestructura y FM de Madrid Destino, reconoció que, en el área que dirige, “la digitalización está a la orden del día y yo creo que no nos hemos quedado atrás, pero es cierto que hace falta una inversión continua. Es difícil cuando dependes de legislaturas políticas que duran cuatro años”. Mientras que Luis Marzá, director Digital de SENER afirmó: “Hoy en día, gracias a la IA y a los datos conseguimos que en muy poco tiempo los FM tengan unas herramientas completamente diferentes para entender mucho mejor lo que está ocurriendo y tienen mucha más información para poder tomar decisiones”. Sin embargo, advirtió que “si el FM quiere afrontar todas las responsabilidades que se le atribuyen hoy día no puede hacerlo solo y con las herramientas que tenía hace 10 años, no puede estar pendiente del último detalle, necesita poder entender muy bien lo que ocurre a partir de lo que le digan otras personas, otras máquinas u otras empresas”.
Tras este potente programa de expertos y profesionales del sector del Facility Management, Paloma Melendo, directora de la Revista Facility M&S, cerró el encuentro destacando cómo, a lo largo de la jornada, se puso de manifiesto que alineando los activos y servicios con una perspectiva de eficiencia y sostenibilidad, “no solo aseguramos el éxito a corto plazo de nuestras actuaciones, sino que también contribuimos al bienestar de la sociedad y a la protección del medio ambiente”. Asimismo, Melendo manifestó que “este es un desafío que nos exige el compromiso de todos con la mejora continua, la innovación, colaboración y, muy importante, la comunicación”.
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